4 MẸO GIẢM LÃNG PHÍ THỜI GIAN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC: THỨ BẠN THIẾU KHÔNG PHẢI LÀ QUYẾT TÂM MÀ LÀ PHƯƠNG PHÁP
4 mẹo giảm lãng phí thời gian và nâng cao hiệu quả công việc: Thứ bạn thiếu không phải quyết tâm mà là phương pháp!
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet
Làm bất cứ việc gì cũng vậy, nếu bạn có thể rút ngắn thời gian suy nghĩ và đưa ra quyết định, vậy sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho những công việc còn tồn đọng phía sau. Mà muốn làm được điều này, trước tiên hãy thu thập tất cả thông tin cần thiết!
Gần đây, một đồng nghiệp than phiền với tôi về việc làm công ty đã nhiều năm, quen thuộc với công việc nhưng vẫn bận rộn mỗi ngày. Hơn nữa, còn có rất nhiều công việc không thể hoàn thành đúng hạn, phải tăng ca ngoài giờ.
Thực tế, bạn có quyết tâm thôi vẫn chưa đủ, nếu trong quá trình hành động bạn dùng sai phương pháp, vậy kết quả đạt được sẽ không như ý muốn.
Thế nên, có 4 phương pháp giúp nâng cao hiệu quả công việc mà bạn nên biết:
1. Giảm thiểu tình huống “làm lại”
Bạn hãy nhớ lại xem, bản thân đã từng phải làm đi làm lại một công việc nào đó vì kết quả chưa đạt hay không?
Có nhiều người, khi lãnh đạo giao nhiệm vụ, họ cảm thấy rất dễ dàng. Nhưng khi làm xong, vì không đúng ý lãnh đạo mà bị trả về. Như vậy, họ đã làm sai ngay từ bước đầu tiên.
Nguyên nhân là do ngay từ đầu, cả hai bên chưa thống nhất được nội dung và kết quả công việc với nhau. Vì vậy, trước khi thực hiện bất cứ công việc gì, bạn cần làm rõ nội dung cụ thể, hãy hỏi lãnh đạo mong muốn công việc được hoàn thành ở mức độ nào.
Đặc biệt, khi bạn không chắc chắn, vậy đừng hành động theo cảm tính.
Chẳng hạn: Khi lãnh đạo yêu cầu bạn in một sấp văn bản rất dày. Bạn liền trực tiếp cầm đi in, nhưng cuối cùng in xong phải bỏ tất cả vì văn bản có rất nhiều lỗi sai chính tả.
Vậy thực ra, lãnh đạo yêu cầu bạn đi in, không chỉ đơn thuần chỉ có làm một việc duy nhất là in, mà còn hy vọng bạn kiểm tra kỹ càng lại nội dung văn bản.
Không chỉ có nội dung, những vấn đề như bố cục, in một mặt hay hai mặt,… cũng cần bạn hỏi kĩ lại ý kiến của lãnh đạo!
Cẩn thận chính là cách giúp chúng ta bớt đi nhiều rắc rối và những sai lầm không đáng có sau này.
2. Sắp xếp hợp lí các công việc có tính chất “lặp lại”
Nhắc lại về người đồng nghiệp của tôi, thực ra nếu muốn bản thân bớt đi bận rộn, chúng ta nên hệ thống lại những trường hợp “lặp lại”.
Nghĩa là bạn phải nhớ được những lần sự cố xảy ra cùng cách giải quyết. Có như thế khi đụng phải tình huống tương tự, chúng ta có thể nhớ ngay đến biện pháp mà không cần phải suy nghĩ hay bắt đầu lại từ đầu.
Khi quy trình giải quyết vấn đề được sắp xếp hợp lý hơn, chúng ta có thể giải quyết thêm càng nhiều vấn đề và tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Vì vậy, bạn hãy tập thói quen ghi lại những bước bạn đã thực hiện khi giải quyết vấn đề. Từ cách làm đến cách giải quyết, cách cải thiện,…
3. Đưa ra quyết định nhanh chóng
Khi trưởng thành, sẽ có càng nhiều việc cần bạn phải đưa ra quyết định nhanh chóng, thậm chí là trong tức thời.
Nếu bạn thiếu quyết đoán, sẽ rất dễ lâm vào tình huống tiến thoái lưỡng nan.
Để tăng tốc độ đưa ra quyết định, trước hết chúng ta cần phải thu thập tất cả những thông tin cần biết.
Quyết định của bạn có đúng hay không phụ thuộc rất nhiều vào độ chính xác và toàn diện của nguồn thông tin mà bạn có được.
Khi giải quyết được dứt điểm vấn đề trong một khoảng thời gian ngắn, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí phát sinh không đáng có.
Cách thứ hai: Bạn có thể rèn luyện từ bây giờ bằng cách đặt ra thời hạn cho bản thân.
Ví dụ: Bạn cần phải kết thúc công việc này trước hôm nay, không thể trì hoãn đến mai,…
4. Cải thiện kĩ năng giao tiếp
Có nhiều việc bạn không thể tự mình làm hết được mà cần phối hợp với người khác. Nhưng muốn hợp tác tốt, đòi hỏi khả năng giao tiếp của bạn cũng phải tốt.
Để có thể diễn đạt rõ ràng ý định của bạn bằng lời nói trong thời gian ngắn nhất, bạn cần thành thạo một số kỹ năng giao tiếp cũng như tâm lý phải tự tin và bình tĩnh.
Mặc dù chúng ta có thể thông qua các công cụ mạng xã hội hoặc tin nhắn điện thoại,… để giao tiếp. Nhưng nói chuyện trực tiếp với nhau vẫn là cách giao tiếp hữu hiệu nhất!