CÁC NGUYÊN TẮC GIÚP BẠN SỬ DỤNG EMAIL CHUYÊN NGHIỆP VÀ HIỆU QUẢ

Các nguyên tắc giúp bạn sử dụng Email Chuyên nghiệp và Hiệu quả

Sử dụng thành thạo email đã trở thành kỹ năng không thể thiếu trong thời đại thương mại điện tử.
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc liên lạc với khách hàng và đối tác có thể diễn ra hoàn thoàn thông qua email.

Do vậy sử dụng email chuyên nghiệp và hiệu quả là cực kỳ quan trọng
Vậy trình độ sử dụng email của bạn đến đâu, hãy tham khảo các nguyên tắc sau đây và tự đánh giá nhé.

1. Sử dụng email đúng dip

Tuy tiện lợi và thông dụng, nhưng gửi email không phải là câu trả lời cho mọi trường hợp. Chỉ nên gửi mail trong những trường hợp sau
– Nội dung liên lạc cần được lưu trữ
– Đối tượng liên lạc không tiên trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt
– Không cần người nhận trả lời ngay lập tức
– Cần gửi nội dung cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
– Nội dung không đòi hỏi việc trao đổi và tranh luận liên tiếp

2. Cài đặt email chuyên nghiệp dễ nhìn

Để email của bạn tạo được thiện cảm và tăng tin tin cậy đối với người nhận hãy lưu ý các cài đặt email như sau:
– Background luôn trắng, không nên sử dụng nhiều màu mè
– Dùng các font chữ màu đèn hoặc xanh đậm
– Không in hoa hay bôi đậm toàn bộ nội dung
– Luôn cài đặt chữ ký với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc
– Nên tạo email với địa chỉ toàn chữ và ngắn gọn (nên lấy tên mình).

3. Quy luật chung cho nội dung email

Người đọc email thường đọc và trả lời nhanh khi đã thấy được vấn đề. Do vậy họ thường bỏ sót nội dung, vì vậy khi soạn mail hãy chú ý.
–    Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề
–    Không spam mail, enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần
–    Viết mail thật ngắn gọn, đơn giản dễ hiệu
–    Tuyệt đối không sử dụng tiếng lóng, viết tắt
–    Tích cực sử dụng những gạch đầu dòng
–    Ở cuối thư nên ghi rõ bạn mong đợi gì từ người nhận
–    Trước khi nhấn send nên xem lại thư lần nữa để sửa lỗi

4. Viết chủ đề mail có ý nghĩa

Dòng chủ đề chính là yếu tố quyết định mail của bạn có được mở hay không và mở trước hay sau giữa vô vàn mail được gửi tới người nhận.
Chủ đề email không được quá dài nhưng cần phải đủ nghĩa có thể tóm tắt được nội dung email

5. Trình bày rõ ràng

Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài hay ngắn:
–    Chào/ Kính chào/ Dear…
–    Nhắc tới vấn đề cần trao đổi
–    Đưa ra ý kiến của bản thân
–    Kết thúc bằng câu chào Regards
Nhất là khi gửi email cho khách hàng, đối tác hay nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày

6. Tránh gửi tệp tin đính kèm

Mở tệp tin đính kèm là 1 trong những điều mà đa số người nhận mail rất ghét. Do virus độc hại thường ẩn nấp trong các tệp tin.
Do vậy trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán thẳng nội dung vào email. Còn những tệp tin quá phức tạp hãy tóm tắt bằng những con số chính để người nhận nắm được tình hình và có quyết định mở tệp tin hay không

7. Vai trò của bạn?

Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, Cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận
–    To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn.
–    Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email.
–    Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click «Reply to all»

8. Trả lời nhanh

Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được, điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được, có thể trả lời là:
“Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhât có thể”

9. Tỏ ra Tôn Trọng và Tự Trọng:

Những trường hợp sử dụng email như sau là TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ tại Doanh Nghiệp:
–    Chuyển tiếp   email của người/nhóm này cho người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa bỡn.
–    Sử dụng email công ty để làm việc riêng, tán dóc.
–    Sử dụng email công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ.
–    Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp.
–    Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật.
Hy vọng nguyên tắc sử dụng email trên giúp bạn đạt hiệu quả xử lý công việc cao hơn thông qua việc gửi mail.

Theo Keyweb