KHI NÀO KHÔNG CẦN SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ TRÊN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Khi nào không cần sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử?
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet
Chữ ký số là một trong tám tiêu thức trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 68. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp không cần sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
1. Chữ ký số là gì?
Chữ ký số chính là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.
Theo Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP để đảm bảo điều kiện an toàn cho chữ ký điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử (chữ ký số) cần phải tuân thủ các điều kiện sau:
– Chữ ký số, chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
– Chữ ký số, chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
– Đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
2. Sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử thế nào?
Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số
Chuẩn bị chính là bước đầu tiên của cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.
Theo đó, bạn cần phải chuẩn bị trước chữ ký số đáp ứng các tiêu chí dưới đây:
- Chữ ký số phải còn hiệu lực.
- Đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin token chuyên dụng trên máy tính đang sử dụng.
- Đảm bảo đã cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử trên máy tính sẽ sử dụng để lập xuất hóa đơn và ký số.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
Bạn tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng để có thể lập hóa đơn điện tử và ký số lên hóa đơn.
Bước 3: Chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”
Trên giao diện chính của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “2. Quản lý ký số hóa đơn”. Ngay sau đó, giao diện “Quản lý ký hóa đơn” sẽ được hiển thị.
Tại đây, bạn sẽ thấy các hóa đơn chưa được ký số và cần phải tiến hành ký số. Trường hợp không còn hóa đơn nào phải ký số, bạn có thể khởi tạo hóa đơn và sau đó quay lại để thực hiện ký số.
Bước 4: Chọn hóa đơn điện tử cần ký số
Vẫn trên giao diện “Quản lý ký hóa đơn”, bạn nhấn dấu tích chọn vào ô hóa đơn cần ký số (hoặc nếu không thấy hóa đơn cần ký số, bạn có thể nhập mã hóa đơn vào ô “Số hóa đơn” để dễ dàng tìm kiếm).
Bước 5: Thực hiện thao tác ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Cuối cùng, để hoàn thành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn tiến hành ký số lên hóa đơn.
Sau khi đã tích chọn được hóa đơn cần ký số, bạn kéo xuống cuối trang và nhấn nút “Ký hóa đơn”.
Ngay sau đó, cửa sổ “Danh sách chữ ký số” sẽ hiển thị, bạn nhấn chọn “Ok”.
Tiếp đó, cửa sổ “Kiểm tra PIN code” sẽ hiển thị, bạn cần nhập đúng mã Pin (chính là mã PIN của USB Token) vào ô “PIN code” rồi nhấn ô “Đăng nhập”. Khi này, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tiến hành gán chữ ký số trên token lên đúng văn bản hóa đơn điện tử mà bạn đang thực hiện ký số.
Sau khi đã hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Thông báo” để xác nhận thao tác ký số bạn vừa thực hiện có thành công hay không.
Trường hợp khi bạn đã thực hiện đầy đủ 5 bước theo hướng dẫn ở trên, ko xảy ra bất kỳ sai sót gì thì thao tác ký số chắc chắn sẽ thành công. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử tới đây cũng đã hoàn tất.
Lưu ý rằng, cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được hướng dẫn trong bài viết này được áp dụng trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaiSonSoft. Với các phần mềm hóa đơn điện tử khác, thao tác ký số lên hóa đơn cũng sẽ được tiến hành tương tự.
3. Các trường hợp không cần ký số trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì tiêu thức không bắt buộc gồm có:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì không bắt buộc:
Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã);
- Tiêu thức của người mua, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Với tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính và số lượng đơn giá.
Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì tiêu thức không bắt buộc gồm:
- Ký hiệu hóa đơn,
- Ký hiệu mẫu hóa đơn,
- Số thứ tự hóa đơn,
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng,
- Mã số thuế, địa chỉ người mua,
- Chữ ký số,
- Chữ ký điện tử của người bán.
- Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì một số tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính, số lượng đơn giá.
Trong trường hợp hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, tiêu thức không bắt buộc gồm:
- Ký hiệu hóa đơn,
- Ký hiệu mẫu hóa đơn,
- Tên địa chỉ,
- Mã số thuế của người mua,
- Chữ ký điện tử của người mua,
- Đơn vị tính,
- Số lượng,
- Đơn giá.