Bản sao y và sao y có chứng thực được dùng phổ biến trong cuộc sống. Tùy vào mục đích sử dụng, người có thẩm quyền sẽ tiến hành lựa chọn hình thức sao y cho phù hợp. Vậy tính pháp lý của việc sao y bản chính thế nào? Thủ tục và mức phí ra sao?
Sao y bản chính là gì?
Theo khoản 10 Điều 3 Nghị Định 30/2020/NĐ-CP:
“Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
Còn cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015:
Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Các hình thức sao y bản chính
Căn cứ Điều 25 Nghị định 30/2020 có các hình thức sao y như sau:
– Từ văn bản giấy sang văn bản giấy: được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
– Từ văn bản điện tử sang văn bản: được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
– Từ văn bản giấy sang văn bản điện tử: được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
Sao y bản chính cần những giấy tờ gì?
Khi sao y cần tài liệu hai loại là bản gốc hoặc bản chính được tạo ra từ bản gốc.
Điều 3 Nghị định 30/2020 có giải thích về bản chính, bản gốc như sau:
– Bản gốc văn bản là bản đầu tiên, là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số nếu là văn bản điện tử. Có nghĩa là, người có thẩm quyền sẽ chỉ ký một lần trên bản gốc này.
– Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Bản chính có thể có nhiều bản, nhưng chỉ có 01 bản gốc.
Cơ quan nào được thực hiện sao y bản chính?
Căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015 thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực được quy định như sau:
1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (còn gọi là Phòng Tư pháp) được chứng thực:
– Bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, nước ngoài, liên kết Việt Nam nước ngoài
– Chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
– Chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản
– Hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản
– Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, động sản.
2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực:
– Bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, chứng nhận;
– Chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (không bao gồm chứng thực chữ ký người dịch)
– Hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản
– Hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất
– Hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở
– Di chúc
– Văn bản từ chối nhận di sản
– Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản là các tài sản theo quy định
3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các Cơ quan đại diện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định.
Căn cứ Điều 77 Luật công chứng 2014 quy định thẩm quyền chứng thực bản sao gồm:
4. Công chứng viên tại các văn phòng công chức được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Như vậy, ngoài Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính thì văn phòng công chứng cũng có có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Tuy nhiên, phạm vi, thẩm quyền cũng có sự khác nhau.
Giá trị pháp lý của bản sao y thế nào?
Theo Điều 3, Nghị định 23/2015 thì giá trị pháp lý của bản sao y như dưới đây, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Bản sao được cấp từ sổ gốc: sử dụng thay cho bản chính trong thực hiện các giao dịch
– Bản sao được chứng thực từ bản chính: sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong thực hiện các giao dịch
– Chữ ký được chứng thực: chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ xác định trách nhiệm của người ký về nội dung giấy tờ, văn bản.
– Hợp đồng, giao dịch được chứng thực: là chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch, về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên…
Quy định về thủ tục chứng thực sao y bản chính
Được thực hiện theo Điều 17 Nghị định 25/2015 như sau:
Bước 1: Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình bản chính hoặc bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hạn sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
1. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
Nếu người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người theo quy định tại tại khoản 2, khoản 3 Điều 16
2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.
thì phải xuất trình cả giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.
Bước 2: Cơ quan, tổ chức sẽ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu.
Nội dung bản sao phải ghi đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc.
Trường hợp không lưu trữ được sổ gốc hoặc sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức phải trách nhiệm trả lời cho người yêu cầu bằng văn bản.
Nếu người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện, phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ theo quy định 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
Bước 3: Tiến hành chứng thực
Người chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định thì thực hiện chứng thực:
– Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu
– Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực, sau đó ghi vào sổ chứng thực.
Với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Có thể chứng thực 01 hoặc nhiều bản sao từ một bản gốc giấy tờ trong cùng một thời điểm.
Bước 4: Cấp bản sao từ sổ gốc
Được thực hiện theo Điều 7 Nghị định này, được cấp ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận; nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ thì cấp bản sao trong ngày làm việc tiếp theo, trừ các trường hợp quy định.
Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.
Mức phí chứng thực được quy định bao nhiêu?
Mức phí chứng thực được quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016 của Bộ Tài chính như sau:
|
STT |
Nội dung thu |
Mức thu |
| 1 | Chứng thực bản sao từ bản chính | 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính |
| 2 | Chứng thực chữ ký | 10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản |
| 3 | Chứng thực hợp đồng, giao dịch: | |
| a | Chứng thực hợp đồng, giao dịch | 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
| b | Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch | 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |
| c | Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực | 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch |