Doanh nghiệp phải kê khai thuế TNCN cho nhân viên thế nào?

Khi người lao động làm việc tại các doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ tiến hành kê khai thuế TNCN cho nhân viên và nhân viên phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế TNCN theo quy định pháp luật. Vậy doanh nghiệp phải kê khai thuế TNCN cho nhân viên thế nào?

1. Doanh nghiệp phải khai thuế TNCN cho nhân viên thế nào?

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam đều phải thực hiện việc kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tháng.

Tuy nhiên, trường hợp doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện để được kê khai thuế giá trị gia tăng theo quy thì doanh nghiệp đó được lựa chọn khai thuế TNCN theo quý.

Cụ thể đối tượng được khai thuế TNCN theo quý theo quy định tại Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP gồm có:

– Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước liền kề không quá 50 tỷ đồng; và

– Doanh nghiệp mới thành lập, sau khi đã đủ 12 tháng hoạt động kinh doanh thì năm dương lịch liền kề tiếp theo doanh nghiệp đó sẽ được dựa vào mức doanh thu của năm trước để thực hiện kê khai thuế theo tháng hoặc quý.

Đối với trường hợp kê khai thuế TNCN theo tháng: Trong tháng có hoạt động phát sinh thuế như thế nào thì doanh nghiệp kê khai thuế như vậy.

Ví dụ: Tháng 3/2024 doanh nghiệp trả lương cho 05 nhân viên thì tính thuế rồi thực hiện kê khai thuế cho cả 5 nhân viên đó vào kỳ kê khai thuế tháng 3/2024.

Đối với trường hợp kê khai thuế TNCN theo quý: Dựa theo nội dung được hướng dẫn tại Công văn 78393/VT-TTHT ngày 04/12/2017 của Cục Thuế Tp.Hà Nội thì doanh nghiệp khai thuế TNCN hàng quý mà người lao động đều thuộc diện khấu trừ thuế TNCN theo biểu luỹ tiến thì thuế TNCN của quý bằng tổng số thuế TNCN đã được khấu trừ theo biểu luỹ tiến của mỗi tháng cộng lại.

Ví dụ: Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý, được phép kê khai thuế TNCN theo quý có phát sinh các tháng như sau:

– Tháng 01 có 03 người lao động phải nộp thuế TNCN, số tiền phải nộp: 1,0 triệu đồng.

– Tháng 02 có 04 lao động phải nộp thuế TNCN, số tiền phải nộp: 1,2 triệu đồng.

– Tháng 3 có 05 lao động phải nộp thuế TNCN, số tiền phải nộp: 1,5 triệu đồng.

Như vậy, trong quý 1 thuế TNCN mà doanh nghiệp phải nộp là: 3,7 triệu đồng.

Lưu ý: Trường hợp kê khai thuế TNCN theo quý thì doanh nghiệp không được chia bình quân ra các tháng mà phải tiến hành kê khai từng tháng và cộng lại để tính tổng thuế TNCN của quý.

2. Hồ sơ doanh nghiệp khai thuế TNCN theo tháng/quý thế nào?

Theo Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế được ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tuỳ từng trường hợp mà doanh nghiệp thực hiện khai thuế TNCN cho nhân viên theo tháng/quý cụ thể như sau:

– Đối với doanh nghiệp chi trả thu nhập khấu trừ thuế đối với các khoản tiền công, tiền lương, hồ sơ gồm có:

• Tờ khai khấu trừ thuế TNCN theo mẫu 05/KK-TNCN của Phụ lục I được ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

• Phụ lục bảng xác định số thuế TNCN phải nộp cho các địa phương hưởng nguồn thu, áp dụng mẫu 05-1/PBT-KK-TNCN của Phụ lục I được ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP (áp dụng đối với người lao động làm việc tại các đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh ở tính khác với nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp).

– Đối với doanh nghiệp chi trả thu nhập khấu trừ thuế đối với khoản thu nhập có được từ việc đầu tư vốn, bản quyền, chuyển nhượng chứng khoán, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng,… hồ sơ gồm có:

• Tờ khai khấu trừ thuế TNCN theo mẫu 06/TNCN của Phụ lục I được ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

  • Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân có phát sinh thu nhập trong năm tính thuế, áp dụng mẫu 06-1/BK-TNCN (kê khai vào hồ sơ khai thuế tháng/quý cuối cùng của năm tính thuế); riêng trường hợp doanh nghiệp chi trả thu nhập từ việc khấu trừ thuế đối với thu nhập có được từ trúng thưởng xổ số thì áp dụng mẫu 05-1/PBT-KK-TNCN của Phụ lục I được ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

  – Đối với doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế cho cá nhân trực tiếp ký hợp đồng đại ký bán hàng đa cấp thì hồ sơ gồm có:

  • Tờ khai khấu trừ thuế TNCN theo mẫu 01/XSBHĐC của Phụ lục I được ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP (áp dụng cho doanh nghiệp bán hàng đa cấp trả tiền hoa hồng cho các cá nhân trực tiếp ký hợp đồng đại lý bán đúng giá).

  • Phụ lục bảng kê cụ thể cá nhân có phát sinh doanh thu từ đại ký bán hàng đa cấp, áp dụng mẫu 01-1/BK-XSBHĐC (kê khai vào hồ sơ khai thuế tháng/quý cuối cùng của năm tính thuế).

3. Có phải nộp tờ khai thuế TNCN khi không phát sinh khấu trừ thuế?

Theo quy định tại điểm e khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP người khai thuế TNCN là tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập mà trong tháng/quý không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không cần phải nộp hồ sơ khai thuế TNCN.

Căn cứ theo khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khấu trừ thuế được hiểu là việc tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập tính trừ đi số thuế TNCN mà người nộp thuế phải nộp trước khi chi trả thu nhập.

Tại Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế được ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định hồ sơ khai thuế theo tháng/quý của tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập khấu trừ thuế đối với các khoản tiền lương và tiền công, trong đó có Tờ khai thuế TNCN (áp dụng với tổ chức/cá nhân chi trả các khoản thu nhập từ tiền lương và tiền công) theo mẫu số 05/KK-TNCN.

Từ các quy định trên, có thể hiểu rằng:

– Trong tháng/quý nào có phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì phải thực hiện nộp tờ khai thuế TNCN, tháng/quý nào không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không cần nộp tờ khai này.

– Tháng/quý nào mà không chi trả thu nhập thì không cần phải nộp tờ khai. Trường hợp có chi trả thu nhập mà không có phát sinh thuế TNCN thì cũng không cần phải nộp tờ khai thuế TNCN.

Như vậy, trường hợp  không phát sinh khấu trừ thuế thì không phải nộp tờ khai thuế TNCN.