03 ĐIỂM CẦN LƯU Ý VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Theo đó, việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư cần lưu ý những vấn đề sau:

1. Pháp luật điều chỉnh

Trước đây, việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP. Tuy nhiên, Nghị định này đã được thay thế bởi Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Hướng dẫn công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 05/03/2020. Đồng thời, việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư cũng được quy định lại tại Nghị định này.

2. Trách nhiệm quản lý con dấu

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo quy định.Theo đó, Văn thư cơ quan có trách nhiệm có trách nhiệm thực hiện như sau:

• Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức;
• Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản;
• Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản;
• Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

3. Việc sử dụng con dấu

Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng quy cách như sau:

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định;
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
• Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;
• Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định;
• Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Văn thư cơ quan cần lưu ý những quy định trên để kịp thời cập nhật những thay đổi của quy định pháp luật về công tác văn thư. Đảm bảo thực hiện tốt công tác quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức của mình.

Theo Thukyluat