HƯỚNG DẪN CÂN ĐỐI HÓA ĐƠN ĐẦU RA VÀ ĐẦU VÀO HỢP LỆ, HỢP PHÁP
Hướng dẫn cân đối hóa đơn đầu ra và đầu vào hợp lệ, hợp pháp
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet
Cân đối hóa đơn đầu vào, đầu ra là nghiệp vụ quan trọng đối với kế toán. Hóa đơn đầu vào, đầu ra có liên quan trực tiếp đến chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc cân đối thuế đầu ra – đầu vào sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí thuế trong phạm phi pháp luật cho phép. Dưới đây là một số hướng dẫn chi tiết.
1. Tại sao cần cân đối hóa đơn đầu vào – đầu ra?
Khi doanh nghiệp đi vào hoạt động sản xuất, kinh doanh thì việc mua nguyên liệu, vật tư, hàng hóa đầu vào và xuất bán thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ đầu ra sẽ được thể hiện qua hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra. Nhiệm vụ của kế toán là cần phải cân đối hóa đơn đầu vào, đầu ra sao cho hợp lý.
Việc cân đối hóa đơn đầu vào, đầu ra còn nhằm mục đích:
– Kiểm soát số thuế GTGT phải nộp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có ít chi phí đầu vào, xuất hóa đơn đầu ra nhiều thì cần phải cân đối giữa thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu ra để tránh phải nộp quá nhiều tiền thuế.
– Kiểm soát số thuế TNDN phải nộp, tránh tình trạng cuối kỳ mới cân đối dẫn tới thiếu sót chi phí.
– Kiểm soát chi phí về lương, ảnh hưởng đến thuế TNCN.
– Đặc biệt là nhằm mục đích cân đối hàng hóa trong kho:
+ Hóa đơn đầu vào nhiều, đầu ra ít: Tồn kho quá nhiều, có thể bị thanh tra về vấn đề xuất thiếu doanh thu, áp doanh thu để tính thuế, nộp bổ sung thuế GTGT và thuế TNDN.
+ Hóa đơn đầu vào ít, đầu ra nhiều: Có thể dẫn tới kho âm vì xuất hàng không có tồn kho. Lỗi này thường bị phạt nặng.
2. Hướng dẫn cân đối hóa đơn đầu vào – đầu ra
Cân đối thuế GTGT đầu vào – đầu ra thực chất là cân đối giữa doanh thu và chi phí để số thuế TNDN cuối năm phải nộp là ít nhất.
2.1. Cách xác định doanh thu
Bước 1: Căn cứ vào bút toán kết chuyển doanh thu cuối kỳ, kế toán hạch toán:
Nợ TK 511, 515, 711
Có TK 911
Bước 2: Để dự kiến xác định doanh thu của tháng tiếp theo, kế toán cần căn cứ vào:
- Kế hoạch xuất bán hàng hóa hàng ngày, hàng tháng của bộ phận bán hàng để xác định doanh thu tương đối phát sinh trong tháng.
- Hàng ngày, kế toán vào sổ tiêu thụ để cập nhật kịp thời doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh.
- Căn cứ vào lượng hàng hóa tiêu thụ của các tháng trước để ước tính lượng hàng tiêu thụ vào tháng sau.
Bước 3: Từ việc xác định doanh thu, kế toán sẽ dự kiến được số thuế GTGT đầu ra hàng tháng phát sinh.
Cách xác định chi phí
Bút toán kết chuyển chi phí cuối kỳ
Nợ TK 911
Có TK 632, 641, 642, 811, 821
Cụ thể, để xác định chi phí, kế toán cần:
– Ước tính các khoản chi phí phát sinh trong tháng.
– Xử lý các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp khi quyết toán thuế TNDN sẽ không bị loại trừ khi tính thuế.
– Xác định các khoản chi phí: Chi phí kế toán, chi phí thuế để không bị xuất toán khi cơ quan thuế kiểm tra.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được hạch toán bằng TK 156 đối với các doanh nghiệp thương mại, TK 621 đối với các doanh nghiệp sản xuất. Cụ thể như sau:
– Doanh nghiệp thương mại: Căn cứ vào lượng tiêu thụ hàng hóa hàng ngày để lên kế hoạch dự trữ hàng hóa. Từ đó, bộ phận kinh doanh có kế hoạch nhập hàng, trữ hàng cho các tháng tiếp theo.
– Doanh nghiệp sản xuất: Căn cứ vào tình hình sản xuất thực tế hàng tháng, lượng thành phẩm tiêu thụ để có kế hoạch mua nguyên vật liệu đầu vào. Đây là căn cứ xác định chi phí mua nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất, xác định số thuế được khấu trừ.
Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) và các khoản trích theo lương ( TK 338)
Về chi phí tiền lương, kế toán có thể tính được chi phí phát sinh tiền lương cho nhân viên hàng tháng, từ đó cân đối chi phí tiền lương trong doanh nghiệp.
Chi phí sản xuất chung (TK 627)
Chi phí sản xuất chung bao gồm:
- Chi phí thuê ngoài thường xuyên phát sinh hàng tháng: tiền điện, tiền nước, tiền thuê nhà,…
- Chi phí phân xưởng.
- Chi phí khấu hao tài khoản cố định.
- Chi phí trả trước.
- Chi phí phân bổ công cu, dụng cụ.
Chi phí bán hàng (TK 641)
Chi phí bán hàng gồm chi phí vận chuyển hàng hóa, chi phí hoa hồng,…
Chi phí quản lý chung (TK 642): Các khoản chi phí phát sinh chung cho doanh nghiệp
Cân đối hóa đơn đầu vào – đầu ra là hình thức lập kế hoạch hiệu quả nhằm tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong đó, kế toán cần có nghiệp vụ vững vàng để xác định doanh thu, chi phí chính xác.