MỘT SỐ CÔNG VIỆC CẦN THỰC HIỆN SAU KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP 2021

1. Mở tài khoản ngân hàng:

Từ ngày 01/05/2021 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT có hiệu lực hướng dẫn Nghị định 01/2021/NĐ-CP về biểu mẫu đăng ký DN cụ thể:

• Bỏ thông tin tài khoản ngân hàng trong giấy đề nghị đăng ký DN. Tại phần thông tin đăng ký thuế không còn thông tin số tài khoản ngân hàng. Do vậy, “số tài khoản ngân hàng” không phải là “thông tin đăng ký thuế“
• Bỏ thông tin tài khoản ngân hàng trong thông báo thay đổi nội dung đăng ký DN. Trước đây khi thông báo số tài khoản ngân hàng thì sử dụng mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký DN, tuy nhiên hiện nay biểu mẫu này không còn thông tin số tài khoản.

Hiện nay, không có quy định bắt buộc các Doanh nghiệp (DN) phải mở tài khoản Ngân hàng (quy định tại Khoản 1 Điều 1 Thông tư 02/2019/TT-NHNN). Nhưng trên thực tế, các DN đều mở tài khoản ngân hàng, tài khoản ngân hàng có tác dụng như sau:

• Là điều kiện để DN đăng ký nộp thuế điện tử;
• Doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán bằng tài khoản ngân hàng đối với những giao dịch trên 20 triệu;
• Giúp DN thuận tiện hơn trong hoạt động kinh doanh, nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao dịch, thanh toán…

Như vậy, theo quy định trên không bắt buộc về việc các DN thông báo số tài khoản ngân hàng cho Sở Kế hoạch – Đầu tư. Tuy nhiên trên thực tế, sau khi DN nhận được Giấy đăng ký kinh doanh và mở tài khoản ngân hàng phải tiến hành thực hiện điền thông tin trên Mẫu 08-MST để bổ sung thêm “Thông tin đăng ký mới” (đính kèm tại Thông tư 105/2020/TT-BTC) và thông báo lên cho Chi cục thuế đang quản lý trực tiếp tại nơi đặt trụ sở.

2. Kê khai lệ phí môn bài:

Căn cứ vào Nghị định 22/2020/NĐ-CP quy định miễn nộp lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12) đối với:

• Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới);
• Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh;
• Trong thời gian miễn lệ phí môn bài, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời gian tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân được miễn lệ phí môn bài.

3. Khắc dấu và Đăng ký Chữ ký số của DN:

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định Dấu của DN bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đồng thời, từ 01/01/2021, DN không cần phải thông báo mẫu con dấu cho Phòng đăng ký kinh doanh, thay vào đó có thể tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của DN (chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của DN).

Hiện nay, vẫn chưa có quy định bắt buộc DN phải sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh, hầu hết các DN đều chọn Chữ ký số. Căn cứ vào khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký DN qua mạng thông tin điện tử.

Bên cạnh đó, trong một số trường hợp đặc biệt, DN phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:

• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán (Điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC);
• Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số (Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP);
• Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật (Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019).

4. Bổ nhiệm kế toán trưởng, người phụ trách kế toán:

Theo Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Điều 53 của Luật kế toán về kế toán trưởng, như sau:

• Các đơn vị kế toán trong lĩnh vực nhà nước bao gồm: Đơn vị kế toán chỉ có một người làm kế toán hoặc một người làm kế toán kiêm nhiệm; đơn vị kế toán ngân sách và tài chính xã, phường, thị trấn thì không thực hiện bổ nhiệm kế toán trưởng mà chỉ bổ nhiệm phụ trách kế toán.
• Các doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa được bố trí phụ trách kế toán mà không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng.

Như vậy, nếu DN không thuộc trong lĩnh vực nhà nước nêu trên hoặc không phải là DN siêu nhỏ thì bắt buộc phải có kế toán trưởng. Trường hợp chưa bổ nhiệm được kế toán trưởng ngay thì phải bố trí người phụ trách kế toán (Nhưng cũng chỉ được tối đa là 12 tháng, sau đó phải bố trí người làm kế toán trưởng).

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 39/2018/NĐ-CP DN siêu nhỏ hoạt động trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và lĩnh vực công nghiệp, xây dựng là những DN như sau:

• Số lượng lao động tham gia bảo hiểm xã hội: bình quân năm không quá 10 người;
• Tổng nguồn vốn: không quá 03 tỷ đồng;
• Tổng doanh thu: không quá 03 tỷ đồng/năm.

DN siêu nhỏ hoạt động trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và lĩnh vực công nghiệp, xây dựng là những doanh nghiệp như sau:

• Số lượng lao động tham gia bảo hiểm xã hội: bình quân năm không quá 10 người;
• Tổng nguồn vốn: không quá 03 tỷ đồng;
• Tổng doanh thu: không quá 10 tỷ đồng/năm.

5. Đăng ký thuế lần đầu:

Sau khi DN nhận được Giấy Đăng ký Kinh doanh, DN phải soạn thảo hồ sơ khai thuế ban đầu nộp cho Chi cục thuế quản lý trực tiếp tại nơi đặt trụ sở.

Thông thường, các doanh nghiệp mới thành lập sẽ phải lập một bộ hồ sơ khai thuế lần đầu để gửi lên cơ quan thuế bao gồm giấy tờ sau:

(1) Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

(2) Quyết định bổ nhiệm Giám đốc (Tổng giám đốc);

(3) Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng, người phụ trách kế toán;

(4) Bản sao có chứng thực Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật, của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán;

(5) Công văn đăng ký hình thức kế toán, chế độ kế toán và sử dụng hóa đơn;

(6) Văn bản đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (nếu có tài sản cố định);

(7) Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ nếu không phải là người đại diện theo pháp luật.

Biển hiệu có thể làm dưới dạng ngang hoặc dọc, với giới hạn kích thước được quy định tại Điều 34 Luật Quảng cáo 2012 như sau:

• Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét (m), chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà;
• Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét (m), chiều cao tối đa là 04 mét (m) nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.

Biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hoả; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.

Theo Điểm c Khoản 2, Điểm e Khoản 3 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP quy định về các mức phạt liên quan đến tổ chức quản lý doanh nghiệp thì:

• Việc không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10 – 15 triệu đồng.
• Tương tự, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh cũng có mức phạt như trên.

Thêm vào đó, Công ty vi phạm còn buộc phải gắn tên tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của DN theo quy định.

7. Lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông:

DN phải lập sổ đăng ký thành viên đối với Công ty TNHH, sổ đăng ký cổ đông đối với Công ty Cổ phần ngay sau khi có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và lưu trữ tại trụ sở chính DN hoặc trung tâm lưu ký chứng khoán đối với sổ đăng ký cổ đông.

8. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (gọi là GTGT):

Có 02 phương pháp phổ biến tính thuế GTGT, đó là:

– Phương pháp tính trực tiếp, bao gồm:

• Doanh nghiệp, hợp tác xã đang hoạt động có doanh thu hàng năm dưới mức ngưỡng doanh thu 01 tỷ đồng, trừ trường hợp đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ.
• Doanh nghiệp, hợp tác xã mới thành lập, trừ trường hợp đăng ký tự nguyện theo phương pháp khấu trừ.
• Hộ, cá nhân kinh doanh.
• Tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam không theo Luật Đầu tư và các tổ chức khác không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
• Tổ chức kinh tế khác không phải là doanh nghiệp, hợp tác xã, trừ trường hợp đăng ký nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.

– Phương pháp khấu trừ thuế bao gồm các DN đang hoạt động đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Có doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên từ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ.
• Các DN mới thành lập thì thuộc đối tượng áp dụng phương pháp trực tiếp tính bằng tỷ lệ % nhân với doanh thu; Tuy nhiên, nếu thuộc các trường hợp sau đây thì doanh nghiệp có thể tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế:

+ Doanh nghiệp mới thành lập từ dự án đầu tư của cơ sở kinh doanh đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

+ Doanh nghiệp mới thành lập có thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ hoặc có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh.

9. Áp dụng Hóa đơn

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với những cơ sở kinh doanh mới thành lập trong giai đoạn 19/10/2020 đến 30/6/2022 sẽ áp dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy theo sự hướng dẫn của Cơ quan thuế chủ quản.

Trường hợp chưa đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP, đồng thời thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Theo đó, DN của bạn sẽ sử dụng hóa đơn theo hướng dẫn của Cơ quan thuế. Thời hạn bắt buộc 100% DN sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022, tuy nhiên Chính phủ luôn khuyến khích DN áp dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn.

10. Khai trình sử dụng lao động lần đầu khi bắt đầu hoạt động:

Theo Khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

• Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, Doanh nghiệp phải khai trình việc sử dụng lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nếu doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Số lượng người lao động khai trình không bao gồm những người đang thử việc.

11. Thông báo về số lao động làm việc tại DN:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại đơn vị (Mẫu số 28 ban hành kèm theo Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH) về Trung tâm dịch vụ việc làm nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

12. Xây dựng Thang lương, Bảng lương:

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định về Xây dựng thang lương, bảng lương, cụ thể:

• Doanh nghiệp nhất thiết phải xây dựng Thang lương, Bảng lương của mình. Đây là cơ sở để thực hiện tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
• Doanh nghiệp phải căn cứ theo Mức lương tối thiểu vùng hiện hành để quy định mức lương cho từng chức danh, công việc, nhóm công việc sao cho phù hợp với các nguyên tắc mà pháp luật quy định.
• Thang lương, Bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện

13. Xây dựng và đăng ký Nội quy lao động:

Theo Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về nội quy lao động như sau:

• Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
• Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

14. Thành lập Công đoàn:

Khi có ý nguyện thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Công đoàn); thì trước tiên, những người lao động sẽ phải tổ chức Ban vận động thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Ban vận động) và nên liên hệ Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nơi gần nhất hướng dẫn, giúp đỡ, hỗ trợ việc thành lập Công đoàn.

Điều kiện để có thể thành lập Công đoàn là phải có ít nhất 05 đoàn viên Công đoàn Việt Nam; hoặc, phải có ít nhất 05 người lao động có đơn tự nguyện xin gia nhập Công đoàn Việt Nam.

15. Lưu ý về Ngành, nghề kinh doanh có điều kiện:

Khi thành lập, DN hãy lưu ý đến ngành, nghề kinh doanh của mình, nếu thuộc những ngành, nghề kinh doanh có điều kiện thì DN phải đảm bảo các điều kiện và phải bảo đảm xuyên suốt trong quá trình kinh doanh của mình.

Đối với một số ngành, nghề chỉ cần đáp ứng đủ các điều kiện trong suốt quá trình kinh doanh. Đối với nhiều ngành, nghề thì phải cần giấy phép, giấy chứng nhận đủ điều kiện… trước khi kinh doanh.