CÁCH VIẾT HÓA ĐƠN TRẢ LẠI HÀNG VÀ KÊ KHAI, HẠCH TOÁN
Cách viết hóa đơn trả lại hàng và kê khai, hạch toán
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet
Cách viết hóa đơn trả lại hàng, kê khai và hạch toán đối với hóa đơn trả lại như thế nào? Trong một số trường hợp, khi phát hiện hàng hóa kém chất lượng hoặc sai quy cách, chủng loại, khách hàng trả lại hàng thì kế toán của bên bán cần lập hóa đơn trả lại. Kế toán theo dõi các hướng dẫn dưới đây để biết cách lập và kê khai, hạch toán đối với hóa đơn trả lại hàng.
1. Cách viết hóa đơn trả lại hàng
Theo Điểm 2.8. Phục lục 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn và người mua nhận hàng nhưng sau đó phát hiện hàng hóa kém chất lượng hoặc sai quy cách, chủng loại,… thì trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa.
Trong đó, khi xuất hàng trả lại cho bên bán, người mua phải lập hóa đơn hàng trả lại. Trên hóa đơn trả lại hàng phải ghi: “Hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế (nếu có)”.
2. 3 trường hợp trả lại hàng doanh nghiệp cần lưu ý
Không phải trường hợp nào người mua cũng có đủ điều kiện lập hóa đơn trả lại. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý cách xử lý trong từng trường hợp như sau:
Trường hợp người mua không có hóa đơn
Căn cứ theo Công văn 3529/TCT-CS ngày 22/8/2014 của Tổng cục Thuế, trường hợp Công ty và khách hàng là cá nhân, có thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, trả lại tiền đã thanh toán theo tiến độ thì thủ tục về hóa đơn sẽ được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 2.8, Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Nghĩa là trường hợp này xử lý như sau: Lập biên bản trả lại hàng và biên bản thu hồi hóa đơn đã lập.
Trường hợp người mua là doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bán hàng
Theo Công văn 4122/TCT-CS ngày 19/11/2012 của Tổng cục Thuế, trường hợp hàng bán bị trả lại, khách hàng là đối tượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn mẫu 02/GTTT thì xử lý tương tự như trường hợp người mua là cá nhân, không sử dụng hóa đơn.
Trường hợp người mua là doanh nghiệp sử dụng hóa đơn GTGT
Trường hợp này khi xuất trả lại hàng cho người bán, người mua lập hóa đơn trả lại hàng và ghi rõ trên hóa đơn: “Hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế (nếu có)”.
3. Hướng dẫn cách kê khai hóa đơn trả lại hàng
Để kê khai hóa đơn trả lại của hàng hóa bên mua hoặc bên bán, kế toán cần xác định kỳ phát sinh của hóa đơn trả lại, lưu ý hóa đơn trả lại của kỳ nào thì kê khai vào kỳ đó.
Cách kê khai:
Bên mua: Khi xuất hóa đơn trả lại cần thực hiện kê khai âm hóa đơn đầu vào.
- Nếu làm bảng kê mua vào: Kê khai âm chỉ tiêu 23.
- Nếu không làm bảng kê mua vào thì kê khai âm ở chỉ tiêu 23 và giảm thuế GTGT đầu vào tại chỉ tiêu 24 và 25 trên tờ khai 01/GTGT.
Bên bán: Khi nhận hóa đơn trả lại hàng phải kê khai âm đầu ra:
- Nếu làm bảng kê bán ra: Kê khai âm ở bảng kê bán ra.
- Nếu không làm bảng kê bán ra thì kê khai âm tại chỉ tiêu 26 – 33 trên tờ khai 01/GTGT.
Nếu giao dịch bán hàng và trả lại hàng giữa hai bên đảm bảo đủ 2 điều kiện sau:
- Cùng xảy ra trong một kỳ kê khai.
- Trả lại toàn bộ số hàng đã mua trước đó.
=> Thì trong trường hợp này không cần phải kê khai cả hai hóa đơn: Hóa đơn mua/bán hàng và hóa đơn trả lại hàng.
Trên đây là hướng dẫn cách viết hóa đơn trả lại hàng và kê khai hóa đơn trả hàng. Kế toán căn cứ vào từng trường hợp để viết hóa đơn trả lại hàng và kê khai hóa đơn phù hợp.