CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG ĐƯỢC TỔ CHỨC NHƯ THẾ NÀO?

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là gì?

Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan tập hợp tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết trong công ty. Mọi vấn đề trong công ty đều phải được Đại hội đồng biểu quyết hoặc thông qua.

Theo Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, ĐHĐCĐ họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, ĐHĐCĐ có thể họp bất thường. Một cuộc họp ĐHĐCĐ sẽ có những đặc điểm chính như sau:

Tiêu chí	Nội dung
Điều kiện tổ chức cuộc họp	Cuộc họp ĐHĐCĐ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Trường hợp cuộc họp thứ nhất không đủ điều kiện thì theo khoản 2, 3 Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020 giải quyết như sau: – Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp ĐHĐCĐ lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. – Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp ĐHĐCĐ lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.”
Địa điểm	Địa điểm họp ĐHĐCĐ được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
Thành phần tham dự	Tất cả cổ đông của công ty
Thời gian	Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính
Nội dung cuộc họp	Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây: – Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty; – Báo cáo tài chính hằng năm; – Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị; – Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; – Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên; – Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại; – Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

Trình tự tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ

Việc lên kế hoạch và tổ chức do Người triệu tập họp ĐHĐCĐ thực hiện. Một cuộc họp ĐHĐCĐ sẽ được tiến hành theo trình tự sau sau:

Bước 1: Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp

Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp ĐHĐCĐ nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.

Bước 2: Chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp

Ngừoi triệu tập ĐHĐCĐ sẽ chuẩn bị nội dung cuộc họp. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật Doanh nghiệp 2020 có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp ĐHĐCĐ. Kiến nghị phải bằng văn bản và được gửi đến công ty chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác

Bước 3: Mời họp ĐHĐCĐ

Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn

Bước 4: Đăng ký cổ đông dự họp

Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức sau:

– Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

– Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;

– Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

– Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;

– Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

Bước 5: Khai mạc và tiến hành bầu chủ toạ, thư ký và ban kiểm phiếu

Bước 6: Tiến hành cuộc họp

Như vậy, cuộc họp ĐHĐCĐ được tổ chức thường niên mỗi năm một lần, ngoài ra còn có cuộc họp bất thường.

Theo Luatvietnam