ĐIỀU KIỆN, THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều kiện, thủ tục thành lập văn phòng công chứng

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

Chắc hẳn trong cuộc sống thường ngày chúng ta đã từng không ít lần nghe nhắc tới cụm danh từ “văn phòng công chứng”. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản. Hiện nay, nhu cầu về việc công chứng tăng dẫn đến sự thành lập của nhiều văn phòng công chứng tư nhân. Vậy một văn phòng công chứng tư nhân cần có những yêu cầu, điều kiện gì và trình tự, thủ tục thành lập như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc có thể giải đáp các vấn đề trên

1. Văn phòng công chứng là gì?

Khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định:

1. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.

Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

Theo đó, văn phòng công chứng (VPCC) hoạt động dưới loại hình công ty hợp danh, tuy nhiên văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn, chỉ có công chứng viên mới có thể đứng ra thành lập văn phòng công chứng tư nhân. Văn phòng công chứng phải có ít nhất hai thành viên sáng lập. Các thành viên này chịu trách nhiệm với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bằng toàn bộ tài sản của mình.

Điều kiện về tên gọi

Khoản 3 Điều 22 Luật công chứng 2014 quy định về tên gọi VPCC như sau:

Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng

Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định về điều kiện trụ sở văn phòng công chứng như sau:

• Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
• Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.

Điều kiện về con dấu

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Khoản 5 Điều 22 Luật công chứng 2014 quy định về con dấu VPCC như sau

Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

2. Thủ tục thành lập văn phòng công chứng

Hồ sơ:

Khoản 1 Điều 23 Luật Công chứng 2014 quy định Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm:

• Đơn đề nghị thành lập
• Đề án thành lập Văn phòng công chứng,
• Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

Lưu ý: Đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng phải nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;

Nơi nộp hồ sơ:

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Thời hạn giải quyết:

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

3. Thủ tục đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp

Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).

Hồ sơ đăng ký hoạt động

• Đơn đăng ký hoạt động,
• Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập
• Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

Nơi nộp hồ sơ:

Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Thời hạn giải quyết

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

Theo Thuvienphapluat