3 khoản chi phí hộ kinh doanh thường bỏ sót, gây thất thoát hàng chục triệu đồng mỗi năm

Nhiều hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng mỗi năm vẫn đang đối mặt với một thực tế khá phổ biến, khi doanh thu tăng nhưng lợi nhuận thực nhận chưa tương xứng. Một trong những nguyên nhân đến từ việc nhiều khoản chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh chưa được ghi nhận đầy đủ, khiến số tiền phải nộp vào ngân sách cao hơn cần thiết.

Việc quản lý chi phí không chỉ giúp phản ánh chính xác hiệu quả hoạt động kinh doanh mà còn là cơ sở để xác định đúng nghĩa vụ thuế. Trong thực tế, có ba nhóm chi phí thường xuyên bị các hộ kinh doanh bỏ sót.

Đầu tiên là chi phí bảo dưỡng, sửa chữa tài sản phục vụ hoạt động kinh doanh. Máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển hay cửa hàng đều cần được bảo trì định kỳ để duy trì hoạt động. Tuy nhiên, nhiều chủ hộ chỉ thanh toán chi phí mà không lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ hoặc không theo dõi riêng các khoản phát sinh này.

Mặc dù mỗi lần phát sinh không quá lớn, nhưng cộng dồn trong cả năm, đây có thể là khoản chi đáng kể. Với nhiều hộ kinh doanh, nhóm chi phí bảo dưỡng và sửa chữa có thể lên tới hàng chục hoặc hàng trăm triệu đồng mỗi năm.

Nhóm chi phí thứ hai là chi phí công tác và đi lại. Các chuyến gặp gỡ khách hàng, khảo sát thị trường, làm việc với đối tác hoặc tham dự hội nghị chuyên ngành đều phát sinh nhiều khoản chi như vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và các chi phí liên quan khác.

Không ít hộ kinh doanh hiện nay vẫn chưa xây dựng thói quen lưu trữ chứng từ cho các khoản chi này. Điều đó khiến một phần chi phí thực tế phục vụ hoạt động kinh doanh không được phản ánh đầy đủ trong hồ sơ tài chính.

Bên cạnh đó, chi phí phần mềm cũng là khoản mục ngày càng phổ biến nhưng thường bị đánh giá thấp. Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, nhiều hộ kinh doanh đã sử dụng phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, quản lý kho, quản lý khách hàng hay các công cụ quảng cáo trực tuyến.

Các khoản phí duy trì phần mềm thường được thanh toán theo tháng hoặc theo năm nên dễ bị xem là chi phí nhỏ lẻ. Tuy nhiên, khi cộng dồn trong thời gian dài, đây có thể là một khoản đầu tư đáng kể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành và quản trị.

Các chuyên gia cho rằng việc rà soát định kỳ các khoản chi phí phát sinh, lưu trữ đầy đủ hóa đơn chứng từ và xây dựng quy trình quản lý tài chính bài bản sẽ giúp hộ kinh doanh có cái nhìn chính xác hơn về hiệu quả hoạt động của mình.

Đối với những hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng mỗi năm trở lên, việc nhận diện và ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí hợp lệ không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản trị mà còn góp phần tối ưu nguồn lực tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình mở rộng quy mô hoặc chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp trong tương lai.

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc kiểm soát doanh thu là quan trọng, nhưng quản lý chi phí hiệu quả mới là yếu tố quyết định khả năng gia tăng lợi nhuận và phát triển bền vững.