HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGÀNH BÁN LẺ HÀNG HÓA
Hướng dẫn hạch toán kế toán ngành bán lẻ hàng hóa
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet
Kế toán ngành bán lẻ với đặc thù đặc trưng của doanh nghiệp thương mại. Để hiểu hơn về kế toán bán lẻ hàng hóa và phương pháp hạch toán ngành bán lẻ, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho anh chị chi tiết.
I. Bán lẻ hàng hóa là gì?
Là phương pháp bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc cho các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hóa đã khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định.
II. Công việc của kế toán bán lẻ hàng hóa
Dưới đây là một số các công việc làm hàng ngày của kế toán bán lẻ hàng hóa:
- Căn cứ hoá đơn mua hàng để hạch toán đồng thời theo dõi kho hàng hoá. Đặt in hoá đơn, thông báo phát hành hoá đơn ( nếu có).
- Lập phiếu nhập kho, xuất kho, theo dõi tổng hợp nhập xuất tồn kho.
- Viết hoá đơn bán hàng cho khách.
- Lập phiếu chi với những hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ thanh toán ngay.
- Lập phiếu thu với những hoá đơn bán ra thu tiền ngay.
- Lập giấy nộp tiền và đi nộp tiền các loại thuế, lập bảng kê theo dõi số thuế phải nộp, đã nộp, số thuế cần phải nộp.
- Theo dõi công nợ chi tiết với nhà cung cấp và khách hàng.
- Cân đối hàng tồn kho.
- Ghi chép lại các vấn đề liên quan trong quá trình phát sinh hàng năm để khi quyết toán còn nhớ giải trình và chuyển lại cho người làm sau.
II. Phương pháp hạnh toán kế toán bán lẻ hàng hóa
Phương pháp hạch toán kế toán bán lẻ hàng hoá (Bán lẻ thu tiền tập trung, bán hàng tự chọn, bán lẻ thu tiền trực tiếp, bán hàng tự động):
– Tại các quầy hàng, cửa hàng:
Hàng ngày, căn cứ vào tình hình nhập hàng vào quầy, nhân viên bán hàng ghi vào cột nhập ở thẻ quầy hàng. Cuối ngày hoặc cuối ca, sau khi nộp toàn bộ tiền mặt vào quỹ, nhân viên bán hàng kiểm kê hàng hoá tồn quầy để ghi vào cột tồn trên thẻ quầy hàng. Từ đó, xác định số lượng hàng hoá bán ra để ghi vào cột xuất. Sau đó, căn cứ vào thẻ quầy hàng, lập Báo cáo bán hàng, lập Bảng kê bán lẻ hàng hoá và nộp cho kế toán kèm theo giấy nộp tiền.
– Tại phòng kế toán:
+ Cuối ngày, trên cơ sở Bảng kê bán lẻ hàng hoá và giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng bán lẻ bằng bút toán sau:
Nợ TK 111: Tổng số tiền bán lẻ đã nộp vào quỹ
Nợ TK 112, 113: Tổng số tiền bán lẻ nộp vào Ngân hàng đã nhận hoặc chưa nhận đựơc giấy báo Có
Có TK 511 (5111): Doanh thu bán hàng theo giá bán không gồm thuế GTGT
Có TK 333 (33311): Thuế GTGT phải nộp của hàng bán.
+ Đồng thời, căn cứ vào Báo cáo bán hàng, kế toán xác định trị giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong ngày:
Nợ TK 632: Trị giá vốn của hàng bán
Có TK 156: Trị giá thực tế của hàng xuất bán.
Lưu ý: Trên thực tế, khi bán lẻ hàng hoá thường phát sinh các trường hợp nhân viên bán hàng nộp thiếu hoặc thừa tiền hàng so với lượng hàng đã bán:
+ Trường hợp nhân viên bán hàng nộp thiếu tiền: Do ở quầy hàng bán lẻ, nhân viên bán lẻ là người chịu trách nhiệm vật chất đối với hàng và tiền hàng bán ra nên khi thiếu tiền bán hàng, nhân viên bán hàng phải bồi thường, còn doanh thu của doanh nghiệp vẫn phản ánh theo giá bán ghi trên hoá đơn hoặc báo cáo bán hàng. Đối với những hàng hoá có tỷ lệ hao hụt định mức trong khâu bán, khi nộp thiếu tiền hàng, số tiền thiếu có thể đưa vào tài sản thiếu chờ xử lý (TK1381) mà chưa bắt bồi thường ngay, kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK 111, 112, 113: Tổng số tiền nhân viên bán hàng đã nộp
Nợ TK 138 (1388): Số tiền thiếu nhân viên bán hàng phải bồi thường
Nợ TK 138 (1381): Số tiền thiếu chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý
Có TK 511 (5111): Doanh thu bán hàng (không gồm thuế GTGT)
Có TK 333 (33311): Thuế GTGT phải nộp
+ Trường hợp nhân viên bán hàng nộp thừa tiền: Trường hợp thừa tiền có thể phát sinh do các nguyên nhân như: do người mua trả thừa, do bán hàng có định mức thừa, hay do làm tròn số khi thu tiền hàng….Khi phát sinh nộp thừa tiền, kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK 111, 112, 113: Tổng số tiền nhân viên bán hàng đã nộp
Có TK 511 (5111): Doanh thu bán hàng theo giá bán không có thuế GTGT
Có TK 333 (33311): Thuế GTGT phải nộp
Có TK 711: Số tiền thừa quyết định ghi tăng thu nhập
Có TK 338 (3381): Số tiền thừa chờ xử lý
Ví dụ: Ngày 22/5 nhân viên bán hàng nộp tiền bán hàng trong ngày bằng tiền mặt 30,5 triệu đồng, giá vốn 23 triệu đồng, giá bán 30 triệu đồng chưa gồm thuế GTGT 10%. Số tiền thiếu chưa rõ nguyên nhân.
Với nghiệp vụ trên, kế toán phản ánh như sau:
– Phản ánh giá vốn, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 23 triệu đồng
Có TK 156 – Hàng hóa: 23 triệu đồng.
– Phản ánh doanh thu và số tiền thiếu cần xử lý, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt: 30,5 triệu đồng
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: 2,5 triệu đồng
Có TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa: 30 triệu đồng
Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra: 3,0 triệu đồng.
Ngoài các phương thức bán hàng nói trên, các doanh nghiệp thương mại còn áp dụng các phương thức khác như: bán hàng trả góp, bán hàng ký gửi đại lý, bán hàng nội bộ,…cũng được tiến hành tương tự như doanh nghiệp sản xuất.