QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ BÁN HÀNG HIỆU QUẢ NHẤT HIỆN NAY

Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng hiệu quả nhất hiện nay

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

Nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong doanh nghiệp rất đa dạng, liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau. Vì vậy mỗi doanh nghiệp đều cần phải có quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng qua các bộ phận, phòng ban liên quan để ghi nhận và xử lý thông tin.

1. Nội dung cơ bản của chứng từ và các loại chứng từ bán hàng

Chứng từ bao gồm những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đã hoàn thành và làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

Chứng từ có thể bằng giấy tờ hoặc bằng sự ghi nhận của các phương tiện điện tử. Chứng từ bao gồm nhiều loại khác nhau: Loại chứng từ phản ánh hoạt động kinh tế của một chủ thể mà không có giá trị chuyển nhượng hoặc có thể có giá và chuyển nhượng được

Nội dung cơ bản của chứng từ bao gồm các yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung:

• Các yếu tố cơ bản

Các yếu tố cơ bản là yếu tố bắt buộc cần có trong các loại chứng từ và là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, thực hiện chức năng thông tin về kết quả của nghiệp vụ. Các yếu tố cơ bản bao gồm:

+ Tên chứng từ
+ Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ
+ Số chứng từ và ngày tháng năm lập chứng từ
+ Nội dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ
+ Quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị
+ Tên và chữ ký của người lập, người chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt nghiệp vụ

• Các yếu tố bổ sung

Các yếu tố bổ sung chứng từ là các yếu tố không bắt buộc với bản chứng từ, thực hiện vai trò thông tin thêm để làm rõ các đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ, góp phần giảm nhẹ hoặc đơn giản công tác kế toán. Các yếu tố bổ sung bao gồm:

+ Quan hệ của chứng từ đến các sổ sách kế toán, tài khoản kế toán
+ Quy mô kế hoạch hoặc định mức của nghiệp vụ
+ Phương thức thực hiện
+ Thời gian bảo hành

Bán hàng là hoạt động trực tiếp đem lại doanh thu cho doanh nghiệp, vì vậy quản lý quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Các loại chứng từ kế toán của nghiệp vụ bán hàng bao gồm:

• Hoá đơn GTGT (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
• Hoá đơn bán hàng (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tương chịu thuế GTGT)
• Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
• Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)
• Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
• Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại
• Phiếu thu, giấy báo Có…
• Các chứng từ khác có liên quan

2. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến bán hàng và việc thu tiền từ khách hàng. Trong đó các công việc như ghi nhận, xử lý các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng được diễn ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng. Hoạt động này được dừng lại khi doanh nghiệp ngừng thực hiện hoạt động bán hàng. Do đó để các kế toán viên thực hiện và kiểm soát tốt nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng, doanh nghiệp cần thiết kế chu trình bán hàng và thu tền với sự hỗ trợ từ các công cụ quản lý thông minh như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán…

Hệ thống chức năng cơ bản tạo nên chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm:

• Hệ thống xử lý bán hàng
• Hệ thống xử lý thu tiền

Để thực hiện hai chức năng này hiệu quả, bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân ở từng bộ phận cũng như giữa hai bộ phận này với nhau.

3. Quy trình luân chuyển chứng từ

Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ bán hàn, doanh nghiệp cần căn cứ vào những đặc điểm sau:

• Cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán
• Cách tổ chức quản lý lưu kho
• Yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ
•  ……………..

Những căn cứ trên nhằm đảm bảo cho chứng từ bán hàng vận động qua các bộ phận một cách khoa học và hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vo gây nhầm lẫn và lãng phí nguồn lực.

Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền qua các bước sau:

• Bước 1. Nhận đặt hàng

Khách hàng chủ động đặt hàng hoặc nhân viên kinh doanh đàm phán chốt đơn và thiết lập đơn hàng. Nhân viên bán hàng tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra kho và tín dụng khách hàng. Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đơn đặt hàng (khách hàng nợ quá nhiều thì Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt). Trường hợp nếu đơn đặt hàng không được duyệt, nhân viên bán hàng thông báo cho khách hàng biết lý do hủy đơn hàng

• Bước 2. Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng

+ Thủ kho giao hóa đơn GTGT (liên 3) cho kế toán công nợ, khi nhận hóa đơn kế toán công nợ phải ký nhận vào “Sổ giao nhận Hóa đơn GTGT” và được lưu ở kho

+ Kế toán bán hàng căn cứ vào Hóa đơn GTGT của hàng bán do nhân viên bán hàng lập, đối chiếu số liệu trên hóa đơn với số liệu trên chương trình kế toán

+ Nếu phát sinh chênh lệch kế toán bán hàng phản hồi thông tin cho nhân viên bán hàng biết để giải quyết sai sót phát sinh

+ Theo dõi công nợ khách hàng

+ Kế toán thanh toán căn cứ chuyển giấy báo Có, Phiếu thu cho Kế toán công nợ đối chiếu, kiểm tra tình hình thu hồi công nợ tiến hành cập nhật số liệu

+ Kế toán thanh toán ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan

• Bước 3. Kiểm tra hàng tồn kho

Hóa đơn bán hàng được phê duyệt chuyển đến bộ phận quản lý kho để nhân viên phụ trách kiểm tra tồn kho

• Bước 4. Lập lệnh bán hàng

Hóa đơn VAT được dùng làm căn cứ lập lệnh bán hàng và thông báo xuất hàng giao cho khách hàng. Nhân viên quản lý kho chuẩn bị hàng hóa sao cho đúng chủng loại và số lượng hàng đặt.

• Bước 5: Chuẩn bị hàng giao

+ Xác định vị trí để hàng, kiểm tra đối chiếu lại tên hàng, hàm lượng nồng độ, nơi sản xuất, số lô, hạn dùng trên phiếu báo lô với biểu hàng.

+ Lấy đúng chủng loại, số lượng, số lô ghi trên lệnh bán hàng, xếp và để riêng từng loại.

• Bước 6. Giao hàng và vận chuyển hàng

Nhân viên giao hàng giao hàng và hóa đơn bán hàng cho khách, yêu cầu khách hàng ký xác nhận nếu cần

• Bước 7. Cập nhật giảm hàng tồn kho
• Bước 8: Lập hóa đơn

Nhân viên lập hóa đơn phòng kế toán tiến hành in hóa đơn dựa trên lệnh bán hàng, phiếu giao hàng và đơn đặt hàng.

• Bước 9. Theo dõi phải thu khách hàng

Sau khi nhận được toàn bộ chứng từ bán hàng do nhân viên bán hàng gửi sang, kế toán thực hiện việc kiểm tra sự thống nhất của bộ chứng từ và đối chiếu thông tin trên hóa đơn với dữ liệu trên hệ thống. Trường hợp nếu xảy ra phát sinh chênh lệch kế toán thành toán sẽ thông tin cho nhân viên bán hàng để giải quyết sai sót phát sinh và tiến hành ghi nhận công nợ khách hàng.

• Bước 10. Thu tiền

Kế toán doanh thu – công nợ khi nhận được giấy báo ngân hàng hoặc phiếu chi do khách hàng phát hành (trong trường hợp thu nợ bằng tiền mặt) chứng tỏ tiền hàng phải thu khách hàng đã được thanh toán. Đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng với tiền thu được. Cập nhật số tiền khách hàng thanh toán vào Bảng kê thu tiền khách hàng để theo dõi việc chi hoa hồng đối với đại lý, chi nhánh hoặc nhân viên bán hàng.

Bước 11: Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo

Kế toán doanh nghiệp thực hiện hạch toán tổng hợp và lập báo cáo đối với các nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh.

Nghiệp vụ bán hàng cũng như quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn với các công cụ quản lý tự động như phần mềm kế toán. Các phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp kế toán đơn giản hóa mọi nghiệp vụ, xử lý nhanh chóng, chính xác các số liệu và cung cấp các báo cáo đầy đủ, kịp thời.

Theo MISA