HỒ SƠ BÁO TĂNG BHXH: HỒ SƠ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN NHƯ THẾ NÀO?
Thủ tục báo tăng BHXH: Hồ sơ, trình tự thực hiện thế nào?
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet
Khi doanh nghiệp phát sinh thêm lao động thì phải thực hiện báo tăng bảo hiểm xã hội (BHXH) với cơ quan bảo hiểm có thẩm quyền. Vậy hồ sơ, thủ tục báo tăng BHXH thực hiện thế nào?
Trường hợp nào doanh nghiệp phải báo tăng BHXH?
Hiện nay, không có định nghĩa cụ thể về trường hợp báo tăng BHXH mà khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 chỉ quy định như sau:
Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.
Căn cứ quy định này, khi doanh nghiệp có thêm người lao động tương đương với tăng số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp… đồng nghĩa doanh nghiệp sẽ có thay đổi về thông tin của người lao động khi tham gia BHXH và phải làm thủ tục thông báo với cơ quan bảo hiểm. Trường hợp này thường được gọi là báo tăng BHXH.
Có thể kể đến các trường hợp sau:
– Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động mới với người lao động.
– Người lao động nghỉ ốm, hết thời hạn nghỉ thai sản, xin nghỉ không lương dài hạn… đi làm lại.
– Người lao động hết thời hạn được tạm ngừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất…
Thủ tục báo tăng BHXH doanh nghiệp cần biết
Thời hạn báo tăng BHXH là khi nào?
Điểm a khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 nêu rõ:
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội;
Căn cứ quy định này, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc tuyển dụng, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản, nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH và thực hiện điều chỉnh với cơ quan BHXH.
Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị
Để báo tăng BHXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ nêu tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 gồm:
Người lao động phải nộp: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). Nếu người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).
Doanh nghiệp phải chuẩn bị:
– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS).
– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)
Số lượng hồ sơ 01 bộ.
Cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh
Theo Quyết định số 222/QĐ-BHXH ngày 25/02/2021, cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh thông tin tăng số người lao động đóng BHXH là cơ quan BHXH cấp tỉnh, BHXH cấp huyện nơi đóng BHXH.
Đối tượng thực hiện là đơn vị sử dụng lao động.
Hình thức nộp hồ sơ
Cũng tại Quyết định 222 nêu trên, đơn vị sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ bằng cách:
– Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp;
– Gửi qua đường bưu điện;
– Gửi hồ sơ thông qua giao dịch điện tử tại Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
Thời gian giải quyết
Kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ thì thời gian giải quyết được quy định như sau:
– Cấp sổ BHXH mới: Không quá 05 ngày làm việc.
– Nếu báo tăng chậm: Không quá 10 ngày làm việc.
– Điều chỉnh tăng tiền lương đóng BHXH: Không quá 03 ngày làm việc.
Những quy định này được nêu cụ thể tại Quyết định 222.
Nếu chậm báo tăng, doanh nghiệp bị phạt thế nào?
Trả lời:
Theo khoản 3 Điều 122 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động chậm đóng BHXH từ 30 ngày trở lên thì:
– Phải đóng đủ số tiền chưa đóng, chậm đóng;
– Bị xử lý theo quy định của pháp luật;
– Phải nộp số tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng.
Đặc biệt, nếu không thực hiện thì người sử dụng lao động sẽ bị trích số tiền chưa đóng, chậm đóng và lãi của số tiền này từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động tại ngân hàng, kho bạc Nhà nước vào tài khoản của cơ quan BHXH.
Đồng thời, theo điểm a khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ phạt tiền từ 24% – 30% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 150 triệu đồng nếu:
– Chậm đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.
– Đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp không đúng mức quy định mà không phải là trốn đóng.
– Đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà không phải là trốn đóng.
Lưu ý: Đây là mức phạt với doanh nghiệp vi phạm. Nếu chủ sử dụng lao động là cá nhân thì sẽ bị phạt tiền từ 12% – 15% (không quá 75 triệu đồng) trên tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính.