ĐỊNH DẠNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Định dạng hóa đơn điện tử

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

Định dạng hóa đơn điện tử là một khái niệm còn khá mới mẻ đối với nhiều kế toán và doanh nghiệp. Tuy nhiên đây cũng là một trong những chỉ tiêu để xét tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn điện tử. Vậy một câu hỏi đặt ra là định dạng hóa đơn điện tử như thế nào?

1. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
•    Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
•    Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

2. Định dạng hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).”
Như vậy, những tiêu chuẩn về mặt kỹ thuật như kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu, thông tin truyền và nhận, lưu trữ, hiển thị hóa đơn điện tử được gọi là định dạng hóa đơn điện tử

3. Thành phần của định dạng hóa đơn điện tử
Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:
–    Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
–    Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.

4. Yêu cầu về kết nối
Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:
–    Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
–    Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
–    Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

5. Yêu cầu về làm rõ nội dung của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2022.

Theo Thuvienphapluat