LÀM THẾ NÀO ĐỂ THUYẾT PHỤC NHÂN VIÊN SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ?
Mục lục
- Làm thế nào để thuyết phục nhân viên sử dụng công nghệ?
- Lộ trình 4 bước triển khai công nghệ vào doanh nghiệp
- Bước 4: Đo lường và điều chỉnh
- Một vài lời khuyên giúp nhân viên làm quen tốt hơn với phần mềm
- 1. Lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu
- 2. Tìm kiếm một đơn vị đào tạo và hỗ trợ sau triển khai có trách nhiệm
- 3. Tập trung vào chuyên môn công việc thay vì tính năng phần mềm
- 4. Dành nhiều thời gian cho đào tạo ứng dụng phần mềm
- 5. Đào tạo chung hay đào tạo riêng?
- 6. Thực hiện quá trình chuyển đổi nhanh chóng và linh hoạt
- Kết luận: Đừng để chi phí phần mềm là 1, chi phí triển khai lên đến 10!
Làm thế nào để thuyết phục nhân viên sử dụng công nghệ?
Ảnh minh hoạ. Nguồn Internet
Sau nhiều tháng nghiên cứu và tìm hiểu các bản demo từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, cuối cùng bạn cũng đã chọn được một phần mềm mới cho doanh nghiệp của mình. Thật nhẹ nhõm!
Nhưng chỉ một thời gian ngắn sau bạn sẽ nhận ra mình vẫn chưa đi được đến cuối con đường.
Nhân viên kế toán của bạn không thích phần mềm kế toán mới của công ty chỉ vì cảm thấy “Excel đang vẫn tốt”. Sự tiêu cực này nhanh chóng lây lan ra cho toàn bộ phòng kế toán, và cuối cùng là không ai chịu áp dụng phần mềm cả.
Nhân viên bán hàng thì lại không thích phần mềm quản lý quy trình mới, bởi vì “Tôi luôn đứng đầu trong 10 năm qua mà có cần tới hệ thống nào đâu?”.
Trưởng phòng nhân sự thì không chịu áp dụng phần mềm HRIS, cô ấy cảm thấy quá phức tạp và khó chịu vì phải mất thời gian tìm hiểu công nghệ này.
Ai cũng biết công nghệ thật tuyệt vời, mục đích của việc áp dụng công nghệ là tối ưu hiệu suất làm việc của con người, giúp nhân viên làm việc hiệu quả và dễ dàng hơn. Vậy lẽ ra họ nên cảm ơn sếp của mình khi đã mua phần mềm về chứ nhỉ? Vậy sao không đơn giản là đưa ra quy định để buộc toàn bộ doanh nghiệp học và sử dụng phần mềm?
Nếu đây là tình huống đang khiến bạn cảm thấy bất lực và không cam tâm, thì tôi có thể trấn an bạn rằng: Tất cả sự phản kháng này của nhân viên, thực ra hoàn toàn bình thường.
Việc áp dụng bất kỳ loại công nghệ mới nào tại nơi làm việc đều có thể là một quyết định gây căng thẳng cho nhiều người. Với những nhân viên đang ngần ngại thay đổi công cụ hỗ trợ đang sử dụng, hãy hiểu rằng không phải vì họ muốn cản trở việc kinh doanh hay muốn chống đối, mà chỉ đơn giản vì họ không muốn đối mặt với những rủi ro khi mạo hiểm thử một thứ hoàn toàn mới – nhất là khi họ không biết nó có tác dụng thật hay không.
Giúp những nhân viên này vượt qua nỗi sợ hãi của họ là trách nhiệm của người lãnh đạo khi muốn dẫn dắt tập thể đến với những nấc thang tiếp theo. Trong bài viết này, hãy cùng tôi tìm hiểu về lý thuyết về mô hình tâm lý của nhân viên khi áp dụng phần mềm, cùng với các gợi ý để quá trình chuyển đổi này được “trong ấm ngoài êm” nhất.
1. “Khi nào thì nhân viên của tôi sẵn sàng dùng công nghệ?” – Từ Mô hình xã hội học đi vào doanh nghiệp
2. Lộ trình 4 bước triển khai công nghệ vào doanh nghiệp
3. Một vài lời khuyên giúp nhân viên làm quen tốt hơn với phần mềm
“Khi nào thì nhân viên của tôi sẵn sàng dùng công nghệ?” – Từ Mô hình xã hội học đi vào doanh nghiệp
Thực ra không phải ai trong doanh nghiệp của bạn cũng sẽ tiếp nhận phần mềm với ánh nhìn e dè và tiêu cực. Bạn vẫn sẽ thấy có những người phấn khích mày mò, có người hỏi han rất kĩ rồi tìm cách sử dụng một cách thận trọng.
Từ những năm 1960s, nhà xã hội học danh tiếng Everett Rogers đã thống kê và phân loại những thái độ cởi mở khác nhau trước việc sử dụng công nghệ, và mô hình hóa kết quả đó dưới dạng đường hình chuông như dưới đây.
Mô hình vòng đời sử dụng công nghệ
Theo mô hình áp dụng phần mềm này, nhân viên của bạn có thể thuộc một trong năm nhóm:
- Innovators (Những nhà cải tiến): Đây là những người đón đầu mà bạn thậm chí sẽ không phải tốn thời gian thuyết phục họ sử dụng công nghệ mới, vì họ THÍCH công nghệ mới. Họ đam mê những đổi mới và luôn sẵn sàng để trải nghiệm chúng càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, số này thường chỉ chiếm tỉ lệ siêu nhỏ (2,5%) trong cả một tập thể
- Early adopters (Những người áp dụng sớm): Giống như Innovators, những người dùng này sẽ thử phần mềm mới nhanh hơn đa số nhân viên còn lại, nhưng lý do là bởi họ sớm nhìn thấy được những thay đổi tích cực mà công nghệ này có thể đem lại. Nhóm này có thể trở thành đội ngũ tiên phong với tinh thần dám nghĩ dám làm, để lan tỏa công nghệ tới những bộ phận khác.
- Early majority (Phần đông áp dụng sớm): Chiếm một nửa trong đại đa số thành phần, nhóm này tiếp cận phần mềm mới một cách thận trọng và thực tế. Early majority thường đợi người khác xem xét kỹ lưỡng, họ muốn biết phần mềm mới hữu ích thế nào thì mới áp dụng
- Late majority (Phần đông áp dụng muộn): Những người dùng này sẽ chỉ áp dụng phần mềm mới khi mà thấy rằng đại đa số đã từ bỏ công cụ cũ và công cụ cũ đã trở nên không hợp lý.
- Laggards (Những người chậm chạp): Nhóm người này có xu hướng sử dụng công nghệ và phần mềm quen thuộc. Họ thường không thoải mái khi phải học và sử dụng các công cụ mới. Cách duy nhất để thúc đẩy nhóm nhân viên này là buộc họ sử dụng phần mềm mới bằng cách loại bỏ các tùy chọn cũ.
Bằng cách hiểu được phân loại này và áp dụng nó trong bối cảnh của doanh nghiệp mình, bạn sẽ có nhiều insight hơn để nghĩ về chiến lược và kế hoạch triển khai công nghệ mới. Bạn nên tiếp cận nhóm nhân viên nào trước? Thông điệp với từng nhóm nhân viên là gì, có phải lúc nào cũng nên đao to búa lớn nói về các công nghệ đột phá? Đâu là động lực để từng nhóm nhân viên sử dụng công nghệ? Những ai sẽ giúp bạn, những ai sẽ có khả năng gây cản trở?
Việc đưa một phần mềm vào triển khai không phải chỉ là 1-2 ngày, nó đòi hỏi một thời gian đủ để từng nhóm nhân viên làm quen với thay đổi và doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả thực sự của phần mềm. Chính vì vậy, chủ động có một lộ trình triển khai bài bản là điều kiện tối quan trọng để việc triển khai công nghệ mới được thành công.
Lộ trình 4 bước triển khai công nghệ vào doanh nghiệp
Bước 1: Xác định người chịu trách nhiệm triển khai
Đối với những mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, việc áp dụng công nghệ mới là khá dễ dàng. Không có nhiều người ở trên hay dưới bạn để cần phải thuyết phục giá trị mới của phần mềm. Chỉ cần bạn nhận ra sự thay đổi là cần thiết và áp dụng ngay lập tức.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp và tập đoàn vừa và lớn, việc lãnh đạo thay đổi không đơn giản như vậy. Câu chuyện áp dụng một công nghệ mới nhiều khi không chỉ giới hạn ở sự thay đổi công cụ, mà còn ở xây dựng lại quy trình kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp, thậm chí là tầm nhìn. Nghĩa là việc này hoàn toàn cần một ban quản lý, tốt hơn hết là một cá nhân có năng lực để chịu trách nhiệm truyền tải, triển khai và thúc đẩy thay đổi đến với mỗi nhân viên.
Thông thường sẽ là một đội ngũ đào tạo nội bộ, họ chính là những người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống và cũng là những người tiếp nhận, vận hành hệ thống. Bên cạnh yêu cầu năng lực về công nghệ, nên chọn người có nhận thức rõ ràng về nhu cầu áp dụng công nghệ của doanh nghiệp, đồng thời có năng lực triển khai và truyền cảm hứng, thúc đẩy tinh thần của nhân viên.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch triển khai
Khi đã quyết định sử dụng một công nghệ mới, hãy dùng những thông tin về lợi ích tổ chức, các điểm đau nội tại và các bộ phận liên quan để lập nên một kế hoạch triển khai. Phạm vi kế hoạch của bạn sẽ thay đổi dựa trên loại công nghệ bạn đã chọn, một số gợi ý:
- Thời điểm quan trọng: Khi nào công nghệ mới của bạn sẽ sẵn sàng ra mắt? Khi nào bạn sẽ yêu cầu người dùng chuyển đổi hoàn toàn sang giải pháp mới? Khi nào bạn sẽ loại bỏ hoàn toàn công cụ hiện tại?
- Các tầng triển khai: Bạn sẽ triển khai công nghệ mới của mình cho tất cả nhân viên cùng một lúc chứ? Hay sẽ tốt hơn nếu tách riêng các bộ phận để đảm bảo tính chuyên môn hóa?
- Loại đào tạo: Công ty sẽ cần những loại đào tạo nào? Bộ phận nào cần nhiều hướng dẫn hơn? Làm thế nào để truyền đạt cho mỗi bộ phận một cách diễn giải phù hợp?
- Xác lập mục tiêu triển khai công nghệ: Xác định các mục tiêu cụ thể cho những gì mỗi thành viên trong nhóm dự kiến sẽ đạt được với công nghệ mới được sử dụng. Những mục tiêu này phải là dự đoán thực tế về kết quả mà công nghệ mới có thể cung cấp.
Lưu ý: Làm việc cùng nhà cung cấp để lên kế hoạch
Nhà cung cấp chính là những người trực tiếp làm ra phần mềm, họ hiểu sản phẩm của mình nhất. Họ cũng có kinh nghiệm trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai, đặc biệt là những doanh nghiệp cùng lĩnh vực, cấu trúc với công ty của bạn. Vì vậy việc ngồi lại cùng với nhà cung cấp để bàn bạc, thống nhất và lập ra một kế hoạch, lộ trình cụ thể là điều cần thiết phải làm.
Bước 3: Đưa phần mềm vào thực thi
Nhìn chung, việc áp dụng hệ thống phần mềm mới đòi hỏi một lộ trình chi tiết và toàn diện – đây chính là ưu tiên hàng đầu của công ty. Nhân viên sẽ cần rất nhiều thời gian để luyện tập và thích ứng với hệ thống mới. Công ty cũng cần có kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý và chuẩn bị các tài liệu cho việc đào tạo diễn ra nhanh chóng và đạt kết quả.
Theo nghiên cứu của nhà tâm thần học Elisabeth Kubler-Ross, những thay đổi trong doanh nghiệp cũng để lại những biến chuyển trong tâm lý và cảm xúc của mỗi nhân viên. Dựa vào biểu đồ (Change Curve) được bà khái quát lại, 4 giai đoạn tâm lý tương đương 4 chiến lược mà doanh nghiệp cần vạch ra để đối phó:
3.1. Công bố phần mềm mới: Cung cấp thông tin rõ ràng đến nhân viên
Khi những thay đổi lần đầu tiên được thông báo trong nội bộ doanh nghiệp, tâm lý chung của nhân viên thường là sốc “nặng” và cự tuyệt những gì mình nghe được. Lúc này, nhân viên cần phải hiểu chuyện gì đang diễn ra với doanh nghiệp của mình. Họ cần thêm thông tin.
Việc tổ chức ra mắt và công bố một phần mềm chuẩn bị được triển khai cho doanh nghiệp hoặc phòng ban là điều cần thiết. Nhân viên sẽ nhận thức được tầm quan trọng và những lợi ích mà phần mềm này mang lại cho doanh nghiệp và bản thân họ.
Bên cạnh việc giới thiệu, giải thích sự cần thiết, các khung thời gian triển khai dự kiến, đây cũng là thời điểm thích hợp để nhà lãnh đạo ban hành các quy định – việc này gần như quyết định sự thành công của triển khai phần mềm. Quy định sẽ buộc các bộ phận phải tuân thủ thực hiện trên các phân hệ để phần mềm có dữ liệu và đồng bộ giữa các bộ phận.
Hãy nhớ nhấn mạnh cho nhân viên hiểu giá trị và lợi ích của phần mềm:
Thái độ và cách nhìn nhận của nhân viên sẽ làm nên tất cả sự khác biệt. Nếu họ cảm thấy mình có nghĩa vụ phải học các công nghệ mới chỉ vì lợi nhuận của công ty hoặc phục vụ cho lợi ích của người khác, điều tất yếu là sự tham gia của họ vào việc áp dụng công nghệ mới sẽ giảm hẳn.
Hãy giới thiệu việc áp dụng công nghệ mới không phải là điều bắt buộc trong chính sách của công ty mà điều này sẽ hỗ trợ công việc của họ dễ dàng hơn. Giải thích làm thế nào nó sẽ giảm bớt khối lượng công việc của họ: Bạn có thể cho biết năng suất của họ được cải thiện bao nhiêu, công việc và các tác vụ được đơn giản hóa như thế nào hoặc sẽ giảm được bao nhiêu sai lầm; những ví dụ về các doanh nghiệp đã áp dụng và thành công,..
Lưu ý: Tham khảo con số từ các nhà cung cấp – đó là nguồn dữ liệu đáng tin cậy và thực tế nhất.
Để phát triển được một sản phẩm công nghệ đủ tốt để bán ra thị trường, nhà cung cấp của bạn chắc hẳn đã trải qua nhiều cuộc khảo sát hay thực tế trải nghiệm. Họ có được các con số với độ chính xác cao. Nhớ rằng bạn đã từng bị thuyết phục bởi chúng chứ? Vậy bây giờ đã đến lượt nhân viên của bạn!
3.2. Giải đáp tất cả thắc mắc và phản hồi từ nhân viên
Giai đoạn tiếp theo, sau khi đã trải qua cảm xúc choáng váng và hoảng loạn, hầu hết nhân viên sẽ bắt đầu phản ứng lại. Giai đoạn này còn có tên gọi khác là “vùng cảm xúc nguy hiểm”, khi nhiều người đã tỏ ra giận dữ và chống đối lại sự thay đổi cùng tổ chức của mình.
Đừng lảng tránh bất cứ phản hồi hay khiếu nại nào từ đội ngũ nhân viên của bạn trong giai đoạn này. Ngược lại, hãy khuyến khích họ đưa ra những câu hỏi để bạn có thể giải thích tường tận và chu đáo. Điều này giúp tạo hiệu ứng tâm lý xoa dịu đám đông đang phẫn nộ, thay vì trốn tránh họ và để tình huống trở nên tồi tệ hơn.
Hãy thành lập một nhóm chuyên phụ trách giải quyết những thắc mắc, khiếu nại và những câu hỏi liên quan đến phần mềm mới. Việc này đòi hỏi những người có tính kiên nhẫn cao, khả năng truyền đạt thông tin minh bạch và nhất quán, tránh gặp phải những sai lệch về thông tin sau này cũng như nâng cao sự tin tưởng của nhân viên với doanh nghiệp. Và đừng quên nhấn mạnh vào lợi ích của nhân viên!
3.3. Hỗ trợ nhân viên làm việc với phần mềm: Đội ngũ đào tạo nội bộ
Nhân viên lúc này đã xử lý xong phần lớn những cảm xúc tiêu cực và bắt đầu chấp nhận đối mặt với việc mình phải ứng dụng công nghệ mới. Việc quan trọng lúc này là đồng hành cùng, hỗ trợ họ ứng dụng công nghệ vào công việc cá nhân một cách tốt nhất để nhân viên cảm thấy lợi ích thực sự của phần mềm mới.
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp thường mặc định rằng việc triển khai phần mềm là trách nhiệm của đơn vị cung cấp. Họ nghĩ đơn giản chỉ cần bỏ tiền mua giải pháp, thuê triển khai và một vài tháng sẽ có hệ thống mới để sử dụng. Nhưng thực chất ở đây yêu cầu trách nhiệm của cả 2 bên: doanh nghiệp mua và nhà cung cấp.
Đánh giá thấp các yêu cầu và vai trò của đội đào tạo nội bộ là một trong những nguyên nhân dễ dẫn đến thất bại. Những kỹ năng, kinh nghiệm và nỗ lực của đội đào tạo nội bộ là tối quan trọng đối với việc triển khai. Bởi họ chính là những người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống và cũng chính họ sau này sẽ là những người tiếp nhận, vận hành hệ thống. Hãy lựa chọn những nhân viên am hiểu nghiệp vụ cũng như nắm rõ các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải để tham gia. Cũng cần đảm bảo rằng đây là những người sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Vậy các bước đào tạo là gì?
- Đào tạo chung từ nhà cung cấp
- Đào tạo chi tiết từ nội bộ: Bạn có thể sử dụng đội ngũ nội bộ nếu họ đã hiểu hoàn toàn về phần mềm mới, hoặc tiếp tục thuê nhà cung cấp hỗ trợ thêm.
- Hỗ trợ sau đào tạo: Lúc này trách nhiệm của đội ngũ nội bộ là cao nhất. Họ phải hỗ trợ từng bộ phận phòng ban, các nhân viên sử dụng công nghệ và giải đáp các thắc mắc của toàn doanh nghiệp.
Bước 4: Đo lường và điều chỉnh
- Đặt ra một thời gian để đo lường hiệu quả khi áp dụng công nghệ mới: Thời gian dành cho giai đoạn chạy thử và vận hành thử hệ thống tuy cần nhanh chóng nhưng cũng phải phù hợp, nếu ngắn quá sẽ không test được các trường hợp có thể xảy ra với dữ liệu và tính ổn định của hệ thống, hoặc chưa đủ đánh giá sự phù hợp thật sự của phần mềm với quy trình, con người của chính doanh nghiệp bạn.
- Đo lường và điều chỉnh: So sánh với các mục tiêu cụ thể mà trước đó doanh nghiệp đã đặt ra. Khi đánh giá mức độ thành thạo của nhân viên với công nghệ mới, hãy có những động thái hỗ trợ những người đang gặp khó khăn hoặc quan trọng về sự thay đổi. Kiên nhẫn và cố gắng tìm hiểu vấn đề của họ, từ đó bạn có thể có các điều chỉnh bổ sung hoặc tổ chức đào tạo.
- Luôn yêu cầu sự phản hồi: Việc phản hồi không chỉ nên dừng lại sau khi đã hoàn thành xong giai đoạn thử nghiệm. Tiếp tục theo dõi nhân viên trong quá trình tiếp cận và sử dụng phần mềm (đặc biệt là những nhân viên gặp khó khăn trong quá trình đào tạo).
Trên hết, bạn cần phải kiên nhẫn và cởi mở để nhận phản hồi. Hơn nữa, nhân viên chính là những người trực tiếp sử dụng phần mềm, sự phản hồi này chính là những góp ý cho vấn đề tồn tại ở phần mềm mà bạn cần trao đổi lại với nhà cung cấp để cải thiện.
Một vài lời khuyên giúp nhân viên làm quen tốt hơn với phần mềm
1. Lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu
Lựa chọn một phần mềm nên bắt đầu từ nội tại của doah nghiệp thay vì những tác động, trào lưu bên ngoài. Tuỳ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà lựa chọn công cụ phù hợp với chuyên môn của phòng ban. Ví dụ nếu bạn chỉ đang gặp khó khăn trong quản lý các văn bản hành chính thì việc cố đưa cả một hệ thống ERP phức tạp vào là một lãng phí rất lớn vì không chỉ chi phí bỏ ra mua mà chi phí triển khai cũng cao.
2. Tìm kiếm một đơn vị đào tạo và hỗ trợ sau triển khai có trách nhiệm
Trong quá trình tìm kiếm các nhà cung cấp phần mềm, bạn cần xem xét chế độ đào tạo và hỗ trợ sau quá trình triển khai. Ngay cả với một quá trình chuyển đổi hệ thống thành công, các phần mềm doanh nghiệp vẫn có thể gặp lỗi trong quá trình vận hành. Đặc biệt trong việc áp dụng hệ thống công nghệ mới, công ty có khả năng gặp những lỗi như sập hệ thống, lỗi cập nhật, phản hồi sai, mất an toàn thông tin,… điều này dẫn đến sự trì trệ trong công việc và tạo căng thẳng cho nhân viên.
Trong các trường hợp như vậy, việc có một chuyên viên chăm sóc khách hàng là cần thiết để kịp thời khắc phục lỗi trong thời gian ngắn nhất. Đối tác cung cấp phần mềm với chế độ chăm sóc khách hàng tốt sẽ giúp đỡ công ty rất nhiều. Chính vì vậy, các công ty cần cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm nào sẵn sàng hỗ trợ ngay cả sau giai đoạn chuyển giao, có chế độ chăm sóc khách hàng 24/7, có chương trình đào tạo phù hợp,… trước khi đi đến thỏa thuận của hợp đồng.
3. Tập trung vào chuyên môn công việc thay vì tính năng phần mềm
Nhìn chung, một công ty cung cấp phần mềm sẽ thông thạo trong việc tạo ra tài liệu và huấn luyện nhân viên của bạn biết làm cách nào để hoàn thành các nghiệp vụ trong một hệ thống. Tuy nhiên, điều hành một doanh nghiệp đòi hỏi nhiều hơn là việc chỉ đơn thuần hoàn thành các giao dịch trong một hệ thống.
Các khóa huấn luyện ứng dụng phần mềm phải cung cấp kiến thức trong bối cảnh làm thế nào để nhân viên có thể thực hiện công việc của mình từ ngày này sang ngày khác, không đơn giản như là hoàn thành các giao dịch trong một hệ thống.
Khi đào tạo, cần phải liên hệ các quy trình kinh doanh mới với môi trường hiện tại. Các nhân viên sẽ có được mối liên hệ tốt hơn và hiểu rõ hơn so với cách làm việc cũ, vì nó có thể sẽ có ích trong việc đề ra các quy trình mới từ những quy trình hiện tại để giúp họ đi đến cái được gọi là môi trường thực sự. Hơn nữa, các quy trình liên quan đến vấn đề này cũng giúp nhấn mạnh những thay đổi quan trọng nhất tác động đến nhân viên.
4. Dành nhiều thời gian cho đào tạo ứng dụng phần mềm
Việc triển khai phần mềm có thể là dự án công nghệ tầm cỡ nhất mà một công ty đã từng trải qua, và theo thời gian nó có thể trở nên quan trọng hơn. Mặc dù việc đào tạo hiệu quả được xem như là phần quan trọng nhất của việc ứng dụng hiệu quả phần mềm, nhiều công ty đã thực hiện giai đoạn này một cách vội vàng do áp lực về thời gian của dự án.
Các nhân viên nên dành nhiều thời gian sau giờ hành chính, cũng như các lớp huấn luyện cơ bản để tham gia vào các cơ hội học tập khác, chẳng hạn như mô tả quá trình nghiệp vụ trong một môi trường thử nghiệm. Bạn sẽ không muốn quá trình huấn luyện diễn ra quá sớm đến nỗi làm cho các nhân viên không lưu giữ được nhiều kiến thức khi đi vào ứng dụng thực tế.
5. Đào tạo chung hay đào tạo riêng?
Áp dụng công nghệ mới là một dự án nên được lên kế hoạch và dự trù ngay từ đầu. Điều đó bao gồm đào tạo để đảm bảo nhân viên sẽ có thể sử dụng các công cụ mới của họ. Bên cạnh một buổi đào tạo tổng quan, các buổi đào tạo nên được giới hạn trong các nhóm nhỏ để nhân viên có thể nhận được hướng dẫn cá nhân và có được kinh nghiệm thực tiễn.
Hãy chú ý cân nhắc đến đối tượng tham gia vào khóa đào tạo, đảm bảo rằng những người tham gia đều có liên quan đến công việc của họ. Nếu bạn đã xác định rõ các mục tiêu đào tạo của mình từ bước trên, bạn sẽ dễ dàng đưa ra quyết định nên chọn ai để tham gia khóa đào tạo.
Ví dụ: Nếu bạn đang triển khai một chương trình quản lý bán hàng mới, hãy chỉ đào tạo cho những người thực sự sẽ sử dụng nó. Thay vì toàn bộ nhân viên của bạn phải trải qua quá trình đào tạo, bạn chỉ nên yêu cầu những người liên quan việc quản lý bán hàng tham gia đào tạo.
Đừng tạo cảm giác không thoải mái cho nhân viên của bạn khi buộc phải tham dự các khóa đào tạo không liên quan, không những lãng phí thời gian làm ảnh hưởng hiệu quả công việc.
6. Thực hiện quá trình chuyển đổi nhanh chóng và linh hoạt
Khi mọi người trong doanh nghiệp đã biết đến sự tồn tại cùng lợi ích của phần mềm mới, điều cần làm tiếp theo chính là thúc đẩy việc áp dụng ngay lập tức với sự quyết đoán cao độ.
- Đặt ra một thời hạn chuyển giao công nghệ – càng nhanh càng tốt
Song song với quá trình chuyển giao là phân loại một lượng lớn dữ liệu, đưa toàn bộ dữ liệu lên phần mềm và làm quen với hệ thống mới, nhân viên vẫn phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao hàng ngày. Cần phải xác định tâm lý trước là điều này có thể khiến nhân viên cảm thấy chán nản và căng thẳng, đặc biệt nếu như quá trình chuyển giao diễn ra trong nhiều tháng, chính vì vậy quá trình này phải được lên kế hoạch kỹ và triển khai càng nhanh càng tốt.
- Kết thúc thời hạn chuyển giao công nghệ, tốt hơn hết là không để bất kỳ tàn dư nào từ công cụ cũ
Việc này khiến các nhân viên “ương bướng” không còn cơ hội để bám trụ lại với các phương pháp cũ, thúc đẩy họ làm quen dần và chuyển hẳn sang công nghệ mới. Đừng bao giờ để xảy ra tình trạng nhân viên bị kẹt giữa cách thức làm việc cũ (giấy bút và bảng tính) với công nghệ mới. Ứng dụng công nghệ kiểu nửa vời này sẽ dấy lên sự nghi hoặc từ nhân viên. Hãy đặt ra một “deadline” cho ngày cuối cùng doanh nghiệp được phép sử dụng hệ thống cũ.
- Thu hút và tận dụng những người có sức ảnh hưởng lớn
Hãy tận dụng sự ủng hộ của Innovators and Early Adopters để tạo động lực cho những người xung quanh về phần mềm mới này. Những chia sẻ về lợi ích của phần mềm một cách nhiệt tình và tự nhiên chính là động lực ngầm để các nhân viên khác áp dụng phần mềm.
Kết luận: Đừng để chi phí phần mềm là 1, chi phí triển khai lên đến 10!
Nghiên cứu từ Panorama Consulting vào năm 2011 đã chỉ ra rằng, hơn 35% quá trình chuyển đổi hệ thống ERP thường diễn ra lâu hơn so với thời gian dự kiến. Hậu quả là hiệu suất của nhân viên bị ảnh hưởng nghiêm trọng dẫn đến sự giảm sút năng suất lao động tổng thể của cả công ty.
Việc đảm bảo nhân viên phải tiếp nhận những công nghệ mới chưa bao giờ là câu chuyện dễ dàng. Thế nhưng nếu không biết cách và làm đúng, chi phí triển khai và những phát sinh khi triển khai không hiệu quả còn đội lên gấp trăm lần so với chi phí mua phần mềm.
Cho dù suy nghĩ của nhân viên quan trọng, nhưng bản chất của việc triển khai thành công hay không vẫn là ở tầm nhìn và sự quyết đoán của người lãnh đạo. Việc áp dụng công nghệ là một yếu tố tất yếu để doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ.
Còn bạn, tính quyết đoán của bạn như thế nào?