Không bắt buộc ghi chép giao dịch bằng sổ giấy đối với hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có thể lựa chọn lưu trữ hóa đơn, chứng từ và sổ kế toán dưới dạng điện tử, thay vì phải ghi chép thủ công trên sổ giấy. Bộ Tài chính cũng khẳng định việc thực hiện chế độ kế toán không phải là một thủ tục hành chính mới do cơ quan thuế đặt ra.

Bộ Tài chính vừa có thông tin làm rõ một số vấn đề nhận được sự quan tâm của dư luận và báo chí trong tháng 7-2026, trong đó đáng chú ý là những phản ánh liên quan đến việc ghi chép sổ mua hàng, bán hàng của hộ kinh doanh.

Thời gian qua, nhiều hộ kinh doanh kiến nghị xem xét bỏ yêu cầu ghi chép sổ mua, bán hàng theo mẫu. Theo các ý kiến này, phần lớn giao dịch kinh doanh đã được thể hiện trên hóa đơn điện tử hoặc được cập nhật thông qua phần mềm quản lý bán hàng, nên việc tiếp tục lập sổ có thể làm phát sinh thêm công việc.

Một số hộ kinh doanh cũng phản ánh rằng dù đã thực hiện kê khai thuế bằng phương thức điện tử, họ vẫn phải tự lập danh mục hàng hóa theo cách thủ công, gây mất thời gian và làm tăng áp lực trong quá trình tuân thủ quy định về thuế, kế toán.

Hộ kinh doanh vẫn phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng

Giải đáp những phản ánh trên, Cục Thuế cho biết hộ kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định tại Nghị định số 141/2026/NĐ-CP và Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử được xác định là chứng từ hợp pháp ghi nhận hoạt động mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đây cũng là một trong những căn cứ quan trọng để xác định doanh thu, nghĩa vụ thuế và chứng minh giao dịch giữa bên bán với người mua.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh, nâng cao tính công khai, minh bạch và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người tiêu dùng.

Tuy nhiên, cơ quan thuế lưu ý hóa đơn điện tử không thay thế hoàn toàn chế độ kế toán. Bên cạnh việc xuất hóa đơn theo quy định, hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện việc ghi chép, tổng hợp thông tin kế toán theo hướng dẫn tại Thông tư số 152/2025/TT-BTC.

Bộ Tài chính khẳng định đây là yêu cầu thuộc chế độ kế toán áp dụng đối với hộ kinh doanh, không phải thủ tục hành chính mới được cơ quan thuế bổ sung.

Không bắt buộc hộ kinh doanh sử dụng sổ kế toán bằng giấy

Theo Cục Thuế, mục đích của việc lập sổ kế toán là tổng hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động. Thông tin trên sổ giúp hộ kinh doanh theo dõi doanh thu, chi phí, hàng hóa và phục vụ việc kê khai nghĩa vụ thuế.

Sổ kế toán cũng là căn cứ để hộ kinh doanh giải trình số liệu khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, hộ kinh doanh không bắt buộc phải ghi chép giao dịch bằng sổ giấy. Người nộp thuế được quyền lựa chọn lưu trữ hóa đơn, chứng từ và sổ kế toán dưới dạng điện tử hoặc bản giấy, tùy theo điều kiện và phương thức quản lý của từng cơ sở kinh doanh.

Như vậy, hộ kinh doanh đang sử dụng phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán có thể ghi nhận, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu trên phương tiện điện tử. Việc này giúp hạn chế thao tác thủ công, giảm nguy cơ sai sót và thuận tiện hơn khi cần tra cứu thông tin.

Theo Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử và sổ kế toán có vai trò khác nhau. Hóa đơn phản ánh từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong khi sổ kế toán có nhiệm vụ tổng hợp và hệ thống hóa toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định.

Hai loại dữ liệu này không thay thế nhau mà có tính chất bổ trợ, giúp hộ kinh doanh quản lý hoạt động, xác định doanh thu, chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế minh bạch hơn.

Đẩy mạnh số hóa hoạt động kế toán của hộ kinh doanh

Trong thời gian tới, cơ quan thuế sẽ tiếp tục hoàn thiện các giải pháp hỗ trợ người nộp thuế trong quá trình lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.

Cơ quan quản lý cũng sẽ tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, đồng thời phối hợp với các đơn vị cung cấp phần mềm để phát triển giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp với hệ thống quản lý bán hàng.

Đọc thêm: Hộ kinh doanh trên sàn thương mại điện tử phải xuất hóa đơn khi doanh thu vượt 1 tỷ đồng

Việc liên thông dữ liệu giữa phần mềm bán hàng, hóa đơn điện tử và sổ kế toán được kỳ vọng sẽ giúp hộ kinh doanh giảm khối lượng nhập liệu, hạn chế tình trạng phải lập lại danh mục hàng hóa bằng phương thức thủ công.

Về lâu dài, các giải pháp số hóa sẽ từng bước thay thế phương thức ghi chép truyền thống, qua đó giảm chi phí tuân thủ, hỗ trợ hộ kinh doanh quản lý doanh thu, chi phí hiệu quả hơn và nâng cao chất lượng quản lý thuế.

Bộ Tài chính cho rằng việc thực hiện đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử và chế độ kế toán không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu của pháp luật mà còn giúp hộ kinh doanh kiểm soát hoạt động tài chính, chứng minh nguồn gốc giao dịch và hạn chế rủi ro khi phát sinh kiểm tra, đối chiếu số liệu.