DO BẠN HAY DO SẾP KHI CÔNG VIỆC CỨ PHẢI “LÀM LẠI TỪ ĐẦU”?
Do bạn hay do sếp khi công việc cứ phải “làm lại từ đầu”?
Sau nhiều tuần dốc hết thời gian và sức lực vào dự án mới, bạn bàn giao nó với một chút cảm giác chiến thắng. Chỉ phút chốc sau, bạn thấy quản lý nhóm trực tiếp nhanh chóng tiến về phía mình. Bạn có thể sẽ nhủ thầm, “không nhất thiết phải khen ngợi mình liền vậy đâu, nhưng tốt thôi!” Mà rồi, chuyện gì thực sự đã xảy ra nhỉ? Sếp ngồi xuống và bảo rằng bạn phải quay lại phần phác thảo ý tưởng. Liệu có điều gì nhầm lẫn đang xảy ra không?
Dưới đây là hai câu quan trọng bạn có thể hỏi để tìm hiểu điều gì đã xảy ra và ngăn chuyện tương tự lặp lại nhiều lần trong tương lai.
“Có phải chúng ta đã thay đổi mục tiêu chính?”
Việc ưu tiên nhất của bạn lúc này chính là tìm hiểu xem có những sự cân nhắc lại hay xem xét mới nào không. Mặc dù sẽ khó chịu ít nhiều khi phải bắt đầu lại, nhưng nếu đã có quyết định cắt giảm ngân sách hay khách hàng vừa cập nhật hướng đi mới thì câu hỏi này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mình đã nắm rõ và đầy đủ những gì cần thiết để điều chỉnh công việc. Nó còn giúp bạn trấn an bản thân rằng “tôi đã lắng nghe sếp một cách chính xác ngay từ lần đầu tiên”, điều này thực sự ý nghĩa về hiệu quả giao tiếp đồng thời bảo vệ lòng tự trọng cho bạn. Thêm vào đó, hành động này còn là cú huých nhẹ nhàng khiến sếp lưu tâm hơn đến việc giữ bạn có mặt trong các buổi họp hoặc chuỗi email liên quan hết mức có thể.
Ngược lại, nếu xác định là toàn bộ thông tin đều như cũ từ đối tượng khách hàng, mục tiêu cho đến số liệu, hãy nhận thức rằng bạn và sếp đã ở quá xa nhau, gần như không chung đường. Đầu tiên phải xoá ngay tình trạng sai sót này nhằm tránh mắc sai lầm tương tự. Lần này, thay vì tham khảo các gợi ý của sếp, hãy bám sát mọi yêu cầu chi tiết. Ghi chú rõ từng câu từng chữ. Và bất cứ khi nào có điều kiện trò chuyện, hãy hỏi để được sếp giải thích hoặc tư vấn. Sếp của bạn có những kỳ vọng cụ thể, bạn sẽ khiến công việc của cả hai trở nên dễ dàng hơn khi chủ động làm rõ phần việc mình được phân công .
“Tôi có thể làm gì để kết quả lần này thành công như mong đợi?”
Trước hết, cần ghi nhớ, giọng điệu khi bạn nói câu này là mấu chốt. Việc thảo luận và bày tỏ sự chân thành sẽ tốt hơn rất nhiều so với việc lên cao giọng hoặc tỏ ra gay gắt khi sắp phải làm lại mọi thứ từ đầu.
Mục tiêu của bạn chính là nhận diện vấn đề và hướng đến những mặt cần cải thiện chứ không phải là làm nổ ra một cuộc tranh luận vì bất đồng ý kiến với sếp . Bạn sẽ không phải tốn nguồn lực làm lại những thứ đã hoạt động tốt, trong khi đó, câu trả lời sẽ cung cấp cho bạn đủ thông tin và chỉ dẫn để sửa đổi và hoàn thành công việc đúng kỳ vọng của sếp.
Câu hỏi này dẫn dắt cuộc trò chuyện theo hướng giải quyết dứt điểm những gì sếp cho là thiếu sót hoặc sai lầm. Đôi khi, nó tạo ra cơ hội để bạn giải thích lý do vì sao quá sáng tạo/mạo hiểm, hoặc khéo léo thảo luận về những điều chưa nhất quán trong yêu cầu của sếp. Bằng cách nào đó, việc này sẽ giúp bạn và sếp trở lại cùng nhịp điệu và hướng đến mục tiêu thống nhất.
Chúng ta vẫn không ngừng cố gắng để giành lại vài giây phút quý báu từ danh sách việc-phải-làm mỗi ngày. Cho nên, về cơ bản, yêu cầu phải sửa chữa một công việc đã hoàn thành chính là điều khó chịu nhất. Đón nhận cảm giác khi biết công sức “đổ sông đổ biển” không dễ dàng, bạn không vui vì mình phải dành gấp đôi thời gian cho một nhiệm vụ. Nhưng dù muốn dù không, nếu đã rơi vào trường hợp đó thì bạn nên chấp nhận nó với tinh thần tích cực nhất.