CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP GỒM NHỮNG GÌ?
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet
Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để vận hành các hoạt động của mình, có liên quan đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp chứ không tách riêng được cho từng hoạt động cụ thể.
I. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để vận hành các hoạt động của mình, có liên quan đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp chứ không tách riêng được cho từng hoạt động cụ thể.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm:
Các chi phí về lương nhân viên doanh nghiệp như
Tiền lương,
Tiền công,
Các khoản phụ cấp,
Bảo hiểm xã hội,
Bảo hiểm y tế,
Kinh phí công đoàn,
Bảo hiểm thất nghiệp
Các chi phí về tài sản doanh nghiệp như
Chi phí vật liệu văn phòng,
Công cụ lao động,
Khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp,
Tiền thuê đất,
Thuế môn bài,
Bảo hiểm tài sản, cháy nổ
Chi phí khác
Khoản lập dự phòng phải thu khó đòi.
Dịch vụ thuê ngoài: điện, nước, điện thoại, fax,…
Phí quản lý doanh nghiệp là một nhân tố cấu thành quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà quản trị cần phải quản lý tốt chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình.
II. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những khoản nào?
Trong kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được hạch toán thông qua tài khoản kế toán 642. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: là toàn bộ các chi phí phải trả cho nhân sự quản lý doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội,… được hạch toán thông qua tài khoản 6421.
- Chi phí vật liệu quản lý: là các khoản chi cho vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp: văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ,… được hạch toán thông qua tài khoản 6422.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí chi cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng, được hạch toán thông qua tài khoản 6423
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: là khoản khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc, máy móc thiết bị quản lý, vật kiến trúc,… được hạch toán thông qua tài khoản 6424
- Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí, lệ phí khác,… được hạch toán thông qua tài khoản 6425
- Chi phí dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được hạch toán thông qua tài khoản 6426
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp: tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ,… được hạch toán thông qua tài khoản 6427.
- Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe,… được hạch toán thông qua tài khoản 6428.
III. Hạch toán tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi:
| Nợ TK 642 (6421) | Có các TK 334, 338. |
2. Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,. . ., ghi:
| Nợ TK 642 (6422) | Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu |
| Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu được khấu trừ) | Có các TK 111, 112, 142, 224, 331,. . . |
3. Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
| Nợ TK 642 (6423) | Có TK 153 – Công cụ. dụng cụ |
| Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) | Có các TK 111, 112, 331,. . . |
4. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà sửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,. . ., ghi:
| Nợ TK 642 (6424) | Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ. |
5. Thuế môn bài, tiền thuê đất,. .. phải nộp Nhà nước, ghi :
| Nợ TK 642 (6425) | Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. |
6. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
| Nợ TK 642 (6425) | Có các TK 111, 112,. . . |
7. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:
| Nợ TK 642 (6426) | Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi. |
8. Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:
| Nợ TK 642 (6427) | Có TK các TK 111, 112, 331, 335,. . . |
| Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có) |
9. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí khác, ghi:
| Nợ TK 642 (6428) | Có các TK 111, 112, 331, 335,. . . |
| Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ thuê) |
10. Định kỳ, tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp số phải nộp cấp trên để cấp trên lập quỹ quản lý, ghi:
| Nợ TK 642 | Có TK 336 – Phải trả nội bộ |
| Có các TK 111, 112 (Nếu nộp tiền ngay cho cấp trên). |
11. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
| Nợ TK 642 | Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332). |
12. Khi trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, ghi:
| Nợ TK 642 | Có TK 351 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. |
13. Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ tiêu dùng nội bộ sử dụng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp:
– Nếu sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì không phải tính thuế GTGT, ghi:
| Nợ TK 642 (6422, 6423, 6427, 6428) | Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá xuất tiêu dùng nội bộ). |
– Nếu sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì số thuế GTGT phải nộp cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
| Nợ TK 642 (6422, 6423, 6427, 6428) | Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331). |
| Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng xuất tiêu dùng nội bộ). |
14. Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng phải thu khó đòi cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, ghi:
| Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi | Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426). |
15. Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (Trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá), ghi:
| Nợ TK 642 | Có TK 352 – Dự phòng phải trả. |
– Cuối kỳ kế toán năm, hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ, đơn vị phải tính, xác định số dự phòng phải trả cần lập về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả về hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác:
+ Trường hợp dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch, ghi:
| Nợ TK 642 | Có TK 352 – Dự phòng phải trả. |
+ Trường hợp dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
| Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả | Có TK 642 |
16. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
| Nợ các TK 111, 112,. . . | Có TK 642 |
17. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:
| Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh | Có TK 642 |
IV. Phương pháp quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả
Để quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả, anh chị có thể lựa chọn cách thức quản lý doanh nghiệp bằng phương pháp thủ công hoặc quản lý bằng phần mềm.
Quản lý chi phí theo phương pháp thủ công
Thường khi sử dụng phương pháp thủ công doanh nghiệp thường mất thời gian trong việc tổng hợp và lưu trữ thông tin một cách khoa học và thống nhất trên một cơ sở dữ liệu chung. Với phương pháp lưu trữ và tra cứu này thường sẽ xảy ra tình trạng thông tin bị rời rạc, riêng rẽ.
Thêm vào đó, phương pháp thủ công dễ gây ra sai sót do chứng từ, hóa đơn nhiều.
Để hạn chế những sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện công cụ cũ, nhiều doanh nghiệp đã chọn chuyển đổi từ công cụ cũ sang công cụ mới với công cụ mới kế toán hoàn toàn có thể dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ kế toán.
Quản lý chi phí theo phương pháp tự động
Lợi ích kể đến đầu tiên của việc áp dụng phần mềm vào quản lý chi phí doanh nghiệp tự động chính là việc tổng hợp và lưu trữ thông tin của doanh nghiệp một cách đồng bộ và thống nhất trên một cơ sở dữ liệu chung. Việc lưu trữ và tra cứu thông tin sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết, không còn mất thời gian hay giấy tờ thủ công.
Lợi ích này cũng khắc phục được tình trạng thông tin bị phân bổ rời rạc, riêng rẽ trên từng phần mềm riêng biệt, gây khó khăn trong quá trình tìm kiếm thông tin.
Với lợi ích về mặt tài chính – kế toán, phần mềm quản trị cung cấp các số liệu tài chính một cách tức thời và chính xác, cung cấp các báo cáo, biểu đồ phân tích tình hình tài chính, tình hình kinh doanh giúp lãnh đạo kịp thời đưa ra các quyết định điều hành phù hợp.
Với lợi ích về mặt nhân sự, phần mềm giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực khi hoạch định nguồn lực một cách tối ưu. Quy trình tuyển dụng, tiếp nhận, quản lý thông tin nhân viên,….đều được thực hiện theo đúng quy trình, không tốn thời gian, công sức của nhân viên nhân sự.
Với phần mềm quản trị, lãnh đạo có thể tức thời nắm được tình hình biến động nhân sự, kịp thời có chính sách quy hoạch, bổ nhiệm phù hợp.
Với lợi ích trong công tác bán hàng, phần mềm cung cấp các công cụ hỗ trợ quá trình bán hàng cả trước, trong và sau khi mua hàng.
Mọi thông tin về sản phẩm, tình hình giao dịch, số lượng hàng hóa bán ra hay các thông tin liên quan đến khách hàng (tên, tuổi, thông tin liên hệ, sản phẩm đã mua,….) đều được lưu trữ và quản lý chặt chẽ, phục vụ cho quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.
Với phần mềm quản trị, việc phân loại và tìm kiếm công việc được thực hiện dễ dàng. Quá trình giao – nhận việc giữa quản lý, nhân viên cũng được thực hiện một cách dễ dàng.
Người quản lý và nhân viên có thể báo cáo tiến độ, trao đổi, phản hồi về công việc thông qua các báo cáo nhanh một cách liên tục và kịp thời, tránh để bỏ lỡ những công việc quan trọng.
Không chỉ dừng lại ở đó, phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản, dụng cụ, kiểm soát hàng tồn kho cùng các lợi ích đi kèm trong việc truyền thông và xây dựng văn hóa doanh nghiệp, gắn kết nội bộ,…..