Ngoài việc báo tăng lao động khi phát sinh thêm người lao động trong doanh nghiệp, khi doanh nghiệp giảm số người lao động thì doanh nghiệp cũng phải thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH) theo thủ tục dưới đây.
1. Báo giảm BHXH trong trường hợp nào?
Khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 nêu rõ:
Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.
Theo đó, khi doanh nghiệp có biến động tăng hoặc giảm số người lao động thì phải làm thủ tục thông báo cho cơ quan BHXH biết về sự thay đổi thông tin tham gia BHXH của người lao động trong doanh nghiệp mình.
Có thể kể đến một số trường hợp giảm người lao động trong doanh nghiệp gồm:
– Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động do nghỉ việc.
– Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày hoặc xin nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
– Người lao động xin tạm hoãn hợp đồng hoặc được doanh nghiệp tạm hoãn hợp đồng do tình hình dịch bệnh hoặc do doanh nghiệp khó khăn…
Như vậy, có thể thấy, chỉ khi doanh nghiệp có sự giảm bớt người lao động đóng BHXH thì doanh nghiệp cần thiết phải thông báo cho cơ quan BHXH biết về thông tin này.
Bởi một trong những trách nhiệm của người tham gia bảo hiểm xã hội được quy định tại tiết a điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595 năm 2017 như sau:
Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
2. Hồ sơ báo giảm BHXH gồm những gì?
Tại khoản 2 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội, hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân của người lao động tham gia BHXH gồm:
– Tờ khai điều chỉnh thông tin cá nhân.
– Sổ BHXH.
– Các giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh thông tin cá nhân (bản sao).
Trong đó, để hướng dẫn cụ thể hồ sơ cần phải nộp khi báo giảm BHXH, Điều 23 Quyết định 595 quy định thành phần hồ sơ gồm:
– Về phía người lao động: Tờ khai mẫu số TK1-TS về việc tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT); giấy tờ chứng minh người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có).
– Về phía doanh nghiệp: Tờ khai mẫu TK3-TS về việc đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT; danh sách người lao động tham gia BHXH theo mẫu D02-TS; bảng kê thông tin mẫu số D01-TS.
3. Nộp hồ sơ báo giảm bằng hình thức nào?
Công ty có thể nộp hồ sơ báo giảm BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp huyện hoặc cấp tỉnh nơi công ty có trụ sở hoặc qua bưu điện hoặc đăng ký trực tuyến.
Tuy nhiên, hiện nay, với sự phát triển của môi trường mạng, để giảm thủ tục hành chính, công ty có thể nộp hồ sơ báo giảm BHXH bằng phần mềm thông qua trang web https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản, tải phần mềm, kê khai và xuất file, dùng chữ ký số để ký rồi nộp cho cơ quan BHXH.
Theo Điều 99 Luật BHXH 2014, thời gian giải quyết hồ sơ báo giảm là 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được đủ hồ sơ.
4. Báo giảm chậm, doanh nghiệp bị phạt thế nào?
Cũng tại tiết a điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595 năm 2017, nếu công ty lập danh sách báo giảm chậm thì phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
Do đó, để tránh bị mất tiền do báo giảm chậm, ngay khi công ty có sự thay đổi về nhân sự, ở đây là giảm số lượng người lao động, công ty cần phải thực hiện thủ tục báo giảm BHXH ngay để hồ sơ được giải quyết sớm.
Đáng chú ý, công ty sẽ bị coi là báo giảm chậm khi sau ngày cuối cùng của tháng công ty mới thực hiện thủ tục báo giảm BHXH bởi ngay sau khi giảm số lượng lao động, công ty cần lập danh sách báo giảm ngay trong tháng đó.
Bởi vậy, để không phải đóng số tiền phát sinh do báo giảm chậm, đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau từ ngày 28 của tháng trước.
Ví dụ: Khi người lao động thôi việc tại công ty vào ngày 28/7/2021, công ty báo giảm vào ngày 01/8/2021 thì phải đóng BHYT hết tháng 8/2021, không đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp tháng 8/2021. Do đó, công ty phải báo ngay vào ngày 28 hoặc 29 của tháng 7/2021.
Trên đây là quy định về thủ tục báo giảm BHXH các công ty cần nhớ kỹ để tránh mất tiền oan.