VĂN PHÒNG ẢO LÀ GÌ? DOANH NGHIỆP CÓ NÊN THUÊ VĂN PHÒNG ẢO?

Văn phòng ảo là gì và hoạt động như thế nào?

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Doanh nghiệp nào muốn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì buộc phải có trụ sở chính hợp pháp và được thể hiện trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Do không có quy định nào cấm doanh nghiệp được đặt trụ sở trùng nhau, tức một địa chỉ hợp lệ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, dịch vụ cho thuê văn phòng xuất hiện. Những văn phòng được sử dụng dưới hình thức này được gọi là văn phòng ảo.

Văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh. Theo đó, Văn phòng ảo cung cấp được thiết kế và có đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính doanh nghiệo bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp và cung cấp thêm một số dịch vụ khác như: thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp, báo cáo thuế…

Như vậy, về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này sẽ được đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho rất nhiều doanh nghiệp. Việc sử dụng văn phòng ảo sẽ trên thực tế có một số đặc điểm sau:

– Doanh nghiệp phải trả phí cho dịch vụ cho thuê văn phòng theo định kỳ; ngoài ra phát sinh thêm nhiều chi phí sử dụng các loại tiện ích khác;

– Không gian làm việc chật hẹp, thậm chí là không có không gian để làm việc.

– Văn phòng ảo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp mọi dịch vụ liên quan đến việc vận hành và duy trì doanh nghiệp;

– Một số doanh nghiệp chỉ thuê văn phòng ảo chỉ để đăng ký kinh doanh, họ làm việc và hoạt động tại một địa chỉ khác. Những doanh nghiệp này thường chỉ có một hoặc hai thành viên.

Doanh nghiệp có nên thuê văn phòng ảo?

Trước hết, cần phải phân tích ưu, nhược điểm của loại hình văn phòng này:

Ưu điểm

Nhược điểm

– Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự, đặc biệt ở những thành phố lớn: không tốn chi phí mua các thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý toà nhà… – Phần nào củng cố hình ảnh doanh nghiệp, tạo thêm cơ hội kinh doanh: Hầu hết các địa chỉ văn phòng ảo đều toạ lạc tại các toà nhà lớn, có vị trí trung tâm tại các thành phố; – Giúp doanh nghiệp ổn định tập trung kinh doanh: Văn phòng ảo thường là một địa chỉ cố định, hiếm khi được thay đổi. Kể cả khi thay đổi, doanh nghiệp cũng không phải mất thời gian để tìm kiếm, cải tạo, sắp xếp lại văn phòng mới.

– Không có sự chủ động và thoải mái trong việc sử dụng văn phòng: Do nhiều đơn vị thuê nên không gian sử dụng văn phòng sẽ chật hẹp. Ngoài ra, khi sử dụng các tiện ích, dịch vụ cũng cần phải đặt lịch hẹn trước; – Có thể gây ra sự nhầm lẫn cho khách hành, đối tác khi một địa chỉ được đăng ký cho rất nhiều công ty; – Dễ xảy ra tranh chấp với đơn vị cho thuê dịch vụ. Bản chất việc thuê văn phòng ảo là giao dịch cho thuê tài sản, vì vậy những tranh chấp liên đến chí phí, thời hạn thanh toán…là không thể tránh khỏi.

Văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ có khá nhiều điểm ưu việt. Mặc dù không có chỗ ngồi làm việc chính thức, nhưng khi khách thuê văn phòng ảo sẽ được sử dụng địa chỉ của tòa nhà làm địa chỉ doanh nghiệp, được treo biển hiệu, có lễ tân nghe điện thoại, nhận thư từ, công văn và chuyển fax; có nhân viên trực và xử lý các vấn đề phát sinh hằng ngày thay cho nhân viên của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức kinh doanh của mỗi công ty lớn hay nhỏ, văn phòng ảo sẽ phù hợp hơn với những đối tượng sau:

– Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thị trường hoặc là muốn đặt văn phòng đại diện ở trung tâm thành phố.

– Các cá nhân hay một nhóm đang chuẩn bị hoặc muốn thành lập doanh nghiệp với chi phí rẻ.

– Các chuyên viên tư vấn hay các nhóm dự án ngắn hạn muốn tìm một văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi.

– Các công ty nước ngoài đang muốn thăm dò thị trường Việt Nam trước khi chính thức triển khai những dự án lớn.

Theo Luatvietnam