XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐÃ XUẤT KHI HỦY HỢP ĐỒNG NHƯ THẾ NÀO?
Xử lý hóa đơn đã xuất khi hủy hợp đồng như thế nào?
Hợp đồng mua bán hủy bỏ thì xử lý hóa đơn như thế nào? Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất? Mức phạt tiền nộp mẫu 04/SS-HĐĐT quá thời hạn là bao nhiêu?
1. Cách xử lý hóa đơn khi hủy hợp đồng
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Một hóa đơn hợp pháp phải tuân thủ đầy đủ về cả hình thức và nội dung theo quy định. Hóa đơn giả là những hóa đơn được in hoặc khởi tạo dựa trên mẫu của tổ chức, cá nhân khác hoặc có cùng số với một ký hiệu hóa đơn khác đã được phát hành.
Khi hủy hợp đồng, việc xử lý hóa đơn sẽ dựa trên thỏa thuận hủy hợp đồng giữa các bên liên quan. Trong trường hợp này, cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu (nếu trước đó đã ghi nhận doanh thu) và kê khai giảm doanh thu theo quy định, hoặc thu hồi hóa đơn đã lập.
Nếu không thực hiện kê khai hóa đơn, các doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro. Cụ thể, khi cơ quan thuế tiến hành thanh, kiểm tra, nếu doanh nghiệp không thể xuất trình hóa đơn đầu vào cho các hàng hóa, dịch vụ đã mua, họ có thể bị xử phạt vì vi phạm liên quan đến việc mất hóa đơn. Trong trường hợp cơ quan thuế chứng minh được hành vi này nhằm trốn tránh doanh thu, doanh nghiệp sẽ phải chịu xử phạt vì hành vi trốn thuế. Do đó, việc kê khai hóa đơn đầu vào là vô cùng quan trọng, không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi mà còn thể hiện sự tuân thủ nghiêm túc quy định của pháp luật.
Về xử lý hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót sau khi đã kê khai, theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh để khắc phục sai sót đó.
2. Cách xử lý hóa đơn đã xuất khi hủy hợp đồng dịch vụ
Hợp đồng dịch vụ là thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên cung ứng dịch vụ sẽ thực hiện một công việc mà bên sử dụng dịch vụ cần, và đổi lại, bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền cho bên cung ứng. Khi hợp đồng dịch vụ bị hủy, việc xử lý hóa đơn đã xuất sẽ phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Dịch vụ chưa nghiệm thu nhưng đã lập và gửi hóa đơn
Nếu dịch vụ chưa được nghiệm thu nhưng hóa đơn đã được lập và gửi, việc xử lý sẽ như sau:
- Nếu đã thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ mà sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt hợp đồng, bên cung cấp dịch vụ phải hủy hóa đơn điện tử đã lập.
- Sau đó, cần thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cụ thể, bên cung cấp dịch vụ cần nộp mẫu thông báo 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Ví dụ về mẫu thông báo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THÔNG BÁO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT
Kính gửi: Chi cục Thuế quận A
Tên người nộp thuế: Công ty TNHH Tư vấn ABC
Mã số thuế: 12345678
Người nộp thuế thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót như sau:
| STT | Mã CQT cấp | Ký hiệu mẫu hóa đơn | Ký hiệu hóa đơn | Số hóa đơn điện tử | Ngày lập hóa đơn | Loại áp dụng hóa đơn điện tử | Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình | Lý do |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | AB/18E | 01GTG/KT0/002 | 10/06/2023 | Hủy | Hủy hợp đồng dịch vụ |
Ghi chú: (2) Mã CQT cấp đối với hóa đơn có mã của CQT, hóa đơn không có mã của CQT để trống.
NGƯỜI NỘP THUẾ
(Chữ ký số của người nộp thuế)
Trường hợp 2: Dịch vụ đã nghiệm thu và hóa đơn đã lập và gửi
Nếu dịch vụ đã được nghiệm thu và hóa đơn đã được lập và gửi, việc hủy hóa đơn sẽ không được thực hiện. Thay vào đó, bên cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, căn cứ theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp về điều chỉnh giảm doanh thu.
Trong cả hai trường hợp, việc xử lý hóa đơn cần tuân thủ đúng quy định pháp luật để đảm bảo tránh những rủi ro phát sinh trong quá trình kê khai thuế.
3. Xử lý hóa đơn khi hủy hợp đồng mua bán hàng hóa
Hợp đồng mua bán hàng hóa là sự thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, trong đó bên bán sẽ cung cấp hàng hóa và bên mua sẽ trả tiền theo giá trị hợp đồng. Khi hợp đồng này bị hủy, việc xử lý hóa đơn đã xuất sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Bên bán đã gửi hóa đơn nhưng chưa giao hàng
Nếu bên bán đã lập và gửi hóa đơn nhưng chưa giao hàng cho bên mua, hai bên cần lập biên bản hủy hợp đồng. Biên bản này sẽ ghi nhận sự việc, xác định lỗi, và phạm vi bồi thường nếu có. Do bên mua chưa nhận hàng, bên bán sẽ tiến hành điều chỉnh giảm doanh thu bằng đúng giá trị của đơn hàng đã bị hủy.
Trường hợp 2: Bên bán đã gửi hóa đơn và đã giao hàng
Trong trường hợp này, việc giao hàng đã được thực hiện và phải được chứng minh bằng biên bản giao nhận hàng có sự xác nhận của cả hai bên. Sau khi hợp đồng bị hủy, mặc dù bên mua đã nhận hàng, nếu họ quyết định trả lại hàng thì phải lập “hóa đơn trả lại hàng” cho bên bán. Trên hóa đơn này, cần ghi rõ lý do trả lại hàng là do hủy hợp đồng.
Việc xử lý hóa đơn đã lập trong trường hợp này sẽ dựa trên thỏa thuận hủy hợp đồng giữa các bên, cùng với các hồ sơ xử lý liên quan đến việc hàng hóa bị trả lại. Bên bán cần thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT đầu ra, và lập hồ sơ khai bổ sung, điều chỉnh thuế GTGT và thuế TNDN theo quy định của pháp luật quản lý thuế hiện hành.
Quá trình này cần tuân thủ chặt chẽ các quy định để tránh những rủi ro phát sinh trong quá trình kê khai thuế và đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho cả hai bên.
4. Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất?
Căn cứ tại Phụ lục 1A Hồ sơ hóa đơn, chứng từ – người nộp thuế ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót như sau:
Dưới đây là mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót:
Tải về mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót Tải về
5. Thủ tục tiến hành hủy hóa đơn
Theo Khoản 10 và 11, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập hoặc tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn. Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in hoặc tự in, việc tiêu hủy có thể được thực hiện bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc các hình thức khác nhằm đảm bảo hóa đơn đã tiêu hủy không thể sử dụng lại.
Trường hợp phải tiêu hủy hóa đơn:
- Hóa đơn không tiếp tục sử dụng: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải tiêu hủy hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Hóa đơn hết giá trị sử dụng: Nếu cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp do biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải tiêu hủy hóa đơn trong thời hạn 10 ngày.
- Lưu ý: Hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng trong các vụ án sẽ không bị tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử:
- Bước 1: Người bán phải thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Sau đó, lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập, rồi gửi cho người mua.
- Bước 2: Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn in hoặc tự in:
- Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, bao gồm đại diện lãnh đạo và bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh (Hộ và cá nhân kinh doanh không cần thực hiện bước này).
- Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
- Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn, các thành viên trong Hội đồng tiêu hủy hóa đơn phải ký vào biên bản và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
- Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn.
Thông báo kết quả hủy hóa đơn:
- Số lượng: 2 bản (một bản lưu, một bản gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp).
- Thời hạn gửi thông báo: Chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn.
Việc hủy hóa đơn cần tuân thủ đầy đủ các quy định để tránh vi phạm pháp luật và đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý hóa đơn.
6. Mức phạt tiền nộp mẫu 04/SS-HĐĐT quá thời hạn là bao nhiêu?
Theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được đính chính bởi khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH năm 2021, mức phạt tiền khi nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT quá thời hạn được quy định như sau:
- Phạt cảnh cáo:
- Áp dụng nếu nộp quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày, kể từ ngày hết hạn, và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 1.000.000 đến 3.000.000 đồng:
- Áp dụng nếu nộp quá thời hạn từ 01 đến 10 ngày, kể từ ngày hết hạn, trừ trường hợp có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng:
- Áp dụng nếu nộp quá thời hạn từ 11 đến 20 ngày, kể từ ngày hết hạn.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng:
- Áp dụng nếu nộp quá thời hạn từ 21 đến 90 ngày, kể từ ngày hết hạn.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đến 15.000.000 đồng:
- Áp dụng nếu nộp quá thời hạn từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết hạn.
- Hoặc trong trường hợp không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định.
Lưu ý: Mức phạt này áp dụng cho tổ chức. Đối với cá nhân vi phạm cùng một hành vi, mức phạt sẽ bằng 1/2 mức phạt của tổ chức, theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.