6 LƯU Ý KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VẬN TẢI CẦN ĐẶC BIÊT QUAN TÂM

Hoạt động vận tải là một trong những nhóm ngành dịch vụ không thể thiếu trong xã hội hiện đại. Hoạt động này đã trở thành mô hình kinh doanh của rất nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp nói riêng cũng như là ngành mũi nhọn của các doanh nghiệp, tập đoàn lớn nói chung.

Các loại hình vận tải như: Vận tải đường thủy (vận tải đường biển, vận tải đường sông), vận tải đường bộ (ô tô, tàu điện, vận tải bằng phương tiện thô sơ khác…), vận tải đường sắt, vận tải đường hàng không, vận tải đường ống…

Với vai trò kế toán đã, đang hoặc sẽ làm việc trong lĩnh vực này, các bạn cần trau dồi, cập nhật các kiến thức cũng như kỹ năng cần thiết cho công việc.

1. Hợp đồng vận tải

Trong hoạt động kinh doanh nói chung cũng như hoạt động kinh doanh vận tải nói riêng thì hợp đồng kinh tế đóng vai trò vô cùng quan trọng. Kế toán doanh nghiệp vận tải phải hiểu, nắm rõ từng hợp đồng, các điều khoản của hợp đồng từ đó mới có thể quản lý doanh thu, chi phí và hạch toán kế toán từng hợp đồng chính xác nhất.

Ví dụ hoạt động vận tải đường biển thường có trường hợp: Doanh nghiệp mẹ ở nước ngoài và doanh nghiệp con ở Việt Nam. Doanh nghiệp con ở Việt Nam chịu trách nhiệm trung gian tính phí, hỗ trợ dịch vụ tại Việt Nam nhưng khi phát sinh hợp đồng thì chuyển cho doanh nghiệp mẹ ký. Vì vậy, kế toán tại Việt Nam phải dựa vào hợp đồng vận chuyển để nắm rõ số lượng container, chi phí vận chuyển cho 1 container…

Các quy định trong điều khoản hợp đồng vận tải phải rõ ràng trách nhiệm giữa doanh nghiệp vận tải và bên thuê vận tải khi hàng hóa hư hỏng các bên chịu bao nhiêu % chi phí tránh tình trạng phát sinh vấn đề liên quan đến kiện tụng pháp lý.

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hải quan cho khách hàng kế toán phải nắm được chi phí hải quan, chi phí lưu kho, lưu bãi, thời gian lưu kho, bãi và biểu phí tính cho khách hàng; các cảng biển khác nhau thì các chi phí cũng khác nhau nên phải hạch toán chênh lệch chi phí, chênh lệch tỷ giá… Đối với vận chuyển container thì ngày nào lên công phải kiểm tra được đơn hàng đi tới đâu, trạng thái thế nào, hệ thống quản lý hàng hóa qua từng giai đoạn ra sao, cảng nào nhập, cảng nào xuất…

• Lưu ý hợp đồng thuê phương tiện vận chuyển:

Trong trường hợp doanh nghiệp vận tải có thuê phương tiện vận chuyển để kinh doanh vận chuyển kế toán phải lưu ý hạch toán, có khả năng phát sinh 2 trường hợp khi ký hợp đồng thuê với bên cho thuê là cá nhân như sau:

+ Trường hợp 1: Doanh nghiệp đi thuê phương tiện không phải trả thuế TNCN cho bên cho thuê mà bên cho thuê sẽ tự trả.

+ Trường hợp 2: Doanh nghiệp đi thuê phương tiện phải trả thuế TNCN cho bên cho thuê

Chi phí thuê phương tiện vận tải trả trước cho nhiều kỳ được hạch toán vào tài khoản 242- Chi phí trả trước và được phân bổ hàng kỳ.

2. Quản trị chi phí giá thành, xác định kết quả lãi/lỗ từng hợp đồng 

Khi vận hành một doanh nghiệp vận tải, nhà quản lý cần biết thông tin lãi lỗ mỗi hợp đồng dịch vụ cung cấp để đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Kế toán doanh nghiệp vận tải muốn cung cấp được báo cáo này thì phải có được định mức tiêu hao nguyên liệu để tính giá thành. Định mức này kế toán sẽ phối hợp với bộ phận kỹ thuật để tính toán vì tùy vào quãng đường vận chuyển, loại phương tiện, dòng xe, hiện trạng cũ hay mới, cũng như phải tham khảo các doanh nghiệp vận tải khác và phân tích các yếu tố liên quan khác một cách chính xác và hợp lý…

Để tính giá thành, kế toán doanh nghiệp vận tải cần tập hợp đầy đủ chi phí và theo dõi riêng cho mỗi hợp đồng.

Khoản mục chi phí phát sinh riêng cho mỗi hợp đồng thì dễ dàng để ghi nhận và theo dõi. Tuy nhiên, các khoản mục chi phí chung thì tùy vào đặc thù mỗi doanh nghiệp nên chọn một tiêu thức để phân bổ cho hợp lý.

Hiện nay các phần mềm kế toán đều được viết để các doanh nghiệp có thể tính được hiệu quả của từng hợp đồng vận chuyển nhưng kế toán vận tải phải biết lập các báo cáo quản trị chi phí để so sánh, đối chiếu và phân tích từng hợp đồng của kỳ trước, kỳ thực hiện, kỳ sau, nêu ra các nguyên nhân chưa tiết kiệm chi phí, đề xuất các phương án giải quyết nhằm giúp lãnh đạo doanh nghiệp xem xét được bản chất của sự việc để ra các quyết định quản lý kịp thời, mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.

3. Các vấn đề kiểm soát của doanh nghiệp vận tải đối với các lái xe

Đặc trưng của doanh nghiệp vận tải là cung cấp dịch vụ vận chuyển cho khách hàng. Do đó một bộ phận không thể thiếu và trực tiếp tạo ra doanh thu là các phương tiện vận tải và đội ngũ tài xế.

Thứ nhất, kiểm soát về phương tiện vận tải và tiêu hao nhiên liệu

Có những doanh nghiệp đầu tư, mua sắm tài sản là các loại phương tiện để chuyên chở, có những doanh nghiệp lựa chọn cách thuê các loại phương tiện này. Bên cạnh đó, cũng có những doanh nghiệp kết hợp vừa sở hữu các phương tiện vận chuyển đồng thời cũng thuê thêm phương tiện bên ngoài để thực hiện việc vận chuyển. Do đó, kế toán cần xác định rõ nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp để có những biện pháp quản lý tài sản và chi phí phù hợp.

Nguyên liệu để vận hành phương tiện là xăng, dầu. Tùy vào mô hình quản trị nội bộ của mỗi doanh nghiệp, sẽ có những doanh nghiệp khoán cho tài xế trực tiếp mua và thanh toán, sau đó tài xế sẽ nộp hóa đơn về doanh nghiệp, cũng có những doanh nghiệp sẽ có một bộ phận thu mua. Bộ phận này sẽ tiến hành mua, kế toán sẽ theo dõi và thanh toán. Điểm chung là hóa đơn chứng từ sẽ được gửi về cho kế toán để đối chiếu, kiểm soát công nợ.

Để tránh những khó khăn trong công tác theo dõi tạm ứng – hoàn ứng từ bộ phận tài xế, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình tạm ứng nội bộ. Quy trình này phải nêu rõ: số lượng tiền mỗi lần tạm ứng là bao nhiêu, thời gian hoàn ứng là bao lâu, hóa đơn, chứng từ phải có khi hoàn ứng và chế tài nếu không thực hiện/ thực hiện không đúng, đủ.

Doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm, tình hình thực tế của đơn vị mình, đồng thời tham khảo các doanh nghiệp vận tải khác trên thị trường để xác định định mức khoán xăng, dầu cho các tài xế trên 1KM vận chuyển tránh tình trạng thiếu kiểm soát trong khai báo chi phí xăng dầu.

Ví dụ: Doanh nghiệp kinh doanh vận tải hàng hóa Bắc Nam, chiều từ Bắc vào Nam tài xế lái xe chở hàng còn chiều ngược lại không còn hàng trên xe, tránh trường hợp tài xế tranh thủ vận chuyển hàng ngoài cần trang bị định vị xe, kiểm soát xe, giao định mức sát thực tế…nhằm đảm bảo quản lý chi phí hiệu quả nhất.

Thứ hai, kiểm soát về hàng hóa trong quá trình vận chuyển

Hiện nay giao dịch thương mại điện tử đang phát triển rầm rộ, để doanh nghiệp vận tải quản lý tốt và không bị thiệt hại về kinh tế thì các tài xế thực hiện giao hàng nhanh phải đặt cọc một khoản tiền cho doanh nghiệp trước khi lấy hàng và giao hàng đi, tránh tình trạng các tài xế sẽ biển thủ tiền hoặc hàng hóa của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng cần xây dựng một hệ thống quản lý rất chặt chẽ về hàng hóa khi giao nhận cho ai, ở đâu, số lượng như thế nào, quy trình ký và giao nhận giữa người giao và người nhận để làm chứng từ kiểm tra trong trường hợp hàng hóa bị mất, thất lạc, hoặc xử lý với các khách hàng không trung thực…

4. Hóa đơn, chứng từ chi phí đầu vào

4.1. Biên lai cước vận chuyển

Sau mỗi hợp đồng vận chuyển bộ phận tài xế sẽ chuyển chứng từ về cho kế toán, trong đó sẽ có các biên lai cước vận chuyển. Biên lai cước này là giá đã bao gồm thuế GTGT.

Chứng từ “Cước đường bộ” ở trên là hóa đơn và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào 10%.

• Chứng từ cước đường bộ là hóa đơn:

Căn cứ Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung khoản 2 điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC):

“2. Các loại hóa đơn:

1. c) Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…”.

Căn cứ Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC về một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

“3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

…b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại Khoản 1 Điều này:

… – Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua”.

• Biên lai cước đường bộ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Tại khoản 1 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

“Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ, kể cả thuế GTGT đầu vào không được bồi thường của hàng hóa chịu thuế GTGT bị tổn thất ”.

Tại khoản 15 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC

Cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp:

+ Hóa đơn GTGT sử dụng không đúng quy định của pháp luật như: hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT (trừ trường hợp đặc thù được dùng hóa đơn GTGT ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT);

+ Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán;

+ Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua (trừ trường hợp hướng dẫn tại khoản 12 Điều này);

+ Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống (không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo);

+ Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi

• Giá chưa có thuế GTGT của Biên lai cước đường bộ: 

Theo khoản 12 Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC:

Đối với hàng hóa, dịch vụ được sử dụng chứng từ thanh toán ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT như tem, vé cước vận tải, vé xổ số kiến thiết… thì giá chưa có thuế được xác định như sau:

Giá chưa có thuế GTGT =	Giá thanh toán (tiền bán vé, bán tem…)
	1 + thuế suất của hàng hóa, dịch vụ (%)

Căn cứ quy định tại Luật Phí và lệ phí số 97/2015/QH13, phí sử dụng đường bộ chuyển sang thực hiện theo cơ chế giá (do Nhà nước định giá) nên giá dịch vụ sử dụng đường bộ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT.

Chi phí “Cước đường bộ” được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:

“Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
2. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật’.

4.2 Các hóa đơn đầu vào khác 

Ngoài các biên lai cước phí vận chuyển, doanh nghiệp vận tải còn nhận được rất nhiều các loại hóa đơn GTGT đầu vào: Hóa đơn tiền xăng, tiền dầu, hóa đơn dịch vụ mua ngoài khác….Việc kiểm soát, quản lý các hóa đơn này phải tuân theo các quy định của luật thuế hiện hành như: Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 37/2017/TT-BTC…

Về mặt hạch toán và lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán, các loại biên lai cước phí, hóa đơn xăng dầu, dịch vụ đầu vào…. nên phân loại theo từng hợp đồng vận chuyển, mỗi hợp đồng nên phân loại biên lai cước phí theo từng mệnh giá và lưu giữ vào mỗi tệp hồ sơ riêng.

4.3 Chi phí khấu hao

Sự khác biệt giữa doanh nghiệp vận tải và doanh nghiệp khác là: Các phương tiện vận chuyển trong doanh nghiệp vận tải đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định hữu hình thì được trích khấu hao hàng kỳ và ghi nhận vào giá vốn hàng bán còn các doanh nghiệp khác có phương tiện vận chuyển thì được trích khấu hao và ghi nhận là chi phí trong kỳ.

5. Kế toán doanh nghiệp vận tải và hóa đơn dịch vụ vận tải

5.1. Các quy định chung về việc lập hóa đơn dịch vụ (trong đó có dịch vụ vận tải)

Ngày lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. (Theo khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC).

Tiêu thức “đơn vị tính” trên hóa đơn

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”. (Theo Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC).

Hóa đơn có kèm bảng kê

Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn. (Theo Khoản 2 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn).

•  Nội dung ghi trên hóa đơn

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 16 Thông tư này.

•  Nội dung trên bảng kê

Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:

+ Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế

+ Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.”

5.2 Một số lưu ý về lập hóa đơn điện tử

Khi bán hàng hóa doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng thì doanh nghiệp phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Doanh nghiệp không được lập hóa điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng.

Tham khảo:

• Công văn số 78552/CT-TTHT ngày 28/11/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội trả lời công văn số 2010/CV-BM ngày 20/10/2018 của Doanh nghiệp TNHH Kỹ thuật và thương mại Ban Mai.
• Công văn số 36240/CT-TTHT ngày 15/05/2020 của Cục Thuế TP. Hà Nội trả lời công văn số 3001/LDS-2020 đến ngày 11 tháng 5 năm 2020 của Doanh nghiệp TNHH Lotte Shopping Plaza Việt Nam

Đối với các trường hợp phát sinh cụ thể về thuế nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng, doanh nghiệp nên chủ động gửi Công văn hỏi Chi cục/Cục thuế quản lý trước khi tiến hành.

6. Ghi nhận doanh thu dịch vụ vận tải

6.1. Điều kiện ghi nhận doanh thu

Doanh thu trong doanh nghiệp vận tải được ghi nhận theo chuẩn mực kế toán số 14 và các quy định kế toán hiện hành: Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC

Theo chuẩn mực kế toán số 14: Doanh thu và thu nhập khác

“16. Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy. Trường hợp giao dịch về cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán của kỳ đó. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn tất cả bốn (4) điều kiện sau:

(a) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

(b) Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;

(c) Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán;

(d) Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.

 6.2. Thời điểm xác định doanh thu để tính thu nhập chịu thuế (Điều 3 Thông tư số 96/2015/TT-BTC).

• Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc hoàn thành từng phần việc cung ứng dịch vụ cho người mua
• Đối với hoạt động vận tải hàng không là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ vận chuyển cho người mua.

6.3. Xác định doanh thu, chi phí phù hợp

Doanh nghiệp phải xác định thời điểm ghi nhận doanh thu, giá vốn trong doanh nghiệp vận tải hợp lý và phù hợp với nhau. Thực tế có những trường hợp giá vốn ghi nhận bị trễ do tập hợp chi phí bị chậm, nguyên nhân có thể do việc thu thập chứng từ chi phí từ bên thứ 3 bị chậm… mà doanh nghiệp vận tải không trích trước chi phí.

Doanh nghiệp phải trích trước toàn bộ chi phí liên quan trong năm (đúng kỳ) và không được để lại chi phí qua năm sau đảm bảo Báo cáo tài chính trung thực và chính xác. Trong thực tế có một số doanh nghiệp vận tải có thể không trích trước hết chi phí dẫn đến sai sót về mặt số liệu.

Hy vọng qua bài viết này bạn đọc sẽ có hình dung chi tiết hơn về công việc kế toán tại doanh nghiệp vận tải và những sai sót có thể phát sinh.

Theo MISA