THỦ TỤC GỘP SỔ BHXH: KHI NÀO PHẢI NỘP? HỒ SƠ CẦN GÌ?
Mục lục
Thủ tục gộp sổ BHXH: Khi nào phải gộp? Hồ sơ cần gì?
Ảnh minh hoạ. Nguồn:Internet
Do sai sót mà không ít trường hợp có hai sổ bảo hiểm xã hội (BHXH). Trong trường hợp đó, cơ quan BHXH yêu cầu người lao động phải thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH. Vậy thủ tục này thực hiện thế nào?
Trường hợp nào phải gộp sổ BHXH?
Khoản 4 Điều 46 Quyết định 595 quy định như sau:
Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.
Căn cứ quy định này, có thể thấy, khi một người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì phải làm thủ tục gộp sổ BHXH thành một sổ duy nhất để cơ quan BHXH thuận tiện quản lý cũng như người lao động thuận tiện tra cứu, xem xét quá trình đóng BHXH của mình.
Tuy nhiên, trước khi thực hiện gộp sổ BHXH, người lao động cần phải thực hiện kiểm tra thông tin cá nhân của mình như họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch… cũng như thông tin về quá trình tham gia đóng BHXH trên các sổ BHXH này.
Nếu thông tin trùng khớp thì người lao động chỉ thực hiện thủ tục gộp sổ. Nhưng nếu thông tin bị sai, thiếu, quá trình đóng BHXH bị trùng thì người lao động bắt buộc phải thực hiện điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH trước khi thực hiện thủ tục gộp.
Thủ tục gộp sổ BHXH thực hiện thế nào?
Theo quy định của pháp luật bảo hiểm xã hội, thủ tục về việc gộp sổ BHXH được thực hiện theo trình tự sau đây:
Hồ sơ cần chuẩn bị những gì?
Khoản 31 Điều 1 Quyết định số 505 quy định cụ thể hồ sơ cần chuẩn bị khi người lao động hoặc người sử dụng lao động thực hiện gộp sổ BHXH gồm:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu số TK1-TS. Trong đó, tại mục số 14 về nội dung thay đổi, yêu cầu, cần phải ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH.
– Sổ BHXH cần được gộp.
– Các giấy tờ nhân thân như: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy khai sinh, trích lục khai sinh…
– Bảng kê thông tin theo mẫu số D01-TS (nếu có): Các giấy tờ làm căn cứ để gộp sổ và điều chỉnh thông tin. Tuy nhiên, nếu có số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân trên hai sổ BHXH khác nhau thì không cần phải làm hồ sơ điều chỉnh.
Gộp sổ BHXH tại cơ quan nào?
Hiện nay, theo quy định, việc gộp sổ có thể do người lao động tự mình thực hiện hoặc do người sử dụng lao động thực hiện thay.
Dù do cá nhân hay công ty thực hiện thì đều phải nộp hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận/huyện nơi người lao động tham gia bảo hiểm. Tuy nhiên, để dễ dàng và thuận tiện thì người lao động nên nộp hồ sơ gộp sổ cho doanh nghiệp nơi mình đang làm việc.
Quy trình, trình tự giải quyết thủ tục gộp sổ BHXH thế nào?
Sau khi người lao động nộp hồ sơ đầy đủ thì trong thời gian không quá 10 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ giải quyết.
Nếu hồ sơ cần phải xác minh như người lao động đóng bảo hiểm tại nhiều tỉnh hoặc tham gia tại nhiều doanh nghiệp khác nhau thì thời gian giải quyết có thể kéo dài nhưng không quá 45 ngày theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH.
Khi gộp sổ BHXH, cần lưu ý gì không?
Thông thường, các trường hợp gộp sổ BHXH sẽ có hai tình huống sau đây:
– Trường hợp 01: Thời gian đóng BHXH ở hai sổ bảo hiểm không trùng nhau
Theo quy định tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, nếu thời gian đóng BHXH không trùng nhau khi có từ 02 sỏ BHXH trở lên thì cơ quan BHXH sẽ thu hồi tất cả các sổ này, cập nhật lại thông tin đúng, đủ của người lao động và cấp sổ BHXH mới.
– Trường hợp 02: Nếu có hai sổ BHXH nhưng thời gian đóng BHXH của người lao động trùng nhau
Theo điểm e khoản 3.1 Điều 43 Quyết định 595 được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 67 Điều 1 Quyết định 505, nếu một người lao động có hai sổ BHXH trở lên nhưng thời gian đóng bảo hiểm trùng nhau thì cơ quan BHXH sẽ trả lại số tiền mà người lao động và doanh nghiệp đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp, không gồm tiền lãi.