MUA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ HẠCH TOÁN NHƯ THẾ NÀO ĐÚNG QUY ĐỊNH?

Mua hóa đơn điện tử hạch toán như thế nào theo đúng quy định?

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

Mua hóa đơn điện tử hạch toán như thế nào? Đây là câu hỏi của rất nhiều kế toán sau khi làm hợp đồng mua hóa đơn điện tử với nhà cung cấp. Bài viết dưới đây hướng dẫn kế toán hạch toán chi phí mua hóa đơn điện tử theo từng trường hợp khác nhau.

1. Hướng dẫn cách hạch toán mua phần mềm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một trong những công cụ làm việc của bộ phần kế toán trong doanh nghiệp. Vậy khi mua hóa đơn điện tử hạch toán như thế nào theo đúng quy định?

Căn cứ vào quy tắc hạch toán kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC:

Hóa đơn điện tử thuộc nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp và được sử dụng dài hạn (3 năm) do đó có thể đưa vào tài khoản công cụ dụng cụ.

Tuy nhiên do chi phí mua hóa đơn điện tử không quá lớn nên kế toán có thể hạch toán chi phí vào tài khoản 642 ( Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Cụ thể bút toán hạch toán chi phí mua hóa đơn điện tử:

Nợ TK 642

Nợ TK 1331

Có TK 111,112

2. Hạch toán mua hóa đơn điện tử phân bổ 1 lần

Đối với doanh nghiệp mua hóa đơn điện tử với chi phí nhỏ muốn phân bổ hết vào một lần thì kế toán sẽ hạch toán như sau:

• Nợ TK 642
• Nợ TK 133
• Có TK 111, 112, 113, 331

3. Hạch toán mua hóa đơn điện tử phân bổ trong nhiều kỳ

Đối với giá trị đơn hàng hóa đơn điện tử lớn như các doanh nghiệp sản xuất, phân phối cần nhiều hóa đơn trong kỳ thì có thể mua số lượng lớn hóa đơn và phân bổ thành nhiều kỳ khác nhau.

Cụ thể bút toán hạch toán chi phí mua hóa đơn điện tử:

• Nợ TK 142, 242
• Nợ TK 133
• Có TK 111, 112, 331

Kế toán xem xét thời gian phân bổ chi phí hóa đơn điện tử cho bao nhiêu tháng để hạch toán chi phí từng tháng.

Nợ TK 642

Có TK 142, 242 (Giá trị phân bổ 1 kỳ)

4. Mẹo chọn thời gian kỳ phân bổ hợp lý khi hạch toán hóa đơn điện tử

Theo quy định tại điều 4 Thông tư 96 /2015/TT-BTC: Doanh nghiệp được phép tự xác định thời gian phân bổ công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất – kinh doanh cho hợp lý. Thời gian phân bổ không được quá 3 năm

Do đó kế toán cần xác định những vấn đề sau trước khi phân bổ thời gian hạch toán chi phí mua hóa đơn điện tử:

• Số lượng hóa đơn điện tử cần xuất trong một kỳ ( tính trung bình)
• Thời gian sử dụng hóa đơn điện tử
• Cân nhắc số lượng hóa đơn điện tử theo tháng và nhân lên đủ 3 năm

Như vậy doanh nghiệp đã có thể hạch toán xong chi phí mua hóa đơn điện tử. Một trong những vấn đề quan trọng của kế toán khi quyết định sử dụng hóa đơn điện tử đó là mua phần mềm từ nhà cung cấp nào?

4. Doanh nghiệp nên mua hóa đơn điện tử ở đâu?

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường do đó người dùng cũng không ít khó khăn trong việc chọn lựa phần mềm phù hợp và tốt nhất.

Tuy nhiên khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phải đảm bảo những yếu tố sau:

• Đảm bảo yếu tố pháp lý của hóa đơn điện tử: Đây là yêu cầu quan trọng để cơ quan thuế xác nhận hóa đơn của doanh nghiệp hợp lệ, hợp pháp và được phép sử dụng để mua – bán sản phẩm dịch vụ
• Phần mềm đảm bảo tính ổn định, chất lượng
• Chi phí mua hóa đơn điện tử hợp lý với doanh nghiệp
• Phần mềm đảm bảo an toàn – bảo mật dữ liệu
• Được sự hỗ trợ nhiệt tình từ nhà cung cấp

Theo MISA