KẾ TOÁN KHO LÀ GÌ VÀ NHỮNG CÔNG VIỆC KẾ TOÁN KHO PHẢI LÀM

Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, công việc của kế toán kho sẽ có sự khác nhau. Để trở thành một kế toán kho “hoàn hảo”, các kế toán kho cần nắm vững những công việc mình phải làm để thực hiện công tác quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp mình.

Kế toán kho (hay còn gọi là kế toán theo dõi hàng tồn kho) là một trong những vị trí kế toán viên từng phần hành (cùng với Kế toán doanh thu, Kế toán tiền lương, Kế toán thanh toán,…) làm việc tại kho chứa hàng hóa, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp; chịu trách nhiệm chính trong việc lập hóa đơn chứng từ và theo dõi chi tiết hàng hóa trong kho, bao gồm cả tình hình hàng nhập – xuất – tồn; đối chiếu các hóa đơn, chứng từ sổ sách với số liệu thực tế do Thủ kho trình lên, giúp hạn chế tối đa những rủi ro, thất thoát cho doanh nghiệp.

2. Công việc phải làm của kế toán kho

• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện Nhập/Xuất kho.
• Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất, xử lý tất cả các trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu, hàng hóa trong phạm vi quyền hạn hoặc báo cáo lên cấp trên để kịp thời giải quyết.
• Kiểm tra và nhập các chứng từ, số liệu hàng hóa vào phần mềm hệ thống
• Kiểm soát nhập xuất tồn kho.
• Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hóa vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qui định của công ty.
• Thường xuyên cập nhật tình hình hàng hóa trong kho, lên kế hoạch xuất – nhập hàng hóa trình Kế toán trưởng xem xét và phê duyệt.
• Thường xuyên theo dõi công nợ nhập – xuất hàng hóa; định kỳ lập biên bản xác minh công nợ theo quy định.
• Định kỳ 3 tháng 1 lần phối hợp với thủ kho kiểm kê toàn bộ hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho. Xử lý những hàng hòa hư hỏng, hết hạn sử dụng.
• Lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu phát hiện có sự chêch lệch giữa số liệu thực tế với sổ sách, nộp về phòng Kế toán để được xử lý.
• Hạch toán việc xuất – nhập hàng hóa, nguyên vật liệu; thực hiện hạch toán doanh thu, giá vốn và chi phí
• Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép sổ sách theo quy định.
• Lập các báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn và các báo cáo liên quan khác theo quy định
• Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Bộ phận Kho; đồng thời kiến nghị những vấn đề liên quan đến công việc của Kế toán kho.
• Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.
• Trực tiếp tham gia kiểm kê đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận.
• Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất).
• Chịu trách nhiệm biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
• Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo quy định

2. Công việc phải làm của thủ kho

• Kiểm tra các yêu cầu Nhập/Xuất các tài sản, công cụ, dụng cụ, hàng thực phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu theo đúng quy định.
• Lập thẻ kho theo dõi hàng tồn kho.
• Thực hiện việc nhập, xuất các tài sản, công cụ dụng cụ, hàng thực phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu cho các bộ phận liên quan.
• Có trách nhiệm báo cáo với quản lý lượng hàng tồn kho khi có yêu cầu.
• Sắp xếp kho hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp đúng chủng loại, đúng quy cách, đúng dòng hàng. Đảm bảo nguyên tắc “Dễ lấy, dễ thấy, dễ tìm”.
• Với những dòng hàng mau hỏng phải quản lý theo nguyên tắc “Nhập trước xuất trước”.
• Lập sơ đồ kho và quản lý theo sơ đồ.
• Tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc phòng cháy chữa cháy.
• Trực tiếp kiểm, đếm, giao nhận hàng hóa trong quá trình Nhập/Xuất kho.
• Phát hiện chênh lệch, báo cáo và tìm nguyên nhân, đề xuất các biện pháp xử lý.
• Bố trí, bảo quản, vệ sinh khu vực trong và xung quanh kho.

3. Những sai sót thường gặp khi làm kế toán hàng tồn kho

• Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho. Mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định.
• Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho (Chưa phân bổ phần chi phí liên quan đến mua hàng vào giá vốn hàng nhập kho)
• Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán. Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
• Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.
• Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: Không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán, lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho trước khi nhập.
• Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.
• Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
• Đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.
• Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất, chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa,…
• Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
• Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý, bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
• Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
• Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK 152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002 (QĐ 48).
• Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
• Hạch toán sai: Hàng tồn kho nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153…
• Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
• Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán trong năm tài chính.
• Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
• Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không có bảng phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ.
• Không trích lập dự phòng giảm giá HTK hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường. Lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
• Không kiểm kê HTK tại thời điểm ngày cuối cùng của năm tài chính.
• Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
• Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.
• Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí. Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
• Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường. Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.
• Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.
• Hạch toán tạm nhập tạm xuất không có chứng từ phù hợp hoặc theo giá tạm tính khi hàng về chưa có hóa đơn nhưng đã xuất dùng ngay, tuy nhiên chưa tiến hành theo giá thực tế cho phù hợp khi nhận được hóa đơn.
• Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.
• Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua (giá mua cao hơn giá thị trường).\

Theo MISA