Xuất hóa đơn thế nào đối với hộ kinh doanh thương mại điện tử trên 1 tỷ đồng

Hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng phải sử dụng hóa đơn điện tử

Từ tháng 7/2026, nhiều chính sách thuế mới chính thức có hiệu lực theo Luật Quản lý thuế năm 2025 cùng các nghị định và thông tư hướng dẫn, trong đó có Nghị định số 252/2026 về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; Nghị định số 253/2026 về quản lý thuế đối với hoạt động thương mại điện tử và kinh doanh trên nền tảng số; Nghị định số 254/2026 quy định chi tiết về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử.

Những quy định này tác động trực tiếp đến các hộ kinh doanh bán hàng trên sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop, Lazada cũng như các mô hình bán hàng đa kênh.

Tại hội thảo "Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới - Thuế và hóa đơn điện tử trong thương mại điện tử và bán hàng đa kênh" diễn ra ngày 20/7, nhiều hộ kinh doanh đã đặt câu hỏi về việc xuất hóa đơn điện tử, nghĩa vụ thuế và xử lý doanh thu khi kinh doanh trên nhiều nền tảng.

Giải đáp các thắc mắc, ông Đặng Văn Thành, Phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế thương mại điện tử, cho biết hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng mỗi năm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Theo quy định tại Nghị định 254/2026, hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong hai hình thức lập hóa đơn.

Thứ nhất, hộ kinh doanh tự xuất hóa đơn điện tử. Trong trường hợp này, sàn thương mại điện tử có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin về người mua, người bán và giao dịch để hộ kinh doanh lập hóa đơn đúng thời điểm.

Thứ hai, hộ kinh doanh có thể ủy quyền cho sàn thương mại điện tử xuất hóa đơn thay. Khi sàn đã lập hóa đơn điện tử cho giao dịch, hộ kinh doanh không phải xuất thêm hóa đơn, qua đó tránh việc lập trùng chứng từ.

Đối với hàng hóa bị đổi hoặc trả lại sau khi đã xuất hóa đơn điện tử, bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn thuế Việt Nam (VTCA), cho biết hộ kinh doanh chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định. Trường hợp hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại hàng thì người mua sẽ xuất hóa đơn, đồng thời hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh nghĩa vụ thuế theo chứng từ này.

Doanh thu vượt ngưỡng trong năm có phải đổi phương pháp tính thuế?

Một trong những băn khoăn lớn của các hộ kinh doanh là trường hợp doanh thu thực tế trong năm vượt 1 tỷ đồng thì có phải chuyển ngay sang phương pháp tính thuế mới hay không.

Theo ông Vũ Hồng Long, Phó trưởng Thuế TP Hà Nội, phương pháp tính thuế của hộ và cá nhân kinh doanh được xác định theo doanh thu thực tế nhưng được áp dụng ổn định trong suốt năm tài chính. Nếu trong năm doanh thu vượt ngưỡng quy định thì việc chuyển sang phương pháp tính thuế mới chỉ được thực hiện từ năm tiếp theo khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Quy định này nhằm bảo đảm tính ổn định trong thực hiện nghĩa vụ thuế và tạo thuận lợi cho công tác quản lý. Cơ quan thuế khuyến nghị các hộ kinh doanh dự kiến vượt ngưỡng doanh thu cần chủ động chuẩn hóa sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ và hồ sơ chi phí ngay từ bây giờ để thuận lợi khi chuyển sang phương pháp tính thuế mới.

Đọc thêm: Hộ kinh doanh trên sàn thương mại điện tử phải xuất hóa đơn khi doanh thu vượt 1 tỷ đồng

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị chứng từ chi phí khi bán hàng đa kênh

Bên cạnh vấn đề hóa đơn điện tử, nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực ăn uống, cũng quan tâm đến việc chứng minh chi phí khi mua nguyên liệu từ nông dân, hộ sản xuất hoặc các nguồn không có hóa đơn điện tử.

Theo cơ quan thuế, để được tính vào chi phí được trừ, khoản chi phải đáp ứng đồng thời ba điều kiện gồm phát sinh thực tế, có đầy đủ hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ và thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.

Đối với trường hợp mua hàng từ người bán không thuộc diện phải lập hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh có thể lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn. Bảng kê cần thể hiện đầy đủ thông tin người bán, hàng hóa, số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch.

Ngoài bảng kê, cơ quan thuế khuyến nghị lưu giữ đầy đủ các tài liệu chứng minh giao dịch như đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho, phiếu cân hoặc chứng từ thanh toán để làm căn cứ xác định chi phí.

Đối với các hộ kinh doanh có chuỗi cửa hàng hoặc nhiều điểm bán, bà Nguyễn Thị Cúc khuyến nghị cần quản lý riêng nguồn hàng của từng cơ sở, lưu trữ đầy đủ phiếu nhập, xuất và điều chuyển hàng hóa, đồng thời hạch toán thống nhất giữa cơ sở chính và các điểm bán nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị cũng như phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế.

Theo cơ quan thuế, doanh thu của hộ kinh doanh được xác định trên tổng doanh thu phát sinh từ tất cả các kênh bán hàng, bao gồm bán trực tiếp, bán qua sàn thương mại điện tử, tài khoản ngân hàng, ví điện tử và tiền mặt.

Để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, hộ kinh doanh nên mở tài khoản ngân hàng riêng phục vụ hoạt động kinh doanh, đồng thời theo dõi đầy đủ các khoản thu bằng tiền mặt thông qua sổ sách để thuận tiện đối chiếu và giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.