KHI NÀO DOANH NGHIỆP PHẢI LẬP HỢP ĐỒNG KINH TẾ?
Mục lục
Khi nào doanh nghiệp phải lập hợp đồng kinh tế?
Ảnh minh hoạ. Nguồn:Internet
1. Quy định của pháp luật
Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về hình thức của giao dịch dân sự như sau:
“1. Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.
Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.
2. Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó”
Luật Thương mại số 36/2005/QH11 tại Điều 24 quy định về hình thức hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:
“Điều 24. Hình thức hợp đồng mua bán hàng hoá
1. Hợp đồng mua bán hàng hoá được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể.
2. Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hoá mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó.”
Mặt khác, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
2. Có bắt buộc phải lập hợp đồng không?
Như vậy, pháp luật hiện hành chưa có văn bản nào quy định trường hợp cụ thể nào bắt buộc phải ký hợp đồng và ký hợp đồng theo hình thức nào (bằng văn bản,bằng lời nói hay bằng hành vi cụ thể).
Ngay cả đối với các quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng thì cũng không bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế mà chỉ yêu cầu có đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có hóa đơn giá trị gia tăng (hợp lệ) và phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Tuy nhiên để đảm bảo quyền và nghĩa vụ chính đáng của các bên, các doanh nghiệp nên ký hợp đồng kinh tế bằng văn bản, làm cơ sở cho doanh nghiệp xử lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình khi một bên tham gia vi phạm hợp đồng.
3. Khuyến cáo
Trong thực tiễn, quá trình thanh kiểm tra của ngành thuế thường yêu cầu các giao dịch như trên, doanh nghiệp phải có hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng bằng văn bản.
Vì thế các doanh nghiệp nên lập và đưa vào Quy chế tài chính của mình các quy định về việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa như:
– Thẩm quyền ký hợp đồng (Người nào được ký);
– Giá trị hợp đồng cần lập bằng văn bản (Hợp đồng có giá trị tối thiểu là bao nhiêu thì phải ký bằng văn bản);
– Loại hợp đồng kinh tế cần lập bằng văn bản (Hợp đồng mua bán hàng hóa , Hợp đồng mua tài sản cố định, Hợp đồng thuê khoán công việc, Hợp đồng sửa chữa thường xuyên…)
Lưu ý :
– Nhiều doanh nghiệp khi bị cán bộ thuế kiểm tra hợp đồng mua bán hàng hóa, nhưng do đơn vị không ký bằng văn bản, mà không giải trình quy chế tài chính của doanh nghiệp, dẫn tới bị tính lỗi về việc không có hợp đồng mua bán;
– Nhiều doanh nghiệp ký Hợp đồng mua nhưng không thực hiện, cũng không làm thanh ký để hủy hợp đồng;
– Khi thực hiện ký hợp đồng kinh tế với người không phải là đại diện của pháp nhân, các doanh nghiệp cần yêu cầu giấy ủy quyền của người ký.
Như vậy để đảm bảo chắc chắn cho hoạt động kinh doanh của mình thì bạn nên lập hợp đồng bằng văn bản với đối tác và làm biên bản thanh lý hợp đồng sau khi đã chấm dứt hợp đồng.