4 lưu ý khi soạn thảo và ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa
Khi hai bên tiến hành mua bán hàng hóa với nhau thì nảy sinh một hình thức được hai bên thỏa thuận có thể bằng miệng, hoặc bằng văn bản mà người ta gọi là hợp đồng mua bán hàng hóa. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì các giao dịch cũng ngày càng đa dạng và phức tạp hơn, tiềm ẩn rất nhiều rủi ro cho các bên tham gia. Chính vì vậy, việc hạn chế các rủi ro ngay từ khi soạn thảo Hợp đồng là hết sức quan trọng, nhất là trong hoạt động kinh doanh.
Hợp đồng mua bán hàng hóa là gì?
Hợp đồng mua bán hàng hóa là một dạng cụ thể của hợp đồng mua bán tài sản. Theo quy định tại Điều 430 Bộ Luật Dân sự 2015, thì Hợp đồng mua bán tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên bán chuyển quyền sở hữu tài sản cho bên mua và bên mua trả tiền cho bên bán.
Theo đó có thể hiểu Hợp đồng mua bán hàng hóa là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên bán chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và bên mua trả tiền cho bên bán.
Theo quy định tại Điều 24 Luật Thương mại 2005 về hình thức hợp đồng mua bán hàng hoá, thì “Hợp đồng mua bán hàng hoá được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể. Đối với các loại hợp đồng MBHH mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó”.
Hợp đồng MBHH thường được ký kết bởi hai bên, nhưng cũng có thể được ký kết giữa nhiều bên khác nhau, tùy thuộc vào loại hàng hóa, tính chất giao dịch ….
Sau đây là những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình soạn thảo và ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa.
1. Chủ thể tham gia hợp đồng
Chủ thể của hợp đồng mua bán hàng hóa có thể là các cá nhân và tổ chức, bao gồm cả bên bán và bên mua.
– Đối với chủ thể là cá nhân, để được thừa nhận là chủ thể của hợp đồng mua bán hàng hóa, cá nhân phải đảm bảo có đầy đủ năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập. Đây cũng là một trong các điều kiện để hợp đồng hay giao dịch dân sự có hiệu lực được quy định tại khoản 1 Điều 117 Bộ luật dân sự 2015.
– Đối với chủ thể là tổ chức, việc xác định năng lực hành vi dân sự và năng lực pháp luật dân sự phụ thuộc vào việc tổ chức đó có được công nhận là pháp nhân hay không. Năng lực pháp lý và năng lực hành vi của tổ chức phát sinh khi tổ chức đó được thành lập và chấm dứt khi tổ chức đó bị giải thể, bị phá sản, hoặc bị đình chỉ hoạt động. Năng lực này sẽ được cụ thể hóa trong điều lệ công ty, phù hợp với quy định pháp luật
Về nguyên tắc, các bên trực tiếp tham gia việc giao kết hợp đồng bắt buộc phải có năng lực chủ thể tương ứng với giao dịch mà họ tham gia
Cần đưa vào hợp đồng các thông tin về chủ thể một cách đầy đủ, có tính xác thực. Thực tiễn ở Việt Nam cho thấy, nhiều doanh nghiệp có địa chỉ đăng ký ở một nơi, nhưng lại hoạt động và giới thiệu địa chỉ ở một địa điểm khác. Do đó, nên ghi theo địa chỉ thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc có thể ghi cả thông tin đăng ký và thông tin hoạt động thực tế.
Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, một bên chủ thể có thể là thể nhân hoặc pháp nhân nước ngoài, nên việc xác định tư cách chủ thể của hợp đồng sẽ phụ thuộc vào pháp luật của Quốc gia nơi chủ thể đó đăng ký. Do vậy, khi soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa có yếu tố nước ngoài, cần có sự hiểu biết nhất định về luật nước ngoài theo quốc tịch của thể nhân hoặc nơi pháp nhân đó có trụ sở
Trước khi chính thức ký kết, các bên nên có một bộ hồ sơ pháp lý của mỗi bên chủ thể, trong đó lấy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp làm cơ sở để xác định người có thẩm quyền ký kết hợp đồng. Nếu một bên ký kết ủy quyền cho người khác không phải là người đại diện theo pháp luật thì cần có giấy ủy quyền có hiệu lực kẹp cùng với bản hợp đồng.
2. Đối tượng hợp đồng
Đối tượng của hợp đồng mua bán hàng hóa là hàng hóa. Do vậy, cần có sự mô tả một cách chi tiết, rõ ràng và đầy đủ về hàng hóa. Các thông tin cần mô tả gồm tối thiểu các thông tin như: Số lượng, chủng loại, quy cách, yêu cầu bảo quản, tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn ….
Không phải tất cả các loại hàng hoá đều được phép mua bán trong thương mại mà chỉ có những loại hàng hoá không bị cấm kinh doanh mới được phép mua bán. Ngoài ra đối với những hàng hoá hạn chế kinh doanh, hàng hoá kinh doanh có điều kiện, việc mua bán chỉ được thực hiện khi hàng hoá và các bên mua bán hàng hoá đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Hàng hóa không phù hợp với hợp đồng được quy định tại Khoản 1 Điều 39 Luật Thương mại 2005.
Thông thường, trong giao dịch mua bán hàng hóa, các bên sẽ ký kết hợp đồng nguyên tắc về việc mua bán hàng hóa, và trong hợp đồng nguyên tắc đó sẽ không đề cập cụ thể tới thông số chi tiết của hàng hóa mà tách riêng ra trong một phụ lục cho mỗi đơn hàng (PO).
Do vậy, với loại hợp đồng nguyên tắc này, các bên cần chuẩn bị sẵn mẫu PO để đảm bảo rằng, các thông tin cả trong PO và trong hợp đồng nguyên tắc có khả năng thể hiện một cách đầy đủ, chi tiết và rõ ràng về hàng hóa.
Nếu các bên thoả thuận chất lượng hàng hoá theo một tiêu chuẩn chung của một quốc gia hay quốc tế thì có thể chỉ dẫn tới tiêu chuẩn đó mà không cần phải diễn giải cụ thể.
Đối với hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thì cần phải quy định cụ thể cách xác định số lượng và đơn vị đo lường bởi hệ thống đo lường của các nước là có sự khác biệt. Đối với những hàng hoá có số lượng lớn hoặc do đặc trưng của hàng hoá có thể tự thay đổi tăng, giảm số lượng theo thời tiết thì cũng cần quy định một độ dung sai (tỷ lệ sai lệch) trong tổng số lượng cho phù hợp.
Việc trình bày thông tin về đối tượng mua bán không chỉ giúp các bên thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng mà còn có thể giúp bên thứ ba (trọng tài, Tòa án) xác định rõ quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm của mỗi bên khi có tranh chấp xảy ra.
Thói quen lập hợp đồng một cách sơ sài, chiếu lệ và theo thói quen sẽ trở nên cực kỳ rủi ro khi có tranh chấp phát sinh.Việc mô tả rõ các thông tin về hàng hóa còn là cơ sở để xác định chất lượng hàng hóa sau khi giao hàng.
– Nếu bên bán là nhà sản xuất, thì hợp đồng có thể tham chiếu tới các tiêu chuẩn mà nhà sản xuất đã công bố cho loại hàng hóa đó, hoặc các bên có thể lấy bản công bố đó lập thành phụ lục hợp đồng.
– Trong trường hợp bên bán chỉ là trung gian thương mại (nhà nhập khẩu hay nhà phân phối), thì hợp đồng cần có những quy định ràng buộc nghĩa vụ của bên bán về quyền sở hữu, cơ chế chịu trách nhiệm và trách nhiệm về chất lượng sau khi giao hàng …..
3. Về giá cả hàng hóa
Trong hợp đồng mua bán hàng hóa, giá cả của hàng hóa là một trong những nội dung chủ yếu của hợp đồng. Giá cả hàng hóa do các bên tự do thỏa thuận và ghi nhận và hợp đồng. Các bên có thể tách điều khoản về giá cả thành một phụ lục riêng.
Các bên khi thoả thuận về giá cả cần đề cập các nội dung sau: đơn giá, tổng giá trị và đồng tiền thanh toán. Về đơn giá có thể xác định giá cố định hoặc đưa ra cách xác định giá (giá di động). Giá cố định thường áp dụng với hợp đồng mua bán loại hàng hoá có tính ổn định cao về giá và thời hạn giao hàng ngắn. Giá di động thường được áp dụng với những hợp đồng mua bán loại hàng giá nhạy cảm (dễ biến động) và được thực hiện trong thời gian dài. Trong trường hợp này người ta thường quy định giá sẽ được điều chỉnh theo giá thị trường hoặc theo sự thay đổi của các yếu tố tác động đến giá sản phẩm.
Đối với phương thức thanh toán: Các bên có thể lựa chọn một trong các phương thức thanh toán phổ biến hiện nay như: thanh toán trực tiếp; thanh toán thông qua chuyển khoản; thanh toán nhờ thu và tín dụng chứng từ L/C (thường được sử dụng đối với hợp đồng thương mại quốc tế).
Đối với đồng tiền thanh toán: Các bên thỏa thuận cụ thể đồng tiền thanh toán là Việt Nam đồng hoặc USD hay một đồng tiền khác tùy theo ý trí các bên. Tuy nhiên chỉ nên để một loại đồng tiền thanh toán duy nhất.
Đối với thời hạn thanh toán: Mặc dù pháp luật quy đinh các bên không thỏa thuận thời hạn thanh toán thì vẫn có phương thức xác định. Tuy nhiên, các bên vẫn nên thỏa thuận một thời hạn thanh toán cụ thể. Thời hạn thanh toán có thể là một lần hoặc nhiều lần theo tiến độ của hợp đồng.
4. Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, chuyển rủi ro
Chuyển giao quyền sở hữu là nội dung quan trọng nhất trong hợp đồng mua bán hàng hóa, nhưng lại thường bị bỏ quên.
Các bên có quyền thỏa thuận thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, nếu không có thỏa thuận thì quyền sở hữu được chuyển từ bên bán sang cho bên mua từ thời điểm hàng hóa được chuyển giao.
Điều 238 Bộ Luật dân sự 2015 quy định về “Khi chủ sở hữu chuyển giao quyền sở hữu của mình cho người khác thông qua hợp đồng mua bán, trao đổi, tặng cho, cho vay, hợp đồng chuyển quyền sở hữu khác theo quy định của pháp luật hoặc thông qua việc để thừa kế thì quyền sở hữu đối với tài sản của người đó chấm dứt kể từ thời điểm phát sinh quyền sở hữu của người được chuyển giao”.
Điều 161 Bộ Luật Dân sự 2015 quy định: “Thời điểm xác lập quyền sở hữu, quyền khác đối với tài sản thực hiện theo quy định của Bộ luật này, luật khác có liên quan; trường hợp luật không có quy định thì thực hiện theo thỏa thuận của các bên; trường hợp luật không quy định và các bên không có thỏa thuận thì thời điểm xác lập quyền sở hữu, quyền khác đối với tài sản là thời điểm tài sản được chuyển giao. Thời điểm tài sản được chuyển giao là thời điểm bên có quyền hoặc người đại diện hợp pháp của họ chiếm hữu tài sản”.
Như vậy, Nếu trong hợp đồng mua bán hàng hóa có quy định về thời điểm chuyển giao quyền sở hữu thì thời điểm chuyển giao quyền sở hữu đối với hàng hóa thực hiện theo thỏa thuận của các bên.
– Nếu trong hợp đồng mua bán hàng hóa không có quy định, thì thời điểm chuyển giao quyền sở hữu đối với hàng hóa sẽ là thời điểm tài sản được chuyển giao, tức là thời điểm mà bên mua hoặc đại diện hợp pháp của bên mua nhận được tài sản từ bên bán.
Thời điểm chuyển rủi ro cũng sẽ các bên tự thỏa thuận, nếu không có thỏa thuận thì sẽ tuân theo quy định từ Điều 57 đến Điều 60 Luật Thương mại 2005.
