Nghỉ việc cần lấy lại những giấy tờ gì từ doanh nghiệp?

Nghỉ việc cần lấy giấy tờ gì để không mất quyền lợi?

Khi chấm dứt hợp đồng lao động, nhiều người chỉ quan tâm đến việc nhận lương, bàn giao công việc mà quên kiểm tra các giấy tờ cần lấy lại từ doanh nghiệp. Thực tế, đây là nhóm hồ sơ rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và cả quá trình xin việc sau này.

Theo quy định của pháp luật lao động, khi hợp đồng lao động chấm dứt, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại các giấy tờ liên quan cho người lao động. Việc chậm trả hoặc giữ giấy tờ của người lao động có thể khiến người lao động gặp khó khăn khi làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, chuyển sang nơi làm việc mới hoặc giải quyết các quyền lợi phát sinh sau khi nghỉ việc.

Giấy tờ đầu tiên người lao động cần kiểm tra là sổ bảo hiểm xã hội hoặc các tờ rời xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. Đây là căn cứ quan trọng để xác định thời gian đã tham gia bảo hiểm, phục vụ cho việc hưởng trợ cấp thất nghiệp, chế độ bảo hiểm xã hội một lần, thai sản, hưu trí hoặc các quyền lợi bảo hiểm khác về sau.

Bên cạnh đó, người lao động cần lấy quyết định nghỉ việc, quyết định thôi việc hoặc văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động. Đây là giấy tờ thường được yêu cầu khi làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp tại trung tâm dịch vụ việc làm. Nếu không có giấy tờ chứng minh việc chấm dứt hợp đồng hợp pháp, người lao động có thể mất thời gian bổ sung hồ sơ hoặc bị ảnh hưởng đến thời hạn nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp.

Ngoài hai nhóm giấy tờ quan trọng trên, người lao động cũng nên đề nghị doanh nghiệp trả lại toàn bộ bản chính giấy tờ cá nhân nếu trước đó công ty đang giữ, như căn cước công dân, bằng cấp, chứng chỉ, giấy khám sức khỏe hoặc các hồ sơ cá nhân khác. Về nguyên tắc, doanh nghiệp không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Hành vi này có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Người lao động cũng nên xin xác nhận đã hoàn tất bàn giao công việc, xác nhận công nợ nội bộ nếu có, bảng lương hoặc phiếu lương các tháng cuối cùng, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu có phát sinh khấu trừ thuế. Những giấy tờ này không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng rất cần thiết nếu sau này phát sinh tranh chấp về lương, thưởng, thuế hoặc quá trình làm việc.

Đọc thêm: NHỮNG ĐIỀU LUẬT MÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG CẦN NẮM RÕ TRƯỚC KHI NGHỈ VIỆC

Doanh nghiệp phải trả giấy tờ sau khi nghỉ việc trong bao lâu?

Theo quy định tại Bộ luật Lao động, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của nhau. Một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài hơn nhưng không quá 30 ngày. Trong khoảng thời gian này, doanh nghiệp cần phối hợp hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả lại giấy tờ cho người lao động.

Người lao động cần đặc biệt lưu ý thời hạn làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp. Theo quy định, trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, người lao động phải nộp hồ sơ tại trung tâm dịch vụ việc làm nếu muốn hưởng trợ cấp thất nghiệp. Vì vậy, nếu doanh nghiệp chậm trả quyết định nghỉ việc hoặc chậm chốt bảo hiểm xã hội, người lao động có thể bị ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của mình.

Trong trường hợp doanh nghiệp chậm trả giấy tờ, người lao động nên chủ động liên hệ bộ phận nhân sự bằng văn bản, email hoặc tin nhắn để có bằng chứng về việc đã yêu cầu giải quyết. Nội dung cần ghi rõ ngày nghỉ việc, các giấy tờ cần nhận và đề nghị doanh nghiệp phản hồi trong thời hạn cụ thể.

Nếu doanh nghiệp vẫn không thực hiện, người lao động có thể liên hệ cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đang tham gia để được hướng dẫn về quá trình chốt sổ. Trường hợp có dấu hiệu giữ giấy tờ trái quy định, chậm trả hồ sơ hoặc làm ảnh hưởng quyền lợi của người lao động, người lao động có thể gửi phản ánh, khiếu nại đến cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền tại địa phương.

Tóm lại, sau khi nghỉ việc, người lao động không nên chỉ nhận lương rồi rời khỏi doanh nghiệp. Các giấy tờ như quyết định nghỉ việc, sổ bảo hiểm xã hội hoặc tờ rời bảo hiểm đã chốt, giấy tờ cá nhân bản chính, xác nhận bàn giao và chứng từ liên quan đến thu nhập là những hồ sơ cần được kiểm tra kỹ. Việc lấy đủ giấy tờ sau khi nghỉ việc sẽ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi và tránh rắc rối khi làm thủ tục bảo hiểm, thuế hoặc xin việc tại đơn vị mới.

Câu hỏi thường gặp về giấy tờ của nhân sự sau nghỉ việc

Nghỉ việc rồi công ty có bắt buộc phải trả sổ bảo hiểm xã hội không?
Có. Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại sổ bảo hiểm xã hội hoặc tờ rời cho người lao động.

Không có quyết định nghỉ việc có làm được trợ cấp thất nghiệp không?
Quyết định nghỉ việc, quyết định thôi việc hoặc văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng là giấy tờ quan trọng trong hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp. Nếu không có, người lao động nên liên hệ doanh nghiệp để được cấp lại hoặc xin văn bản xác nhận chấm dứt hợp đồng.

Sau bao lâu kể từ ngày nghỉ việc phải nộp hồ sơ trợ cấp thất nghiệp?
Người lao động cần nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc chấm dứt làm việc. Quá thời hạn này, người lao động có thể không được giải quyết trợ cấp thất nghiệp cho lần nghỉ việc đó.

Công ty chậm chốt sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động nên làm gì?
Người lao động nên gửi yêu cầu bằng văn bản, email hoặc tin nhắn cho bộ phận nhân sự, đề nghị chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội. Nếu doanh nghiệp vẫn không giải quyết, có thể liên hệ cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp tham gia hoặc cơ quan quản lý lao động tại địa phương để được hướng dẫn.

Công ty có được giữ căn cước công dân, bằng cấp bản chính của người lao động không?
Không. Doanh nghiệp không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Khi nghỉ việc, người lao động cần yêu cầu công ty trả lại toàn bộ giấy tờ gốc nếu trước đó doanh nghiệp đang giữ.