Sau khi lập tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, một số doanh nghiệp và hộ kinh doanh thấy hồ sơ hiển thị trạng thái “Cần xác nhận thông tin”. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật cần đăng nhập eTax Mobile để xác thực sinh trắc học và gửi tờ khai đến hệ thống hóa đơn điện tử. Dưới đây là hướng dẫn từng bước, kèm cách xử lý khi xác thực không thành công, hủy hồ sơ hoặc cần bổ sung thông tin.

Hướng dẫn xác thực sinh trắc học tờ khai hóa đơn điện tử trên eTax Mobile

Khi doanh nghiệp đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, việc ký và gửi tờ khai trên phần mềm hóa đơn chưa phải lúc nào cũng là bước cuối cùng.

Nếu tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT xuất hiện trạng thái “Cần xác nhận thông tin”, người đại diện theo pháp luật phải tiếp tục xác thực trên ứng dụng eTax Mobile. Hồ sơ chỉ được chuyển sang bước xử lý tiếp theo sau khi hoàn thành việc xác thực và nhấn “Gửi tờ khai”.

Tính năng sinh trắc học được sử dụng để đối chiếu người đại diện theo pháp luật với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, qua đó hạn chế tình trạng giả mạo danh tính để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Thời báo Tài chính Việt Nam cho biết cơ chế xác thực này được thực hiện tương tự phương thức xác thực đang áp dụng trong lĩnh vực ngân hàng.

Khi nào phải xác thực sinh trắc học tờ khai hóa đơn điện tử?

Người nộp thuế cần kiểm tra và thực hiện xác thực khi có đồng thời các dấu hiệu sau:

• Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đã lập tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Tờ khai có nội dung liên quan đến thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc thuộc trường hợp cơ quan thuế yêu cầu xác thực.
• Trên phần mềm hóa đơn điện tử, hồ sơ hiển thị trạng thái “Cần xác nhận thông tin”.
• Người nộp thuế nhận được email thông báo có hồ sơ cần xác thực trên eTax Mobile.

Tùy nội dung thay đổi và kết quả kiểm tra của hệ thống, eTax Mobile có thể hiển thị nút “Sinh trắc học” hoặc “Xác thực OTP”. Với hồ sơ liên quan đến người đại diện theo pháp luật, hệ thống có thể yêu cầu xác thực khuôn mặt.

Hiểu đúng các trạng thái của tờ khai

Lưu ý quan trọng: “Xác thực sinh trắc học thành công” không đồng nghĩa với “Cơ quan thuế chấp nhận”. Người đại diện vẫn phải nhấn “Gửi tờ khai” và tiếp tục theo dõi kết quả xử lý.

Chuẩn bị trước khi xác thực

Để hạn chế lỗi trong quá trình thao tác, người đại diện theo pháp luật nên chuẩn bị:

• Điện thoại đã cài đặt phiên bản mới của eTax Mobile và VNeID.
• Tài khoản VNeID định danh điện tử mức 2 của chính người đại diện.
• Số căn cước công dân đã được cập nhật đúng trên hệ thống thuế.
• Passcode đăng nhập VNeID.
• Điện thoại có camera hoạt động ổn định.
• Kết nối Internet đủ mạnh.
• Email đã đăng ký trên tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Thông tin trên tờ khai cần thống nhất với thông tin định danh của người đại diện. Nếu doanh nghiệp vừa thay đổi người đại diện theo pháp luật, nên kiểm tra lại họ tên, số căn cước công dân, ngày sinh, số điện thoại và email trước khi xác thực.

Các bước xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile

Bước 1: Kiểm tra trạng thái tờ khai

Trên phần mềm hóa đơn điện tử, vào mục “Đăng ký phát hành” hoặc “Lập tờ khai”, sau đó kiểm tra cột “Trạng thái”.

Nếu hồ sơ hiển thị “Cần xác nhận thông tin”, người đại diện cần chuyển sang ứng dụng eTax Mobile để tiếp tục thực hiện.

Bước 2: Đăng nhập eTax Mobile bằng VNeID

Mở ứng dụng eTax Mobile và thực hiện lần lượt:

1. Chọn “Đăng nhập bằng tài khoản Định danh điện tử”.

2. Chọn loại tài khoản “Cá nhân”.

3. Nhấn “Xác nhận”.

4. Đọc nội dung chia sẻ dữ liệu và tích chọn ô đồng ý.

5. Nhấn “Xác nhận chia sẻ”.

6. Nhập passcode của tài khoản VNeID.

Sau khi đăng nhập thành công, giao diện eTax Mobile sẽ hiển thị chức năng “Hóa đơn điện tử”.

Người thực hiện phải đăng nhập bằng tài khoản của chính người đại diện theo pháp luật. Không nên sử dụng tài khoản VNeID của kế toán, nhân viên hoặc người được thuê làm thủ tục.

Gợi ý ảnh minh họa: Màn hình đăng nhập eTax Mobile bằng tài khoản định danh điện tử.

Alt ảnh: Đăng nhập eTax Mobile bằng VNeID mức 2.

Bước 3: Mở danh sách tờ khai chờ xác thực

Tại màn hình chính của eTax Mobile:

1. Chọn “Hóa đơn điện tử”.
2. Chọn “Tờ khai chờ xác thực”.
3. Kiểm tra mã số thuế, mã hồ sơ và thông tin đơn vị.
4. Chọn đúng tờ khai cần xử lý.

Hệ thống có thể hiển thị nút “Sinh trắc học”, “Xác thực OTP” và “Hủy” tùy từng hồ sơ.

Gợi ý ảnh minh họa: Danh sách tờ khai chờ xác thực trên eTax Mobile.

Alt ảnh: Tờ khai chờ xác thực hóa đơn điện tử trên eTax Mobile.

Bước 4: Xác nhận việc chia sẻ thông tin

Nhấn nút “Sinh trắc học”, sau đó:

1. Tích chọn nội dung xác nhận đã đọc, hiểu mục đích xử lý dữ liệu và đồng ý chia sẻ thông tin.

2. Nhấn “Xác nhận chia sẻ”.

3. Nhập passcode VNeID.

4. Chờ hệ thống thông báo chia sẻ thông tin thành công.

5. Nếu không chia sẻ được dữ liệu, người sử dụng nên thoát hoàn toàn eTax Mobile và VNeID, sau đó đăng nhập lại.

Bước 5: Xác thực khuôn mặt

Thực hiện nhận diện khuôn mặt theo hướng dẫn trên màn hình. Nên đặt điện thoại ngang tầm mắt, giữ khuôn mặt trong khung hình và thực hiện tại nơi có đủ ánh sáng.

Hệ thống sẽ trả về một trong hai kết quả:

• Nếu thông tin không khớp: Màn hình hiển thị “Xác thực sinh trắc học không thành công”. Người đại diện có thể chọn “Xác thực lại”.

• Nếu thông tin khớp: Màn hình hiển thị “Xác thực sinh trắc học thành công” và xuất hiện nút “Gửi tờ khai”.

Bước 6: Gửi tờ khai

Sau khi xác thực thành công, người đại diện phải nhấn “Gửi tờ khai”.

Khi màn hình hiển thị “Gửi tờ khai thành công”, hồ sơ mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT mới được chuyển đến hệ thống hóa đơn điện tử để cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý.

Doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi cho đến khi tờ khai chuyển sang trạng thái “CQT chấp nhận”. Chỉ khi đó, thông tin đăng ký hoặc thay đổi trên hồ sơ mới được cơ quan thuế chấp thuận.

Thời hạn xác thực cần lưu ý

Người đại diện nên thực hiện ngay sau khi nhận được email thông báo. Theo hướng dẫn được đăng tải trên VietnamNet, nếu quá một ngày làm việc kể từ ngày nhận email mà hồ sơ chưa được xác thực, hệ thống có thể gửi thông báo quá hạn qua email đăng ký trên tờ khai.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên để hồ sơ kéo dài, đặc biệt khi đang cần thay đổi thông tin để tiếp tục phát hành hóa đơn.

Cách hủy tờ khai không còn nhu cầu xác thực

Nếu phát hiện kê khai sai, cần lập lại hồ sơ hoặc không còn nhu cầu gửi tờ khai, người sử dụng có thể đề nghị hủy ngay trên eTax Mobile:

1. Vào “Hóa đơn điện tử”.
2. Chọn “Tờ khai chờ xác thực”.
3. Chọn tờ khai cần hủy.
4. Nhấn “Hủy”.
5. Nhập rõ lý do hủy.
6. Nhấn “Đồng ý”.

Nếu hồ sơ đủ điều kiện hủy, hệ thống sẽ thông báo “Hủy hồ sơ thành công” và cập nhật lại trạng thái. Nếu không thể hủy, ứng dụng sẽ hiển thị thông báo để người sử dụng kiểm tra hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý.

Không nên lập liên tiếp nhiều tờ khai mới khi hồ sơ cũ vẫn đang chờ xử lý. Việc này có thể khiến người thực hiện khó xác định đúng hồ sơ cần xác thực.

Cách tra cứu kết quả tờ khai trên eTax Mobile

Sau khi gửi hồ sơ, vào:

“Hóa đơn điện tử” → “Tra cứu tờ khai đăng ký HĐĐT”.

Tại đây, người sử dụng có thể kiểm tra:

• Mã số thuế trên tờ khai.
• Mã hồ sơ.
• Ngày nộp hồ sơ.
• Trạng thái xử lý.
• Thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận.
• Thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận.
• Yêu cầu giải trình, bổ sung của cơ quan thuế.

Nếu hồ sơ có trạng thái “Giải trình, bổ sung”, cần mở thông báo của cơ quan thuế để xác định nội dung còn thiếu. Sau đó chọn chức năng “Giải trình”, nhập nội dung, đính kèm tài liệu và gửi lại trên ứng dụng.

Các định dạng tài liệu thường được hệ thống hỗ trợ gồm PDF, Word, Excel, JPG và PNG. Trước khi gửi, cần kiểm tra file có thể mở được, đúng nội dung và không vượt quá dung lượng cho phép.

Vì sao không tìm thấy tờ khai chờ xác thực?

Một số nguyên nhân thường gặp gồm:

• Đăng nhập eTax Mobile không đúng tài khoản của người đại diện theo pháp luật.
• Thông tin căn cước công dân chưa thống nhất với dữ liệu thuế.
• Tờ khai chưa được chuyển thành công từ phần mềm hóa đơn điện tử.
• Hồ sơ đã quá hạn, đã bị hủy hoặc đã được xử lý.
• Ứng dụng eTax Mobile hoặc VNeID chưa được cập nhật.
• Hệ thống đang đồng bộ dữ liệu hoặc tạm thời gián đoạn.
• Hồ sơ thuộc trường hợp phải xác thực trực tiếp tại cơ quan thuế.

Người sử dụng nên kiểm tra email trên tờ khai, đăng nhập lại ứng dụng và đối chiếu mã hồ sơ. Nếu vẫn không thấy tờ khai, cần liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Câu hỏi thường gặp

Kế toán có thể xác thực thay người đại diện theo pháp luật không?

Kế toán có thể chuẩn bị hồ sơ và hướng dẫn thao tác, nhưng bước xác thực sinh trắc học phải sử dụng tài khoản định danh và khuôn mặt của đúng người đại diện theo pháp luật.

Xác thực khuôn mặt thành công đã được xuất hóa đơn chưa?

Chưa chắc. Sau khi xác thực thành công, người đại diện còn phải nhấn “Gửi tờ khai” và chờ cơ quan thuế trả kết quả. Doanh nghiệp chỉ nên sử dụng thông tin đăng ký mới khi tờ khai đã có trạng thái “CQT chấp nhận”.

Nếu xác thực khuôn mặt không thành công thì làm thế nào?

Hãy chọn “Xác thực lại”, lau sạch camera, thực hiện tại nơi đủ sáng và giữ khuôn mặt đúng trong khung hình. Nếu tiếp tục thất bại, cần kiểm tra thông tin căn cước, tài khoản VNeID và thông tin người đại diện trên tờ khai.

Người đại diện theo pháp luật đang ở nước ngoài có xác thực được không?

Nếu vẫn sử dụng được tài khoản VNeID mức 2, nhận được thông báo và ứng dụng hoạt động bình thường, người đại diện có thể thử thực hiện trực tuyến. Trường hợp người đại diện là người nước ngoài hoặc không đủ điều kiện xác thực trên eTax Mobile, doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn xác thực trực tiếp.

Có cần lưu lại thông báo của cơ quan thuế không?

Có. Doanh nghiệp nên tải hoặc lưu thông báo tiếp nhận, thông báo chấp nhận và các yêu cầu giải trình để phục vụ việc theo dõi hồ sơ, đối chiếu thông tin và lưu trữ chứng từ nội bộ.

Checklist trước khi hoàn tất

Trước khi kết thúc thao tác, doanh nghiệp nên kiểm tra lại:

• Đã đăng nhập đúng tài khoản của người đại diện theo pháp luật.
• Đã chọn đúng tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Đã xác thực khuôn mặt thành công.
• Đã nhấn “Gửi tờ khai”.
• Đã nhận thông báo gửi hồ sơ thành công.
• Đã theo dõi đến khi có kết quả từ cơ quan thuế.
• Đã kiểm tra trạng thái cuối cùng là “CQT chấp nhận”.

Tân Phú Quý hỗ trợ thủ tục hóa đơn điện tử

Việc xác thực sinh trắc học chỉ là một bước trong quy trình đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu kê khai sai thông tin người đại diện, chữ ký số, email liên hệ hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ, hồ sơ có thể phải giải trình, bổ sung hoặc lập lại.

Đại lý thuế Tân Phú Quý hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh kiểm tra hồ sơ, xử lý vướng mắc về hóa đơn điện tử, kê khai thuế và rà soát thông tin đăng ký với cơ quan thuế.

Công ty TNHH Kế toán, Kiểm toán - Đại lý thuế Tân Phú Quý

📞 Hotline: 092.895.6666 

📧 Email: dailythuetanphuquy@gmail.com 

🏢 Website: https://dailythuetanphuquy.vn

📍 Địa chỉ:  

Văn phòng Quảng Ninh: Mỹ Gia 4-12A Vinhome Bến Đoan, phường Hồng Gai, Tỉnh Quảng Ninh

Văn phòng Hải Phòng: SB101-Vinhome Cầu Rào, Phường An Biên, TP Hải Phòng

Lưu ý: Giao diện và tên chức năng trên eTax Mobile có thể được điều chỉnh theo từng phiên bản. Người sử dụng nên cập nhật ứng dụng mới nhất và thực hiện theo thông báo trực tiếp của cơ quan thuế.

Nguồn tham khảo:

• Hướng dẫn của cơ quan thuế