HƯỚNG DẪN XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LẬP SAI NGÀY THÁNG NĂM
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử lập sai ngày tháng năm
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet
Những sai sót trong quá trình tạo lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) là điều khó tránh khỏi, một trong số đó là HĐĐT lập sai ngày tháng năm. Vậy làm sao để có thể khắc phục những sai sót không mong muốn trong trường hợp này? Bài viết dưới đây từ E-invoice sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đó.
1. HĐĐT có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm
Thông thường, sẽ có 3 tình huống phát sinh đối với trường hợp HĐĐT có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm. Với từng trường hợp, kế toán viên sẽ phải đưa ra những giải pháp khác nhau.
1.1. Chưa giao cho người mua
Hướng xử lý đối với trường hợp HĐĐT bị sai ngày tháng năm nhưng chưa giao cho người mua cụ thể như sau:
- Hủy hóa đơn, thông báo cho cơ quan thuế về việc hóa đơn đã lập bị sai ngày tháng năm.
- Tiếp đó, lập HĐĐT mới, ký số, ký điện tử và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế rồi gửi cho người mua.
1.2. Đã giao cho người mua
Với HĐĐT bị sai ngày tháng năm đã giao cho người mua, cách thức xử lý như sau:
- Phía người bán cần ngay lập tức thông báo vấn đề sai sót ngày tháng năm đến người mua.
- Người bán thông báo đến cơ quan thuế. Trong trường hợp này, không bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế.
1.3. Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Nếu HĐĐT bị sai ngày tháng năm được phát hiện bởi cơ quan thuế thì có thể xử lý như sau:
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán để kiểm tra lại sai sót ngày tháng.
- Người bán tiến hành thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu về vấn đề hủy HĐĐTcó mã đã sai ngày tháng và lập HĐĐT mới thay thế, ký số, ký điện tử và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã HĐĐT mới. Sau đó gửi cho người mua.
2. HĐĐT không có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm
Đối với HĐĐT không có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm, có hai trường hợp mà kế toán viên thường gặp phải, gồm đã giao cho người mua hoặc chưa giao cho người mua.
2.1. Đã giao cho người mua
Trong trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế bị lập sai ngày tháng năm đã gửi cho người mua thì xử lý như sau:
- Nhanh chóng thông báo việc hóa đơn bị sai ngày tháng năm với người mua.
- Việc lập hóa đơn mới thay thế là không cần thiết nếu dữ liệu của hóa đơn chưa gửi đến cơ quan thuế.
Trong khi đó, người bán sẽ bắt buộc thực hiện thông báo với cơ quan thuế nếu dữ liệu của hóa đơn đã được gửi đi.
Sau khi nhận hóa đơn và phát hiện ra sai sót, cơ quan quan thuế cũng phải thông báo ngược lại cho người bán về việc:
- Tiến hành hủy hóa đơn (nếu có) trong vòng 2 ngày tính từ ngày nhận được thông báo.
- Lập HĐĐT mới và gửi cho người mua, cùng với đó gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
2.2. Chưa giao cho người mua
Đối với trường hợp hóa đơn lập sai ngày tháng năm nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể dễ dàng xử lý bằng các bước đơn giản.
Theo đó, người bán cần thực hiện thông báo đến cơ quan thuế nếu dữ liệu hóa đơn bị sai sót và đã gửi cho cơ quan này.
Về phía cơ quan thuế, sau khi nhận hóa đơn và phát hiện sai sót cũng cần thông báo đến người bán về những yêu cầu như sau:
- Thực hiện hủy hóa đơn (nếu có) trong vòng 2 ngày tính từ ngày nhận được thông báo.
- Lập HĐĐT mới gửi cho người mua, đồng thời gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Lưu ý, trường hợp dữ liệu hóa đơn bị sai sót nhưng chưa gửi đến cơ quan thuế thì người bán sẽ không cần lập hóa đơn mới thay thế.
Việc hóa đơn điện tử bị lập sai ngày tháng năm có thể được giải quyết một cách khá đơn giản và không mất quá nhiều thời gian. Tuy nhiên, để công việc luôn được thuận lợi, yếu tố cẩn thận vẫn nên được kế toán viên đặt lên hàng đầu khi tiến hành tạo lập hóa đơn.