HƯỚNG DẪN THỦ TỤC CHÀO HÀNG CẠNH TRANH THÔNG THƯỜNG

Chào hàng cạnh tranh thông thường áp dụng với gói thầu dịch vụ phi tư vấn thông dụng, đơn giản/mua sắm hàng hóa thông dụng, sẵn có trên thị trường với đặc tính kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa và tương đương nhau về chất lượng/xây lắp công trình đơn giản đã có thiết kế bản vẽ thi công được phê duyệt có giá trị không quá 05 tỷ đồng.

Theo Điều 58 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, chào hàng cạnh tranh theo quy trình thông thường bao gồm các bước: chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu; đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo hợp đồng; trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; hoàn thiện, ký kết hợp đồng. Cụ thể:
Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu

1.1. Lập hồ sơ yêu cầu

Việc lập hồ sơ yêu cầu phải căn cứ theo:

– Quyết định phê duyệt dự án hoặc Giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án, quyết định phê duyệt dự toán mua sắm đối với mua sắm thường xuyên và các tài liệu liên quan.

Đối với gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án thì căn cứ theo quyết định của người đứng đầu chủ đầu tư hoặc người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án trong trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư;

– Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt;

– Tài liệu về thiết kế kèm theo dự toán được duyệt đối với gói thầu xây lắp; yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật đối với hàng hóa (nếu có);

– Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật liên quan; điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế (nếu có) đối với các dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi;

– Các chính sách của Nhà nước về thuế, phí, ưu đãi trong lựa chọn nhà thầu và các quy định khác liên quan.

Nội dung hồ sơ yêu cầu bao gồm:

– Các nội dung thông tin tóm tắt về dự án, gói thầu;

– Chỉ dẫn việc chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất;

– Tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu;

– Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật và xác định giá thấp nhất. Sử dụng tiêu chí đạt, không đạt để đánh giá về năng lực, kinh nghiệm và đánh giá về kỹ thuật;

1.2. Thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu

– Hồ sơ yêu cầu phải được thẩm định theo quy định trước khi phê duyệt;

– Việc phê duyệt hồ sơ yêu cầu phải bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt, báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu.

Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu

Bên mời thầu đăng tải thông báo mời chào hàng theo quy định.

Trong đó, hồ sơ yêu cầu được phát hành cho các nhà thầu có nhu cầu tham gia theo thời gian quy định trong thông báo mời chào hàng nhưng tối thiểu là 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên các thông tin này được đăng tải trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc trên Báo đấu thầu.

Lưu ý: Việc sửa đổi, làm rõ hồ sơ yêu cầu thực hiện như sau:

– Trường hợp sửa đổi hồ sơ yêu cầu sau khi phát hành, bên mời thầu phải thông báo cho các nhà thầu trước thời điểm đóng thầu tối thiểu 03 ngày làm việc để nhà thầu có đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất.

Sau đó, bên mời thầu phải gửi quyết định sửa đổi kèm theo những nội dung sửa đổi hồ sơ yêu cầu đến các nhà thầu đã nhận hồ sơ yêu cầu.

– Trường hợp cần làm rõ hồ sơ yêu cầu thì nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu 03 ngày làm việc (đối với đấu thầu trong nước), 05 ngày làm việc (đối với đấu thầu quốc tế) trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý.

Làm rõ hồ sơ yêu cầu được bên mời thầu thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:

+ Gửi văn bản làm rõ cho các nhà thầu đã nhận hồ sơ yêu cầu;

+ Trong trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ yêu cầu mà các nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ yêu cầu gửi cho các nhà thầu đã nhận hồ sơ yêu cầu;

+ Nội dung làm rõ hồ sơ yêu cầu không được trái với nội dung của hồ sơ yêu cầu đã duyệt, Trường hợp sau khi làm rõ hồ sơ yêu cầu dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ yêu cầu thì việc sửa đổi hồ sơ yêu cầu bên mời thầu phải gửi quyết định sửa đổi kèm theo những nội dung sửa đổi hồ sơ yêu cầu đến các nhà thầu đã nhận hồ sơ yêu cầu.

+ Quyết định sửa đổi, văn bản làm rõ hồ sơ yêu cầu là một phần của hồ sơ yêu cầu.

Tiếp đó, nhà thầu nộp hồ sơ đề xuất đến bên mời thầu bằng cách gửi trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện. Mỗi nhà thầu chỉ được nộp một hồ sơ đề xuất.

Bên mời thầu chịu trách nhiệm bảo mật các thông tin trong hồ sơ đề xuất của từng nhà thầu.

Ngay sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu tiến hành mở các hồ sơ đề xuất và lập biên bản mở thầu bao gồm các nội dung: Tên nhà thầu; giá chào; thời gian có hiệu lực của hồ sơ đề xuất; giá trị, thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu; thời gian thực hiện hợp đồng và gửi văn bản này đến các nhà thầu đã nộp hồ sơ đề xuất.

Thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất tối thiểu là 05 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên phát hành hồ sơ yêu cầu.
Bước 3: Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo hợp đồng

Bên mời thầu đánh giá các hồ sơ đề xuất được nộp theo yêu cầu của hồ sơ yêu cầu. Nhà thầu được đánh giá đáp ứng yêu cầu khi có hồ sơ đề xuất hợp lệ; đáp ứng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm; tất cả yêu cầu về kỹ thuật đều được đánh giá là “đạt”.

Bên mời thầu so sánh giá chào của các hồ sơ đề xuất đáp ứng về kỹ thuật để xác định hồ sơ đề xuất có giá chào thấp nhất. Nhà thầu có giá chào thấp nhất sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) và không vượt giá gói thầu sẽ được mời vào thương thảo hợp đồng;

Việc thương thảo hợp đồng thực hiện theo quy định.

Thời gian đánh giá hồ sơ đề xuất: Tối đa là 20 ngày, kể từ ngày mở thầu đến khi bên mời thầu có tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu kèm theo báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ đề xuất.
Bước 4: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

Trên cơ sở báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu trình kết quả lựa chọn nhà thầu, trong đó nêu rõ ý kiến của bên mời thầu về các nội dung đánh giá của tổ chuyên gia.

Trong đó, kết quả lựa chọn nhà thầu được thẩm định theo nguyên tắc:

– Thẩm định trước khi phê duyệt;

– Đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ chỉ tiến hành thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu;

– Đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ phải thẩm định danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật trước khi phê duyệt;

– Đối với gói thầu áp dụng phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ, không tiến hành thẩm định trong giai đoạn một, việc thẩm định trong giai đoạn hai thực hiện như đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ;

– Đối với gói thầu áp dụng phương thức hai giai đoạn hai túi hồ sơ, giai đoạn một chỉ tiến hành thẩm định danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật, việc thẩm định trong giai đoạn hai thực hiện như đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ và tương ứng với những nội dung được hiệu chỉnh về kỹ thuật so với giai đoạn một;

– Không tiến hành thẩm định danh sách xếp hạng nhà thầu trước khi phê duyệt, danh sách xếp hạng nhà thầu được phê duyệt trên cơ sở đề nghị của bên mời thầu;

– Trước khi ký báo cáo thẩm định, đơn vị thẩm định có thể tổ chức họp giữa các bên để giải quyết các vấn đề còn tồn tại nếu thấy cần thiết.

Thời gian thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu: Tối đa là 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ trình thẩm định.

Thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu: Tối đa là 53 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của bên mời thầu và báo cáo thẩm định của đơn vị thẩm định.
Bước 5: Hoàn thiện, ký kết hợp đồng

Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh, biên bản thương thảo hợp đồng, hồ sơ đề xuất, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu liên quan khác.